Správa portfolia projektů

Avatar
Martin Večeřa

Organizace mají obvykle více práce než dostupných zdrojů. Jinými slovy, projektů je více než lidí a peněz potřebných k jejich dokončení. Naštěstí přichází na pomoc správa portfolia projektů.

Správa portfolia projektů vám zázračně nepřinese žádné další členy týmu a ani náhle nezvýší váš rozpočet. Říká vám však, jak získat nejlepší hodnotu z vašich projektů s tím, co aktuálně máte!

Správa portfolia projektů je centralizovaný a dobře organizovaný soubor metod a procesů pro analýzu a řízení současných a budoucích projektů. To se provádí na klíčových charakteristikách projektu, které pomáhají společnostem se správným rozhodováním.

Cílem správy portfolia projektů je určit optimální kombinaci zdrojů pro dodání a naplánovat činnosti tak, aby bylo co nejlépe dosaženo provozních a finančních cílů organizace, a přitom respektovat omezení daná zákazníky, strategickými cíli nebo vnějšími faktory reálného světa.

Wikipedie

I když společnosti hodně investují do lidí a jejich projektů, výsledky jsou často špatné, protože se často zaměřují na špatné projekty nebo pracují na příliš mnoha projektech současně.

Realita projektů

Podívejme se, jaká jsou nedávná zjištění Project Management Institute (PMI) o řízení projektů:

  • Neúspěšné projekty – 27 % projektů nesplňuje původní cíle nebo obchodní záměr.
  • Navýšení rozsahu – 34 % projektů nakonec potřebovalo mnohem více zdrojů nebo více práce.
  • Překročení harmonogramu – 45 % projektů zmeškalo svůj původní předpokládaný termín dokončení.
  • Překročení nákladů – 38 % projektů nebylo dokončeno v rámci původního rozpočtu.

Špatná správa portfolia projektů jde ruku v ruce s velkou frustrací zaměstnanců, zejména projektových manažerů.

Wellington pravidelně publikuje svou výroční zprávu o stavu řízení projektů. Podobně PMI publikuje svou zprávu Pulse of Profession. V projektových statistikách je rozhodně vidět zlepšující se trend, nicméně výsledky jsou stále daleko od ideálu:

  • Transparentnost stavu projektu – 47% společností nemá přístup k KPI projektů v reálném čase (přičemž 50% stráví 1 nebo více dní ručním vytvářením reportů)
  • Nekonzistentní přístup – 42% organizací neaplikuje důsledně definovanou projektovou metodiku.
  • Strategické sladění – 44% projektů selže kvůli nedostatečnému souladu mezi obchodními a projektovými cíli.
  • Řízení zdrojů – 60% má potíže s nalezením správných zdrojů ve správný čas.

Výhody správy portfolia projektů

Organizace, které investují do osvědčených postupů projektového řízení, ušetří 28 krát více peněz, protože větší počet jejich strategických iniciativ je úspěšně dokončen.

Klíčové výhody používání správy portfolia projektů jsou:

  • Lepší ovládání projektu
  • Lepší rozhodování
  • Zlepšení řízení rizik
  • Dodržování harmonogramů
  • Lepší soulad s obchodní strategií
  • Lepší alokace zdrojů
  • Vylepšená komunikace
  • Zvýšená návratnost investic
výhody správy portfolia projektů – +37 % strategické zaměření, +32 % dodržování termínů, +22 % uvedení na trh, +17 % dodržení rozpočtu

Jak na to: Správa portfolia projektů

Hlavním cílem je zaměřit omezené zdroje společnosti na ty nejlepší projekty. A buďte odvážní a řekněte NE na ty zbývající, které by možná také mohly být dobré, ale ne výjimečné.

Existují tři hlavní fáze správy portfolia projektů:

  1. Ideace – vymýšlejte a rozvíjejte návrhy projektů, které prosazují obchodní strategii.
  2. Plánování – vyberte efektivní portfolia a navrhněte pragmatické projektové plány.
  3. Management – ​​organizujte provádění a pomozte zajistit, aby výkon a výsledky byly na správné cestě.

Ve fázi ideace (nápadů) zachycujeme a analyzujeme projekty. Klademe si otázky jako:

  • Jsou strategické cíle projektu v souladu s celkovou obchodní strategií?
  • Jaké zdroje, data, rozpočty pro projekt potřebujeme? Máme je k dispozici?
  • Jaké jsou metriky nebo KPI pro měření úspěchu projektu?
proces správy portfolia projektů
Zdroj: PMI

Jakmile shromáždíme nápady na projekt, je třeba je formálně potvrdit. Ujistěte se, že odhady jsou realistické, nápady dávají smysl a jsou strategicky sladěny.

Sledujte co nejvíce metadat k vašim nápadům, protože vám to může pomoci vybrat ty nejlepší projekty k realizaci.

Vhodné nápady se mohou dostat do přezkumu pro proces výběru projektů.

Výběr projektů

Hlavním cílem je vymyslet ideální kombinaci projektů. Musíte maximalizovat svůj potenciální zisk s co nejmenšími náklady (tj. nejmenšími zdroji), v co nejkratším čase a s nejvyšší kvalitou. Je to vůbec možné?

prolínání atributů správy portfolia projektů
Speed = rychlost, Cost = náklady, Quality = kvalita, Impossible? = Nemožné?
Zdroj: Fractory

Existují různé formální metody, které vám pomohou maximalizovat hodnotu portfolia. Určitě byste se měli podívat na PMI Jak udělat správný projekt ve správný čas.

