Rizika, když používáte spreadsheety při řízení projektů

Avatar
Martin Večeřa

Se spreadsheety (jako Microsoft Excel, Google Sheets atd.) se snadno začíná a jsou relativně jednoduché na naučení se. Proto velké množství firem používá spreadsheety při řízení projektů, evidenci prakticky čehokoliv a také na analýzu dat.

Výsledky ze spreadsheetů se pak také dále používání na vytváření předpovědí, odhadů a rozhodování ve firmě. Určitě tedy můžeme říct, že se používají k účelům, které jsou pro firmy naprosto kritické.

Podívejme se na příběh, který všichni známe…

rizika spreadsheetů

Starý známý způsob

Všichni to známe. Na začátku to začíná jednoduše a zcela nevinně – máme vytvořit jednoduchý report. A použití spreadhseetu se jeví jako nejrychlejší a nejpohodlnější cesta.

Ale jak to tak bývá, žádný report není nikdy dost malý. Přidáváte další a další údaje, které jste předtím nezohlednili, ještě jeden graf, pozměnit pár čísel…

Najednou máme v rukou živý organizmus, který se neustále vyvíjí. A stále je co zlepšovat. Chcete přece, aby výsledek byl co nejlepší.

Kopírujeme údaju tu a tam, drobně upravujeme, funkce jsou složitější a složitější.

Už jsme skoro hotovi a v tom se to stane… Moment, tady ten rozsah nepokrývá všechny buňky, to opravím! Mimochodem, co přesně znamená tento sloupeček? Je to hodnota za týden, nebo celková? Jak to, že když změním tyto hodnoty, tak graf zůstane stejný?

Najednou se vše začne rozpadat a čím víc se to snažíme opravit, tím nemožnější se to zdá.

81% firem používá spreadsheety

Nástup spreadsheetu v začátku 80 let znamenal revoluci ve způsobu, jak byla obchodní data ukládána, zpracovávána, analyzována a prezentována.

Už nebylo potřeba mít dlouhosáhlé sjetiny a výpisy na kilometrech papíru. Všechno mohlo být uloženo v několika tabulkách, které byly mnohem flexibilnější, srozumitelnější a mohly provádět užitečné kalkulace automaticky. V těchto dnech to muselo vypadat zcela jistě jako zázrak.

VisiCalc, první široce používaný program na spreadsheety [zdroj]

Od té doby se spreadsheety staly v moha firmách první volbou, pokud jde o práci s daty. Snadno se s nimi začíná, nabízejí velkou flexibilitu a dokonce i nezkušení a neprofesionální uživatelé je mohou použít k experimentování se svými daty.

Je docela obvyklé mít spoustu dat a ani netušit, co v nich chceme hledat. Doba se ale trochu změnila a množství dat, které ukládáme do spreadsheetů neustále roste. Stávají se více a více a komplexními.

I přes to, že firmy často používají spreadsheety při řízení projektů (a firmy obecně), funkce a možnosti těchto tabulek se nevyvíjí tak rychle. Jejich limity už nastavují celkem striktní bariéry na to, co je ještě možné a co už ne.

Spreadsheety jsou ale v myslích uživatelů tak hluboce zakořeněné, že se používají stále dál i navzdory jejich chybovosti a náročnosti na správu. Výzkumy hovoří jasně – 81% firem stále používá spreadsheety.

94% pravděpodobnost chyby

Je nepopiratelné, že spreadsheety jsou jedním z nejčastěji používaných typů softwaru. Jen Excel sám má 750 milionů uživatelů (jak uvádí Microsoft) a existují i jiná softwarová řešení, jako jsou Apple Numbers nebo Google Sheets, která sdílejí část trhu.

Tato ohromující čísla ukazují, že spreadsheety se staly de facto standardem pro analýzu a manipulaci s daty. Široce je používají podniky všech velikostí – od malých po velké, obce a další vládní organizace.

Je snadné si pak představit obrovský dopad, který mohou mít chyby ve spreadsheetech. Tyto chyby bohužel existují a jsou velmi běžné.

A nejedná se pouze o předpoklad, byla provedena řada vědeckých výzkumů a bylo vydáno množství článků o tomto tématu. Chyby byly rozděleny do různých kategorií – od překlepů, přes nesprávné vzorce, zapomenuté řádky až po neplatné odkazy.

Vědci vyvinuli speciální kontrolní postup a použili jej na 50 reálných spreadsheetech z různých oblastí (poradenská společnost, banka, vysoká škola atd.).

Výsledky byly velmi znepokojivé: pouze 3 z 50 spreadsheetů bylo bez chyby. To znamená, že rekordní množství 94% spreadsheetů obsahovalo chyby.

