5 Metod Vedení Projektů: 3. Díl – Scrum a Kanban
V prvních dvou dílech jsme se nejprve podívali na tradiční přístup vodopád a obecně na agilní metodologie. Tentokrát se podíváme na řízení projektů pomocí metod Scrum a Kanban. Jaká rizika tyto metody přinášejí?
Jedná se ve skutečnosti o typy agilního vedení projektů.
Metoda 3: Scrum
Scrum je implementace agilní metody s několika dalšími kroky. Díky své flexibilitě je Scrum schopen řešit složité problémy a dodávat vysoce kvalitní produkty využívající kreativitu týmu. Pro zavedení Scrumu jsme připravili skvělého průvodce.
Scrum a ako ho zaviesť – kompletný návod
Scrum se zaměřuje a spoléhá se na transparentnost, monitorování a neustálou přizpůsobivost. Povzbuzuje samoorganizující se týmy, komunikaci jako prostředek k řízení úkolů a klade týmovou odpovědnost na vysokou úroveň.
Očekávání týmů Scrum zahrnuje:
- Výrobu přírůstku (zlepšení) produktu při každém sprintu.
- Časté plány, které jim umožní přijmout změny
- Spolupráci se zúčastněnými stranami, aby bylo zajištěno, že bude poskytnuta maximální hodnota produktu.
Jak vidíme, zde hraje klíčovou roli komunikace. To může být náročné v případě vzdálených týmů. Naštěstí máme efektivní nástroje na komunikaci, jako například Slack.
10 tipů jak používat Slack efektivně k práci (nejen) z domu
Na druhou stranu jsme se zmínili, že potřebujeme členy týmu s extra dovednostmi. Spíše inteligentní lidi. A zde přichází další riziko: inteligentní lidé raději komunikují méně. Proto je role Scrum Mastera velmi důležitá.
Rizika řízení projektů Scrum metodou
Protože všechny agilní principy a zejména Scrum vyžadují kvalifikované lidi, vyžadují také nějaké zkušenosti s metodologií samotnou. Trochu to připomíná problém, co bylo dříve – jestli vejce nebo slepice.
To je důvod, proč se nasazení Scrum metodologie zřídkakdy povede napoprvé. Vyžaduje to neustálé zlepšování. Samotná podpora zavádění metodiky Scrum by měla být projektem řízeným v Scrumu.
Mezi uživateli Scrumu často vidíme, že jsou příliš optimističtí ohledně svých úkolů a zapomínají je rozdělit na menší jednotky. Každá pracovní jednotka samozřejmě představuje administrativní režii. Rozhodně nenavrhujeme například rozřezat koláč na velmi malé kousky 30 minutových úkolů.
Úkoly by však nikdy neměly unikat z jednoho sprintu do druhého. Úkol, který prosakuje do dalšího sprintu, ztratil čas předchozího sprintu na něčem, co se v tomto sprintu nedodává. A tak představuje odpad.
Takovému odpadu se snaží zabránit právě Kanban metoda (viz níže).
Komu Scrum vyhovuje nejlépe?
Although originally the idea was to have Scrum for smaller teams needing flexibility in the product creation, we have seen it being used in large corporations with multiple teams involved. It was sort of a hybrid approach where individual teams worked in Scrum and the handover was mostly Waterfall-ish. However, the planning and review meetings should be done together.
Ačkoli původní myšlenka byla používat Scrum pro menší týmy vyžadující flexibilitu při tvorbě produktu, ukázalo se, že se používá i napříč více týmy a ve velkých korporacích.
Jedná se o druh hybridního přístupu, kdy jednotlivé týmy pracují v Scrumu a předávání je většinou vodopádem. Plánovací a kontrolní schůzky by se však měly konat společně.
Metoda 4: Kanban
Kanban znamená Japonsky cedule nebo billboard.
Taiichi Ohno z Toyoty se chtěl napodobit situaci v supermarketech, kde je objednáváno a skladováno pouze zboží požadované podle poptávky, aby se zvýšila efektivita výroby.
Ve výsledku je Kanban zároveň agilní a štíhlou (lean) metodou (štíhlé metody budeme rozebírat příště).
