Vizualizace dat: skvělý parťák každého správného projekťáka

Lidé si v myslích uchovávají z 80% to, co vidí, z 20% to, co čtou a z pouhých 10% to, co slyší. Je tudíž zřejmé, že vizualizace dat nám umožní nechat v lidech hlubší dojem než psaný text. Pokud dokážete tento jev lépe pochopit, tak se Vám do rukou dostane mocný nástroj k tomu, abyste v rámci projektového managementu konali doslova zázraky. 

Projektový management je extrémně bohatý na data, jako jsou výkazy práce, kapitálové i operativní náklady, seznamy úkolů, kalendáře, spreadsheety s nejrůznějšími analýzami trhu nebo třeba údaje o současných trendech. Manažeři musí tyto informace nejenom získat, ale také s nimi být schopní dále manipulovat, transformovat je a ve finále komunikovat směrem k cílovým skupinám. 

Jistě to znáte sami moc dobře. Projížděním obrovského množství dat strávíte půl dne a ve výsledku jste unavení, nesoustředění a znudění. Promarníte spoustu času a Vaše pracovní efektivita se pomalu a jistě blíží k bodu mrazu. Nyní si ale představte situaci, ve které byste měli možnost každé z těchto dat převést do podoby interaktivních vizuálů. Cítíte, jak efektivita práce stoupá strmě nahoru? 

Schopnost vytvářet chytré vizualizace byla ještě před nedávnem žádanou výhodou projektových manažerů. Nyní se ale proměnila v nezbytnost. Naše rozhodování je totiž stále více závislé na datech, která k nám přichází v tak obrovské míře, že si musíme přisvojit alespoň základní stupeň abstrakce, třeba právě té vizuální. 

Vizualizace dat v projektovém řízení

Představte si manažery v Boeingu – při každém vzletu i přistání vytvoří senzory umístěné na letadle 1 terabyte dat. Deset přistání letadla vytvoří takové množství dat, jaké je aktuálně umístěno v Kongresové knihovně ve Washingtonu. Bez vizualizace by pro tyto manažery bylo takřka nemožné vyhledat v dostupných datech odchylky a anomálie a zlepšovat tak efektivitu letových přistání. 

I projektový management je plný datové vizualizace, která je navržena tak, aby proměnila komplexní, nepřehledná data v jednoduchý a efektivní komunikační nástroj. Tradiční vizualizace, jako jsou Ganttovy diagramy, WBS, Kanban nástěnky, diagramy byznys procesů nebo projektové kalendáře jsou nejužívanější a svůj účel plní poměrně kvalitně, jelikož dokáží podat detailní obraz o celkovém stavu projektu.

Sponzoři a investoři navíc nemají čas na dlouhé týdenní reporty a brífinky. Důležitá rozhodnutí musí probíhat okamžitě, a to na základě dobře dostupných faktů. Z tohoto důvodu klasický projektový management, závislý na komplexních procesech a hromadě dokumentů, ustupuje do pozadí ve prospěch agilnějších metod.

Projekty založené na papírování si totiž žádají nezanedbatelné množství času a práce. Informace prezentované ve formě textu jsou navíc neefektivní. Současné výzkumy ukazují, že abychom byli schopni dobře vstřebat prezentované informace, tak by měly být ideálně ve formě vizuálu. Lidské oko vstřebá vizuální vzory 60 000 krát rychleji jako obrázek než jako tabulku. A 90% všech informací vstřebáváme zrakem.

Tato fakta vedla ke vzniku vizuálního projektového managementu, který se soustředí na zlepšení projektové komunikace a celkové spolupráce, stejně jako lepší předvídání pracovních procesů a postupů. 