Lumeer vám okamžitě umožní podívat se na portfolio vašich projektů z mnoha úhlů pohledu. Lumeer také zavádí transparentnost a zjednodušuje komunikaci, protože všichni členové týmu mají na první pohled k dispozici aktuální stav portfolia.

Nelze dostatečně zdůraznit, že pro dosažení téměř nemožné rovnováhy je klíčem dobrá komunikace!

Výběr nejlepšího portfolia projektů však není vše.

Plánování

Od fáze nápadu přejdeme k plánování. Zde se nápady mění v plnohodnotné požadavky nebo obchodní případy. Ty nám pomáhají rozhodnout se, zda jsou projekty realizovatelné a zda se do nich máme vůbec pouštět, schvalovat je a investovat do nich.

Podívejte se na všechny náklady a zdroje podrobně. Zkontrolujte sladění firemní strategie. Vyberte milníky a KPI. Vyberte nejlepší program, portfolio, typ projektu, kategorii projektu…

Lumeer vám pomůže se sledováním čehokoli, co byste mohli potřebovat pro váš konkrétní případ. Navíc mohou být automaticky vytvářeny úkoly pro jednotlivá oddělení nebo členy týmu, aby mohli začít poskytovat své vstupy současně.

Všichni vytvářejí stejnou věc ve stejnou dobu, aniž by se museli obtěžovat předáváním dokumentů, e-mailů nebo synchronizací schůzek.

A mimochodem, nikdy není pozdě zastavit projekt ve fázi plánování, pokud si uvědomíte, že něco není v pořádku. Možná se projekt jen potřebuje vrátit do fáze ideace ve procesu správy portfolia projektů, aby zjistil další podrobnosti.

Toto podrobnější plánování nám pak prozradí všechny konkrétní úkoly a využití zdrojů v různých okamžicích, abychom mohli řídit realizaci a sledovat průběh projektu.

Monitorujte a spravujte

Jakmile zjistíme požadavky na vykazování stavu projektu, můžeme zahájit běžnou práci na řízení projektu.

Tím však práce kanceláře pro správu portfolia projektů nekončí.

Management musí mít přístup ke všem projektům v portfoliu a musí být schopen spolupracovat na stanovení priorit, rozpočtů, recenzí, milníků, alokaci zdrojů…

Správci portfolia úzce spolupracují s projektovými manažery, aby:

  • Sledovali výkon projektu
  • Zjišťovali, zda projekt stále plní své původní cíle
  • Dělali těžká rozhodnutí o záchraně, změně rozsahu nebo zrušení projektů
  • Spravovali požadavky na změnu uprostřed běžícího projektu nebo celého portfolia
  • Pravidelně kontrolovali celé portfolio (kvartálně, ročně)

Správa portfolia projektů s Lumeerem

Flexibilita Lumeera umožňuje organizacím úspěšně implementovat správu portfolia projektů ve velmi krátkém čase. Je to především proto, že firmy mohou nadále využívat procesy a způsoby každodenního provozu, na které jsou zvyklé.

Platforma se snadno přizpůsobí potřebám společnosti. Na druhou stranu Lumeer okamžitě ukazuje, na jaké projekty by se organizace měly zaměřit.

S Lumeerem získají společnosti nástroj, který vám pomůže v následujících klíčových oblastech:

  • Spolupráce – podpořte týmovou práci prostřednictvím konzistentní online spolupráce.
  • Statistiky – získejte okamžitý přehled, abyste mohli činit informovaná a včasná rozhodnutí 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
  • Kreativita – umožňuje zaměstnancům snadno předkládat nápady na projekty.
  • Správa – spravujte vše od každodenní práce, úkolů, ad hoc projektů až po plné PPM.
  • Automatizace – přesuňte opakující se a všední úkoly na spolehlivou platformu a získejte více času na úspěšné provedení projektu.
  • Flexibilita a rozšiřitelnost – přizpůsobte a rozšiřte řešení správy projektového portfolia v Lumeerovi tak, aby co nejlépe sloužilo vašemu obchodnímu prostředí.
  • Náklady – minimální počáteční náklady s předvídatelnými měsíčními platbami.
  • Vizuální jednoduchost – vizuální pohledy pomáhají identifikovat důležité kroky a poskytují jednoduchý návod, jak začít nebo zlepšovat možnosti PPM.

Pokud chcete jen začít sledovat své projekty, vyzkoušejte naši šablonu Jednoduché správy portfolia projektů. To je ideální pro menší týmy nebo organizace. Fáze nápadu, plánování a realizace jsou svým způsobem propojeny. Nejsou potřeba žádné další procesy ani schvalování.

Pokud potřebujete jít na profesionální úroveň se všemi osvědčenými postupy od samého začátku, šablona pro správu portfolia projektů (JIŽ BRZY) je pro vás nejvhodnější.

Naši klienti ve stavebnictví často používají hybridní přístup mezi těmito dvěma. Podívejte se na to v naší šabloně pro Správu stavebních projektů (JIŽ BRZY).

Vyberte si šablonu a přizpůsobte si ji podle svého!