Klíčovou součástí Karbanu jsou tzv. karty. Signalizují potřebu přesouvat materiály nebo pracovní jednotky v rámci výrobního zařízení, nebo od externího dodavatele do výrobního zařízení.
Příkladem jednoduché implementace Kanban metody je systém se třemi přihrádkami. Jeden zásobník je ve výrobní hale (počáteční bod požadavku), jeden zásobník je ve skladu (kontrolní bod zásob) a jeden zásobník je u dodavatele. Zásobníky mají obvykle vyjímatelnou kartu obsahující podrobnosti o produktu a další relevantní informace (klasickou kanban kartu).
Abychom vám mohli ukázat praktičtější příklad, můžete si sklad představit jako váš oblíbený obchod s potravinami. V výrobní hala je jejich centrální sklad a dodavatelem je zemědělec, který prodává např. pomeranče.
Jak to můžeme namapovat na obecný obchodní problém dodávání produktu? Co kdybychom přihrádkám dali jiná jména: dodavatel (Supplier) = ke zpracování, centrální sklad (Factory Store) = v řešení, prodejna (Factory Floor) = hotovo. Zní to povědomě?
V mnoha implementacích přidávají společnosti ještě více fází, jako jsou revize, návrh, odloženo atd. Často existuje dokonce pojem seskupování podobných úkolů. Vizuálně se to provádí horizontálním rozdělením úkolů na tzv. plavecké dráhy.
Rizika řízení projektů Kanban metodou
Jako i u jiných metodik, největší rizika vyplývají z lidského faktoru. Prvním z nich je riziko snížené kvality. Používání agilní metody není rychlá jízdenka pro přeskočení analýzy a porozumění (jak si to mnoho týmů vykládá). Práce na úkolu musí být zdržena, dokud není dosaženo plného porozumění úkolu.
Špatné nastavení priorit se také vyskytuje poměrně často, protože lidé chtějí rychle přesunout kartu do hotového stavu a přeskočí úkoly, které jsou důležité, nikoli naléhavé a méně pohodlné (vyžadují více úsilí).
Existuje také jakési riziko lenivosti – lidé prostě čekají, až jim bude přidělen úkol. Je to pohodlnější než aktivně odebrat úkol z počátečního sloupce.
To je riziko většiny agilních metodik, které vyžadují samoorganizující se tým a vysokou míru odpovědnosti.
Ačkoli to nemusí být tak zřejmé v řízení projektů nebo při práci na produktu, který nevyžaduje tak vysokou propustnost skutečných materiálů, není zde žádný prostor pro váhání, nebo neočekávanou (nechtěnou) kreativitu.
Každý člen týmu má tento proces sledovat hladce a automaticky bez váhání. Většina států vyžaduje okamžitou akci. Je-li na polici obchodu s potravinami prázdná krabice na pomeranče, musí být okamžitě nahrazena plnou krabicí ze skladu a prázdnou krabici okamžitě skladovat v místě, kde ji dodavatel vyzvedne. Možná dokonce ohlásit stav v systému naskenováním čárového kódu pole.
Zejména vstup materiálů od dodavatele klade na dodavatele velmi podobná očekávání. Pokud tedy dodavatel nechce, nemůže nebo je neschopný přijmout příslušnou část vašeho Kanban procesu, pravděpodobně se v tomto bodě potkáte s problémy.
Je dobré předem domluvit očekávání se všemi dodavateli.
Komu Kanban vyhovuje nejlépe?
Stejně jako Scrum i Kanban vedení projektů lépe vyhovuje projektům s menšími týmy, které potřebují flexibilní přístup k dodání produktu nebo služby. Kanban je také skvělý pro účely osobní produktivity.
Scrum nebo Kanban?
Dá se říci, že řízení projektů Scrum a Kanban jsou různé metodiky, které přitahují různé publikum. Tam, kde Scrum upřednostňuje rigidnější proces, ponechává Kanban prostor pro flexibilnější pracovní postup.
Oba dodržují agilní principy, ale také mají své vlastní individuální hodnoty a praktiky. Ať už si vyberete kterýkoliv, rozhodující je skutečně typ projektu, který váš tým má a cíl, který chcete dodat.