Hlavní výhody vizualizace dat

Klíčový benefit tohoto nového přístupu je zřejmý – rychlost. Kritické projektové informace se musí produkovat, replikovat a komunikovat mnohonásobně efektivnější než doposud. Mezi další výhody patří:

• Projektové plánování a sledování jednotlivých procesů, exekutiva, monitoring a kontrolní aktivity jsou dostupné v jednoduché a přehledné formě, která je snadná na pochopení
• Zlepšuje jasnost, transparentnost a pochopení celkového rámce zadaného projektu
• Zvyšuje transparentnost při přidělování zdrojů k jednomu či více projektům
• V reálném čase můžete sledovat změny v plánování, prioritách, nebo přidělování jednotlivých zdrojů
• Informace jsou prezentovány v takové formě, která je snadno pochopitelná a zapamatovatelná pro všechny

Díky všudypřítomnému internetu a progresivnímu nárustu trhu v oblasti kvalitních a snadno dostupných nástrojů je vizualizace navíc dostupná každému a za minimální náklady. 

Co na to říká Lumeer? 

Vizuální projektový management dokáže vylepšit nejeden byznys, a to především díky tomu, že každý jasně chápe svojí roli a zodpovědnost, která se na ní váže. Místo nekonečného prohledávání mailů, slepování kousků informací o aktuálním úkolu a sledování updatů o projektech formou tiché pošty si mohou týmy zjednodušit každodenní operativu.

Pomoci jim v tom mohou vývojové diagramy, časové osy, vizuální plánovací nástěnky a další nejčastěji používané  projektové nástroje.

V závislosti na typu projektu se mohou projekťáci rozhodnout pro jednu, nebo kombinaci více metod či nástrojů. Ponořte se do tajemných hlubin vizuální komunikace se třemi základními projektovými nástroji, díky kterým si budete jisti, že jste zadaný projekt odevzdali včas, výhodně a v takové kvalitě, která vyhovuje Vašim i klientským standardům.  

Kanban nástěnka

Kanban nástěnka je nástroj určený primárně k vizualizaci zadaných a probíhajících úkolů. Sledovat lze klasicky více různých etap, a to užíváním karet, pomocí kterých vytvoříte sloupce (znázorňující jednotlivé fáze) a řádky (znázornující zadané úkoly). Takto si můžete kupříkladu rozdělit úkoly do kategorií „Hotové“, „Probíhající“, nebo „Naplánované“. Metodika Kanbanu funguje na základě správy a monitoringu rozpracovaných projektů. 

Nejlepší využití je aktuálně u projektů, které obsahují řadu menších, vzájemně podobných úkolů. V takovém případě se může jednat třeba o napsání jednotlivých článků, které se následně spojí do jednoho většího. Umožní Vám vizualizovat to, kde se nachází každý z jednotlivých úkolů a flexibilně je upravovat a přesouvat podle toho, jak Vám to zrovna vyhovuje. Tiskoví editoři, obchoďáci nebo softwaroví vývojáři určitě zjistí, že je pro ně Kanban něco, co zkrátka funguje skvěle.

Klady

Kanban je jednoduchý na pochopení a implementaci

Poskytuje obrovskou flexibilitu, protože u Kanbanu nemusíte nastavovat pravidla, role ani žádnou metodologii

Lze je upravovat kdekoliv a v jakékoliv fázi. Hodí se proto pro dlouhodobější projekty, ke kterým mohou členové týmu kdykoliv přidávat nové dílčí úkoly.

Zápory

Mohou se stát celkem nepřehlednými v případě, že obsahují příliš mnoho úkolů. Doporučuje se proto pracovat s předem domluveným maximálním počtem, se kterým může být naráz pracováno. 

Flexibilita může být i na obtíž a ve výsledku uškodit kýženému cíli – může za to především to, že úkoly nejsou pevně časově ohraničeny. 

Scrum

Scrum se od Kanbanu liší v tom, že Scrum sleduje postup na projektech v tzv. sprintu. Sprint je vlastně časová úsečka, která je dostatečně dlouhá na to, aby mohly být jednotlivé úkoly dokončeny, ale zároveň krátká natolik, aby bylo možné pracovat pouze na jednom, popřípadě jen malém počtu projektů. Cílem je dokončit úkol v předem stanoveném časovém úseku. Tento proces je následně monitorován tzv. scrum masterem.

