Šablóna: Riadenie energie

Avatar
Alica Kačengová

Nech si prečítate čokoľvek, čo aspoň vzdialene súvisí s produktivitou, vždy sa dozviete, že riadenie času je kľúč k úspechu. Často opakovaný výrok je: „Všetci máme každý deň tých istých 24 hodín.“ Ako je potom možné, že niektorí ľudia toho zvládnu urobiť niekoľkonásobne viac oproti iným, ak má každý k dispozícii (zhruba) rovnaké množstvo času? Samozrejme toho dosiahnete viac, ak eliminujete časovo náročné a neproduktívne činnosti a využijete inak nečinný čas, a tak prestanete brázdiť sociálne siete a cestou do práce si vypočujete audioknihu. Ale čo ďalej?

Vyčiarkovať splnené úlohy zo zoznamu vyvoláva príjemný pocit, no nie je úloha ako úloha. Poslať krátku správu o stave projektu vyžaduje odlišné množstvo úsilia než príprava novej prezentácie. Pravdou je, že tajomstvom k dlhotrvajúcej vysokej produktivite nie je ani riadenie času, ani viac práce, ani vyčiarknutie viac úloh zo zoznamu – je to o riadení seba a svojej energie. Nemôžete od seba očakávať, že budete maximálne výkonný každú minútu každého dňa – to je jednoducho nad ľudské možnosti. Úroveň našej energie má svoje prirodzené vzostupy a poklesy a vyzerá ako sínusoida. Ovplyvňuje ju to, koľko spíme, čo jeme, aké je počasie atď., a vždy bude existovať. Ak ju rešpektujeme a prispôsobíme jej spôsob práce, môžeme zvýšiť svoju výkonnosť a produktivitu bez toho, aby nás to stálo viac času či úsilia. Šablóna na riadenie energie v Lumeerovi vám s tým pomôže.

Keď pracujeme na nejakej úlohe, je dobré vedieť, prečo ju vlastne robíme a aký cieľ sledujeme. To zvýši našu motiváciu a pocit zadosťučinenia po dokončení. Úlohy sa dajú kategorizovať dvomi spôsobmi: dôležité a nedôležité, urgentné a neurgentné. Ilustruje to nasledujúci pohľad v Lumeerovi, úlohy prepojenými s cieľmi:

Kanban (nástenka) ukazuje kartičky s úlohami v dvoch stĺpcoch:

Ak použijeme dva spôsoby rozdelenia na všetky úlohy, dostaneme 4 druhy:

  • dôležité a urgentné – vyžadujú okamžitú akciu a nedokončenie by mohlo mať vážné následky – napr. dokončenie a príprava prezentácie na ďalší deň
  • dôležité a neurgentné – sú nutné pre dosiahnutie dlhodobých výsledkov, ale nevyžadujú okamžitú akciu – napr. štúdium knihy, ktorá vám rozšíri vedomosti vo vašej oblasti
  • nedôležité a urgentné – vyžadujú okamžitú akciu, no z dlhodobého hľadiska prinášajú malú (alebo žiadnu) hodnotu – napr. odpovedanie na emaily
  • nedôležité a neurgentné – nevyžadujú okamžitú akciu a dlhodobo vás neposúvajú vpred – napr. príprava materiálov na strednutie, ktoré ešte nie je dohodnuté

Z krátkodobej perspektívy potrebujete samozrejme v prvom rade pracovať na dôležitých a urgentných úlohách. To zahŕňa napr. dokončenie a prípravu prezentácie na nasledujúci deň. Tieto úlohy je dobré naplánovať na tie časti dňa, keď ste na vrcholoch energetickej sínusoidy (a na tie prvé vrcholy, keďže úlohy sú urgentné). Z pivot tabuľky zistíte, koľko úloh je dôležitých a urgentných:

Alebo percentuálne z grafu:

A čo s poklesmi sínusoidy? Najlepšie je urobiť si krátku prestávku a potom sa sústrediť na prácu, ktoré je urgentná, ale nedôležitá – môže to byť odpovedanie na emaily a vyčistenie schránky, keďže to nevyžaduje až toľko energie.

Ostali vám po dokončení všetkej urgentnej práce do konca dňa nejaké vrcholy sínusoidy? Mali by, pretože s využitím vrcholov a poklesov by ste mali urgentnú prácu dokončiť skôr než bez neho. To je stav, kedy máte čas a zároveň energiu venovať sa neurgentným a dôležitým veciam. Je to čas, kedy si môžete naostriť svoju sekeru: ak by drevorubač iba rúbal stromy a nedal si prestávku na naostrenie sekery, tak by s rovnakým úsilím rúbal menej a menej stromov. Teraz môžete premýšľať o dlhodobých cieľoch: Na akých ďalších projektoch chcem pracovať? Čo by malo byť súčasťou nového produktu? (Poznámka: pozrite si aj náš článok vysvetľujúci rozdiel medzi projektovým a produktovým manažmentom.) Máme víziu a riadime sa ňou?

Využite jedinečnú príležitosť a začnite sa zameriavať na veci, o ktorých ste vždy vedeli, že by ste ich chceli alebo mali spraviť (neurgentné a dôležité) s Lumeerovou šablónou pre riadenie energie!