Zásady ochrany osobních údajů

Naposledy aktualizováno 20. května 2018

Dne 25. 5. 2018 nabude účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen nařízení). Obchodní společnost Lumeer.io s.r.o., IČ: 06618278, se sídlem Purkyňova 649/127, Medlánky, 612 00 Brno, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 102990 (dále jen správce) v této souvislosti přijala tyto Zásady ochrany osobních údajů (dále jen zásady), které nabývají platnosti a účinnosti dne 25. 5. 2018.

Osobním údajem se pro účely tohoto dokumentu rozumí jakákoli informace týkající se určené nebo určitelné fyzické osoby, k níž se osobní údaje vztahují. Tato se považuje za určenou nebo určitelnou, jestliže lze fyzickou osobu přímo či nepřímo identifikovat, zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků specifických pro její fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Tyto zásady se vztahují na veškeré vztahy mezi správcem a subjekty údajů, kterými se pro účely těchto zásad rozumí zejména zákazníci, potenciální zákazníci, dodavatelé, potenciální dodavatelé správce a zájemci o zaměstnání u správce.

Tyto zásady se vztahují na veškeré zpracování osobních údajů správcem, není-li pro konkrétní případ mezi správcem a subjektem údajů dohodnuto jinak.

Správce prohlašuje, že je provozovatelem a držitelem veškerých autorských práv k softwarovému řešení Lumeer.

Osobní údaje shromažďované správcem

V rámci své činnosti správce shromažďuje tyto osobní údaje za tímto účelem:

  1. Distribuce produktu
    V rámci této činnosti správce zpracovává osobní údaje svých zákazníků v rozsahu jméno, příjmení, adresa nebo sídlo, telefonní číslo, e-mailová adresa, případně identifikační číslo nebo daňové identifikační číslo. Jedná se o informace, které jsou správci sděleny ze strany zákazníka. Informace jsou využívány za účelem poskytnutí licence pro užívání aplikace Lumeer, úhradě licenčního poplatku subjektem údajů prostřednictvím platební brány, a za účelem plnění zákonných povinností v souvislosti s obchodní činností, tj. zejména za účelem fakturace, vedení účetnictví, odvodu daní a případných poplatků. Tyto informace mohou být rovněž využity k vymáhání dlužné pohledávky po zákazníkovi, tj. za účelem plnění smlouvy a v oprávněném zájmu správce.
  2. Údaje umístěné subjekty údajů do softwaru Lumeer
    Jedná se o údaje, které sám subjekt údajů uloží do softwarového řešení Lumeer prostřednictvím svého uživatelského účtu, který je šifrován. Správce tyto údaje zpracovává za účelem plnění smlouvy, a to pouze v zákazníkem určeném rozsahu. Správce k takto uloženým osobním údajům aktivně nepřistupuje. Softwarové řešení Lumeer je uloženo v cloudovém uložišti poskytovaném správci společností DigitalOcean, LLC.
  3. Dodání služeb externími dodavateli
    V rámci své činnosti využívá správce rovněž služeb externích dodavatelů – fyzických osob. V této souvislosti správce zpracovává osobní údaje svých externích dodavatelů, je-li to nezbytné pro umožnění výkonu činnosti dodavatele. Jedná se zejména o jméno, příjmení, datum narození, adresu nebo sídlo, telefonní číslo, e-mailovou adresu, číslo bankovního účtu, případně identifikační číslo, daňové identifikační číslo a podpis. Informace jsou získávány přímo od subjektu údajů a jsou zpracovávány v nezbytném rozsahu za účelem plnění smlouvy uzavřené mezi dodavatelem a správcem a dále za účelem plnění zákonných povinností v souvislosti s obchodní činností, tj. zejména za účelem fakturace, vedení účetnictví, odvodu daní, poplatků.
  4. Nabírání nových zaměstnanců a potenciálních dodavatelů
    V rámci této činnosti správce zpracovává osobní údaje zájemců o zaměstnání a potenciálních nových dodavatelů, a to v rozsahu, v jakém je samy subjekty údajů poskytnou správci, kdy správce tyto údaje zpracovává z titulu svého oprávněného zájmu.
  5. Zasílání aktuálních informací – newsletterů
    Se souhlasem subjektu údajů je správce oprávněn zasílat subjektům údajů informace o produktech správce a o novinkách – tzv. newslettery. Newslettery umožňují zákazníkům, aby disponovali aktuálními informacemi a mohli v plném rozsahu využít služeb, které správce nabízí. Za tímto účelem správce zpracovává jméno, příjmení a e-mailovou adresu subjektu údajů, přičemž tyto údaje mohou být zpracovávány po dobu platnosti uděleného souhlasu. Správce v této souvislosti využívá služby MailChimp.
  6. Komunikace se zákazníky
    Správce se subjekty údajů komunikuje rovněž prostřednictvím on-line chatu. Je oprávněným zájmem správce, aby zákazníkům a potenciálním zákazníkům, kteří jej sami osloví, předal ve lhůtě co nejkratší subjektem požadované informace. V takovém případě správce zpracovává pouze takové údaje, jaké mu sám subjekt údajů sdělí. Správce v této souvislosti využívá služby Drift.com.
    Správce dále se subjekty údajů komunikuje prostřednictvím kontaktního formuláře, a to se souhlasem údajů.
  7. Další činnosti
    Správce může v rámci své podnikatelské činnosti zpracovávat rovněž další osobní údaje, které mu subjekt údajů sám sdělí. Zpracování však může probíhat pouze je-li k němu dán právní základ a v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu, pro jaký byly osobní údaje subjektem poskytnuty.