Je těžké uvěřit, že tolik lidí a organizací se spoléhá na tak riskantní nástroj. Existuje dokonce vědecká skupina, která vede seznam hororových příběhů – skutečných případů a příkladů toho, jak chyby ve spreadsheetech způsobily řadu škod, většinou (ale nejen) finančních.

Vysoké pokuty, narušená důvěra investorů a ztracené miliony dolarů – to jsou jen některé z důsledků zapomenutých znamének mínus, příliš mnoho nul na konci čísla nebo ručně zkopírovaných dat.

Spreadsheety mohou vzít až 50% pracovního času

Jak by se dalo očekávat, nikdo nechce dělat předpovědi a rozhodnutí na základě nesprávných údajů. Jedním ze zúůsobů, jak minimalizovat chyby, je zavést zásady a pokyny pro vytváření a správu spreadsheetů.

To bohužel to nemůžete získat zadarmo. A jaká je cena? Váš vlastní čas. Váš nejcennější zdroj.

Podle studie provedené skupinou Spreadsheet Engineering Resarch Project (Inženýrský výzkumný projekt na spreadsheety), většina uživatelů tráví prací se spreadsheety až 50% svého času.

Pokud práce dané osoby nepatří do oblasti analýzy dat, je toto číslo opravdu alarmující. Myslíme si, že hlavní příčinou je typický životní cyklus spreadsheetu, který má sedm vzájemně propojených fází, z nichž každá vyžaduje netriviální úsilí:

První krok vyžaduje, abyste si tabulku ve spreadsheetu pořádně promysleli a navrhnuli předtím, než ji skutečně vytvoříte – abyste ji později nemuseli tak moc změnit. Všichni dobře víme, že tabulky nejsou vytesány do kamene a spíše se podobají živému organismu.

Na druhou stranu, vždy se ale bude muset něco změnit nebo přidat. Aplikace, které používáte, to musí umožnit, místo toho aby vás nutily vědět téměř všechno předem.

Jak nahradit spreadsheety při řízení projektů?

Nyní už rozumíme rizikům. Jaký je ale nejlepší způsob, jak se jim vyhnout a přitom dosahovat stejné jednoduchosti a efektivity?

Podívejme se nejdříve na seznam požadavků při práci s projektovými údaji (nebo firemními údaji/daty obecně):

  1. Potřebujeme jednoduše evidovat tabulková data. Potřebujeme popisovat veškeré záznamy jako jsou zákazníci, objednávky, faktury, úkoly atd.
  2. Abychom zamezili kopírování údajů a zmatkům mezi různými verzemi souborů, potřebujeme mít možnost jednotlivé záznamy snadno propojovat. Například, abychom věděli, jaké objednávky vytvořil který klient, aniž bychom údaje klienta na každou objednávku pracně vypisovali.
  3. Musíme umožnit efektivní spolupráci celého týmu. Okamžitou synchronizaci členů týmů, kteří mohou pracovat odkudkoliv.
  4. Potřebujeme používat funkce na výpočet hodnot sloupců/položek. Například na automatické započítání daně.
  5. Navíc k tabulkové podobě bychom rádi viděli i pěknou vizualizaci – grafy, časové osy, nástěnky (Kanban), kalendář apod.
  6. Veškeré vložené údaje musí být snadno vyhledatelné. Potřebujeme rychle najít vše potřebné a přehledně si zobrazit výsledky. Chceme také používat relativní odkazování, jako objednávky z minulého měsíce.
  7. Přístupová práva musí být možné nastavovat velmi přesně, abychom mohli určit, kdo a co může vidět, aktualizovat a vytvářet.
  8. Chceme mít možnost automatizovat zdlouhavé manuální činnosti.
  9. A nakonec integrace s ostatními aplikacemi, které již používáme, nám umožní napojení do stávajících procesů.

Jak vidíme, navíc nad tradiční spreadsheety jsme již přidali několik užitečných požadavků. To ukazuje, že spreadsheety při řízení projektů nejsou dostatečné.

Přínosem dalších požadavků je úspora času a vyšší efektivita zaměstnanců.

Existuje mnoho projektů (zejména v oblasti software jako služba, SaaS), které se snaží proniknout na trh těch firem, které už chápou rizika tabulkových procesorů a chtějí se posunout dál. Podívejme se na jednu z hlavních oblastí.

Online databázové aplikace

Nástrojem, který splňuje všechny výše uvedené požadavky, jsou obvykle online databázové aplikace nebo platformy.