Nejlepší využití nabídne tehdy, když je Vašim cílem doručit nějaký produkt. Je skvělý především v tom, že ve fixním časovém úseku rovnoměrně soustřeďuje síly celého tým. Potykáte si s ním zejména v případě, že vedete softwarovou společnost, plánujete události, točíte filmy nebo navrhujete interiéry.

Klady

Scrum zvyšuje výkonnost celého týmu

Scrum je založený na tom, že sprintujete třeba po dobu dvou týdnů. Během tohoto úseku ze sebe vydáte ohromné množství energie a podnětů, jelikož se dokážete lépe soustředit a zvýšit tak svoji produktivitu

S pomocí Scrumu dokážete vytvářet reporty každého sprintu, takže se Váš tým může postupně zlepšovat a učit se z vlastních chyb

Zápory

U Scrumu se setkáte s mnoha specifiky – pro jeho zvládnutí budete potřebovat dobré schopnosti, dovednosti i odpovídající trénink. Proto se nedivte, pokud s ním budou mít lidé nepolíbení ze začátku problémy

Scrum je mnohem méně flexibilní – nemůžete uprostřed sprintu začít přidávat nové úkoly, každý ze členu týmu je navíc nucen dokončit svůj úkol v zadaném časovém úseku.

Podívejte na detailnější článek o Scrumu i Kanbanu.

Ganttův diagram

S pomocí Gantta dokážete vizuálně ilustrovat plán projektu s vyznačenými termíny a šibeničními daty a dokonce i vzájemnou závislost mezi různými úkoly. V základu tedy musíte v daném projektu identifikovat klíčové úkoly, následně naznačit jejich vzájemné snahy a ve výsledku sledovat probíhající postup. 

S nejlepším využitím se setkáte v případě, že jste inženýrská firma, filmové studio, nebo vedete politickou kampaň. Oblíbený je především proto, protože dokáže vizualizovat řadu současné probíhajících úkolů, které jsou na sobě závislé a pro dosažení cíle je třeba vzít v potaz všechny do jednoho. Dokáže skvěle znázornit komplexní projekty s překrývajícími se termíny a výrazně zlepšit Vaši časovo. 

Klady

Snadno si nastavíte časové rámce jednotlivých projektů. Získáte dobrou představu o tom, kdy bude projekt hotový i na čem bude třeba zapracovat. 

Spolupracovníci a vedoucí týmů vidí vztahy a závislosti mezi jednotlivými úkoly, čímž mnohem lépe zvládají zadané termíny

Zápory

Pro správné fungování nastavte, kde, kdy a kým bude daný úkol zpracován, jaká je jeho závislost na ostatních úkolech a popřípadě i to, kdo pracuje na těch ostatních. Přehled nad dílčími částmi se proto může výrazně zkomplikovat. Pokud navíc nemáte správné nástroje, tak jsou časové osy těžší na vytvoření.

Úkoly jsou na sobě závislé, Gantt je proto velmi rigidní a nepřizpůsobivý.

Výhody vizuálního projektového managementu

Šetří čas Vás i Vašich kolegů. Je dobře pochopitelný. Zlepšuje komunikaci na pracovišti. A zvyšuje transparentnost. Podle Scientific American prožíváme datovou vizualizační revoluci. A není se čemu divit. Projektoví manažeři se denně setkávají s ohromným množstvím dat, která je třeba vhodně přelouskat a pochopit. Neznamená to ale, že by byl na tento úkol sám – ve skutečnosti je tajemství úspěchu v týmové práci. Týmy, které jsou schopné efektivně komunikovat a vzájemně spolupracovat, mají oproti svým protějškům jednu obrovskou výhodu. Vizuální projektový management je jednou z metod, která usnadňuje jejich vzájemnou interakci, lepší pochopení rolí a kvalitnější plnění zadaných termínů. Jste revolucionář, nebo zastánce starých pořádků? Investujte do kvalitního nástroje a podílejte se na revoluci, která sice nezmění svět, ale řešení Vašich projektů určitě ano.