Osobní údaje mohou být správcem ukládány v CRM systému poskytovaném společností HubSpot, Inc.

Zpracovatelé

Správce není oprávněn bez výslovného souhlasu subjektu údajů využít osobní údaje k jinému účelu, než pro jaký byly tyto osobní údaje shromážděny.

Správce neprodává ani nepronajímá osobní údaje třetím osobám, ani je jinak neposkytuje jakýmkoli třetím osobám, není-li níže v těchto zásadách stanoveno jinak.

V rámci své podnikatelské činnosti správce spolupracuje se třetími osobami – externími poskytovateli služeb za účelem využití nezbytného softwarového vybavení, zajištění plnění právních povinností – zejména vedení účetnictví, za účelem vývoje produktu, prodeje produktu a marketingu. Seznam externích poskytovatelů služeb je k dispozici zde.

Všichni výše uvedení zpracovatelé poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování osobních údajů splňovalo požadavky platné právní úpravy a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů. Zpracovatel může do zpracování zapojit i dalšího zpracovatele, ovšem pouze za předpokladu, že tento splňuje stejná opatření k ochraně osobních údajů, k jakým se zavázal ve smlouvě se správcem.

Při zpracování osobních údajů zpracovateli může dojít k předání osobních údajů do zahraničí, a to i mimo prostor Evropské unie, zejména zahraničním zpracovatelům do USA. Všechna tato předání jsou nezbytná pro splnění smlouvy mezi subjektem údajů a správcem. Všichni zahraniční zpracovatelé jsou členy státu Evropské unie nebo jsou zapsány v tzv. štítu EU-USA na ochranu soukromí, což lze ověřit na www.privacyshield.gov/list. Evropská komise vydala rozhodnutí o odpovídající ochraně ve vztahu k tomuto štítu, a to v režimu čl. 45 odst. 9 nařízení. S ohledem na tuto skutečnost není pro takové předání osobních údajů do třetí země zapotřebí zvláštní povolení.

Podmínky zpracování osobních údajů jednotlivých zpracovatelů jsou dostupné zde.

Práva subjektů údajů

Subjekty údajů mají v souvislosti se zpracováním tato práva:

  • Právo přístupu: subjekt údajů může kdykoli požádat správce o informaci o zpracování osobních údajů týkajících se jeho osoby. Správce má v takovém případě povinnost bezodkladně tuto informaci subjektu údajů poskytnout;
  • Právo podat stížnost: subjekt údajů může podat stížnost k dozorovému orgánu pro domnělé porušení platných právních předpisů, přičemž dozorovým orgánem se rozumí Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 www.uoou.cz;
  • Právo na opravu: subjekt údajů může žádat opravu nepřesných údajů týkajících se jeho osoby;
  • Právo na výmaz: subjekt údajů má právo, aby správce bez odkladu vymazal osobní údaje, které se ho týkají, pokud tyto osobní údaje již nejsou potřebné pro účely pro které byly shromážděny a zpracovávány, byla-li vznesena námitka proti zpracování a neexistují-li žádné převažující důvody ke zpracování; pokud by byly osobní údaje zpracovávány protiprávně nebo pokud musí být vymazány ke splnění právní povinnosti správce stanovené platnými právními předpisy;
  • Právo na omezení zpracování: v případě, že subjekt údajů popře přesnost zpracovávaných údajů, je správce povinen omezit zpracování dotčených osobních údajů, a to na dobu nezbytnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
  • Právo na informaci: Subjekt údajů má právo být informován o veškerých opravách nebo výmazech osobních údajů nebo omezení zpracování, které správce provádí a které se jej týkají;
  • Právo vznést námitku: subjekt údajů má právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají a které jsou zpracovávány z důvodu nezbytnosti pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo z důvodu nezbytnosti zpracování za účelem oprávněného zájmu správce;
  • Právo na přenositelnost: subjekt údajů má právo osobní údaje, které se jej týkají a jež tento správci poskytl, získat ve strukturovaném běžně používaném a strojově čitelném formátu a tyto předat jinému správci, aniž by tomu stávající správce bránil.

Jsou-li osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu subjektu údajů, je subjekt údajů oprávněn souhlas kdykoli odvolat.

Na žádost poskytne správce subjektu údajů informace o přijatých opatřeních nezbytných pro naplnění práv subjektů údajů.