Online databáze vám umožňují vyvíjet vlastní aplikace bez (nebo téměř s žádnou) schopností programovat.

Online databáze obvykle obsahuje nástroje, které umožňují rychle a snadno vytvářet, upravovat a spravovat vlastní databáze a všechna jejich nastavení.

Pro vytvoření online databáze mohou uživatelé použít hotové bloky nebo widgety k vytvoření uživatelského rozhraní. Bloky (tabulky, grafy, nástěnky, Ganttovy diagramy, kalendáře atd.) načítají data přímo z databáze. To vám umožní vytvořit si vlastní webovou aplikaci ve velmi krátké době.

Online databáze obvykle nabízejí stejnou flexibilitu a používají se stejně snadno jako spreadsheety při řízení projektů, takže křivka učení je velmi krátká.

Dostupná řešení pro vytváření online databází

Podívejme se na několik možností, které máme na výběr.

Lumeer je jedno z nejpřizpůsobitelnějších řešení. Poskytuje stejnou volnost jako spreadsheety, nad které staví řadu zajímavých vizuálních perspektiv. Nabídka vizualizací je nejširší mezi konkurencí. Navíc rozumí vašim údajům a umí tak například automaticky spojovat datumy do kategorií. Pokročilé agregace napříš vazbami mezi záznamy umožňuje snadno vytvářet reporty, které jsou vždy aktuální a bez chyb. Navíc je zde verze se všemi funkcionalitami, která je navždy zdarma.

Airtable je navržen pro lidi, kteří chtějí organizaovat svoje každodenní úkoly formou databázových tabulek. Jedná se o zajímavé propojení databáze a spreadsheetů. Nabízí také další vizuální perspektivy jako Kanban nástěnku (podobné Trellu).

Ragic se vymezuje jako přímočařejší a jednodušší náhrada spreadsheetů. Pokud už máte se spreadhseetem zkušenosti, mělo by vám prostředí této aplikace připadat velmi podobné. Navrhovat databázi v Ragicu je jako vytvářet tabulku ve spreadsheetu, ale s pokročilejšími funkcemi.

Caspio umožňuje vytvářet formuláře a vystavit je pak na webu. Tím si můžete nechat sbírat údaje a naplňovat datbázi bez znalosti programování. Caspio je vhodné jak pro interní, tak zákaznické použití. Je nutné ale říci, že dnes můžete stejného výsledku dosahovat pomocí Google Forms a Google Sheets, které jsou zcela zdarma.

Knack vám umožňuje takové interakce s vaší databází, které byste ve spreadsheetech jen stěží hledali. Například můžete vybudovat celý zákaznický portál, správu dárců, kalendář událostí, lokátor poboček apod.

Zoho Creator je další online nástroj na vytváření databází, který se tváří jako kombinace spreadsheetu a samostatné aplikace. Mnoho typů vstupních polí předurčuje databázi k vytváření aplikací pro vaše zákazníky.

Fusioo je databázové řešení, které pomáhá se spoluprací v týmu, evidencí výkazů práce a řízením plánování

Závěr

Spreadsheety jsou jistě velmi dostupným a jednoduchým nástrojem. Zvláště pro činnosti, jako je ad hoc analýza. Na druhou stranu přináší celou řadu rizik.

Tato rizika mohou vypadat jako maličkosti, ale mohou ve výsledku zničit komplexní reporty, protože jsou těžké na odhalení, nalezení a opravu. A ve spreadsheetech se jedná o velmi těžkou manuální práci.

Přestože samotné tabulkové aplikace nabízí mnoho výkonných funkcí, postrádají prostředky k ověření a kontrole vztahů mezi vloženými, zpracovanými a analyzovanými daty.

Navíc tyto prostředky nejsou jen něco, co lze v budoucnu přidat nebo připojit. Neexistují žádné takové prostředky kontroly, protože skutečná povaha tabulek, způsob, jakým jsou a jak fungují, takový druh kontroly neumožňují.

Jediným způsobem, jak zachovat správnost údajů, je použití vhodných postupů, pravidel a metodik, ale další výzkum ukazuje, že většina uživatelů uvádí, že jejich hlavní testovací metoda je zdravý selský rozum.

Zbývá nám učinit další krok v digitalizaci a podívat se na inteligentní nástroje pro řízení projektů.

Už odcházíte? Záruka úspory 1 dne každý týden!

Analyzovali jsme čas ušetřený těmi, co už používají Lumeera. Získejte 52 dnů zpět každý rok!

Přihlašte se k odběru novinek a zjistěte, jak na to!

Stisknutím tlačítka Přihlásit souhlasíte s obchodními podmínkami.