Ako vlastné procesy zefektívnia váš tím?
Úvod
Ak pracujete sami alebo vo veľmi malom tíme, je relatívne jednoduché sledovať stav práce. S tým, ako váš tím rastie, sa to stáva čoraz zložitejšou úlohou. Bez správneho nastavenia pracovného procesu je rast tímu nemožný.
Ako nadefinovať pracovný proces?
Než začnete proces naostro používať, zapojte celý tím do nasledujúceho cvičenia.
Potrebný čas: 1 deň a 6 hodín
1. Vytvorte realistický diagram procesu (4 hodiny)
Zapojte každého, kto sa podieľa na práci na projekte. Prediskutuje a navrhnite kroky procesu, zanalyzujte ich a zorganizujte do procesu.
2. Získajte súhlas od tímu (2 hodiny)
Získajte súhlas od tímu. Delegujte zodpovednosť tak, aby sa celý tím zaviazal doviesť projekt do úspešného konca.
3. Nastavte nástroj pre sledovanie procesov (1 deň)
Nastavte kroky procesu v digitálnom nástroji. Pozvite do neho všetkých, ktorí sa budú procesu zúčastňovať, a vyškoľte ich v používaní nástroja. Vytvorte prehľady s grafmi, ktoré vám umožnia zdieľať informácie s celou organizáciou.
Ako môžeme pracovný proces reprezentovať?
Jeden spôsob je pozrieť sa naň ako na postupnosť prechodov z jedného stavu do druhého (napr. „Urobiť“, „Spracováva sa“, „Hotovo“). Lumeer vám dáva kompletnú voľnosť v nastavení stavov pre úlohy. Môžete tak bez obmedzení nastaviť akýkoľvek firemný proces.
Stavy úloh zvyšujú produktivitu
Je viacero dôvodov, prečo sledovanie stavov úloh zvyšuje vašu produktivitu:
- Efektivita – ak pri začatí práce na úlohe nastavíte stav na „Spracováva sa“, ľahko potom vidíte a nájdete, na čom práve pracujete.
- Transparentnosť – kolegovia vidia, na čom pracujete.
- Prehľadnosť – vidíte, aké úlohy vás čakajú, koľko práce ešte ostáva a čo vyžaduje vašu pozornosť.
- Prioritizácia – vidíte, čo je rozpracované a teda by sa na tom malo najskôr pracovať – ideálne, ak chcete nasledovať Kanban filozofiu: „Prestaňte začínať a začnite dokončovať.“
- Lepšie procesy – žiadna úloha sa nemôže zaseknúť v „neznámom“ stave, kde nikto nevie, čo s ňou a kto je za to ňu zodpovedný.
- Automatizácia – môžete sa kompletne zbaviť manuálneho zadávania informácii o tom, kedy sa začalo pracovať na úlohe a ako dlho to trvalo. Všetko sa dá nastaviť cez pravidlá, ktoré sa vykonajú po zmene stavu.
Nastavte a sledujte pracovný proces
Poďme použiť tabuľku Úlohy zo šablóny pre riadenie projektov. Pridáme nový atribút (stĺpec) Stav a nastavíme jeho typ na výber so 4 možnosťami, ktoré predstavujú rôzne stavy procesu: Urobiť, Spracováva sa, Hotovo a Zrušené.
Nastavíme stavy pre všetky úlohy…
… a prepneme perspektívu na nástenku. V konfigurácii povieme Lumeerovi, ktorý atribút obsahuje hodnoty, ktoré sa majú použiť ako stĺpce na nástenke – v tomto prípade je to samozrejme Stav.
Naše úlohy prechádzajú zo stavu Urobiť do Spracováva sa a do Hotovo, alebo môžu kedykoľvek prejsť do stavu Zrušené. Pretiahneme a vymeníme stĺpce na nástenke tak, aby dodržiavali toto poradie.
Nástenka nám oznámi, ktorým úlohám sa blíži termín a ktoré sú po termíne – stačí nastaviť, ktorý atribút reprezentuje termín.
Taktiež môžeme niektoré stavy označiť ako „splnené“. Znamená to, že ak je úloha v niektorom z týchto stavov, tak je dokončená a termín splnenia sa nezvýrazňuje, aby nás zbytočne nevyrušoval.
Ste pripravení nastaviť pracovné procesy vo vašej organizácii? Prihláste sa do Lumeera a urobte to už dnes!