Svá práva může subjekt údajů uplatnit písemně zasláním požadavku na adresu sídla společnosti správce, tj. Lumeer.io s.r.o., IČ: 06618278, se sídlem Purkyňova 649/127, Medlánky, 612 00 Brno, nebo prostřednictvím e-mailové adresy privacy@lumeer.io.

Mlčelivost

Správce si je vědom důvěrnosti zpracovávaných osobních údajů. Správce je povinen zachovávat mlčenlivost o veškerých zpracovávaných osobních údajích. Správce není oprávněn zpřístupnit osobní údaje jakékoli třetí osobě, nestanoví-li tyto zásady jinak.
Správce je oprávněn osobní údaje zpracovávat pouze prostřednictvím zaměstnanců, které zaváže k mlčenlivosti minimálně ve stejném rozsahu, v jakém tuto povinnost stanoví tyto zásady a platná právní úprava.

Technická a organizační opatření

Správce během zpracování vždy dbá na to, aby nedošlo k újmě na právech fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

Správce přijal vhodná technická a organizační opatření k zajištění odpovídající úrovně zabezpečení osobních údajů, a to s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování.

Správce zejména prohlašuje, že všechny uživatelské účty v softwarovém řešení Lumeer jsou šifrované a zabezpečeny uživatelským heslem.

Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva svobody fyzických osob, oznámí toto porušení správce bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 72 hodin, subjektu údajů. Současně takové porušení správce oznámí i dozorovému orgánu.

Při zpracování osobních údajů správcem nedochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování.

Doba zpracování

Doba zpracování závisí na kategorii osobních údajů, jakož i na účelu, pro který je daný osobní údaj zpracováván. Vždy ovšem platí, že osobní údaje jsou zpracovány pouze po dobu nezbytně nutnou.

  • osobní údaje související s užíváním uživatelského účtu v softwarovém řešení Lumeer budou zpracovávány po dobu, kdy bude uživatelský účet aktivní, tj. do doby, kdy dojde ať již ze strany subjektu údajů nebo správce ke smazání uživatelského účtu včetně jeho obsahu. Část osobních údajů může být uchovávána až po další 3 roky z důvodu oprávněného zájmu správce tak, aby správce byl v případě případného soudního sporu schopen unést důkazní břemeno;
  • osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů budou správcem zpracovávány až odvolání souhlasu subjektem údajů, nebo do chvíle, kdy souhlas pozbyde účinnosti, případně do chvíle, než pomine účel zpracování;
  • osobní údaje potenciálních zaměstnanců, zákazníků a dodavatelů budou uchovány po nejdéle dobu 3 měsíců ode dne, kdy dojde k ukončení jednání o navázání případné spolupráce. Po tuto dobu je správce oprávněn subjekty oslovit s případnou novou nabídkou;
  • osobní údaje, které jsou správcem zpracovávány za účelem plnění právních povinností, tj. zejména za účelem vedení účetnictví, odvodu daní a poplatků apod. budou vymazány ve lhůtách stanovenými platnými právními předpisy a vnitřními předpisy správce;
    osobní údaje poskytnuté subjektem prostřednictvím on-line chatu nejsou správcem ukládány.

Produktová analytika

Součástí softwarového řešení Lumeer, které správce nabízí svým zákazníkům, je služba produktové analytiky SmartLook provozovaná společností Smartsupp.com, s.r.o., IČ: 03668681, se sídlem Milady Horákové 1957/13, Černá Pole, 602 00 Brno, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 86206. Při používání služby SmartLook nemá správce možnost získat konkrétní informace umožňující identifikaci uživatelů, tj. není schopen identifikovat konkrétní subjekt údajů. Služba je využívána za účelem zdokonalení produktu správce, zejména za účelem vývoje softwarového řešení Lumeer, což je oprávněným zájmem správce.

Správce využívá rovněž službu Google Analytics. Data získaná prostřednictvím služby Google Analytics jsou využívána zejména pro statistické účely. Správce tak zjišťuje počet uživatelů, kteří navštívili webovou stránku správce. Správce však nemá možnost tímto způsobem získat konkrétní informace umožňující identifikaci uživatelů, tj. není schopen identifikovat konkrétní subjekt údajů.

Další informace

Správce dále prohlašuje, že za účelem propagace využívá služby Facebook a Twiter. Prezentace správce, kterou vykonává prostřednictvím těchto služeb neobsahuje žádné osobní údaje.

Správce nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů a nepřikročil k tomuto kroku na základě vlastního rozhodnutí.

Aktualizace zásad

Správce si vyhrazuje právo tyto zásady pro ochrany osobních údajů změnit. Změna bude provedena zveřejněním na webových stránkách společnosti správce a je účinná do 30 dnů ode dne zveřejnění. Vedle toho se správce zavazuje zaslat všem registrovaným zákazníkům, dodavatelům i zaměstnancům nové aktualizované zásady ochrany osobních údajů, a to bezodkladně po té, co tyto budou správcem přijaty.

V případě jakýchkoliv otázek a problémů nás prosím kontaktujte na www.lumeer.io/cs/kontakt/.