Šablona pro pokročilé řízení úkolů

Avatar
Martin Večeřa

Zadavatel, řešitel, fotografie ke kontrole, ověřovatel, žádosti o odklad termínu... Mějte Vaši organizaci pod kontrolou s plně přizpůsobitelnou šablonou!

Tato šablona pro pokročilé řízení úkolů vám umožní snadno získat plnou kontrolu nad celým svým týmem nebo společností. Nikdy neztratíte přehled o termínech, budete sledovat, kdo co dělá, stanovíte si jasné odpovědnosti a ověříte výsledky. Kdekoli a kdykoli.

Šablona je aktuálně vyladěna pro prodejce a výrobce. Flexibilita Lumeera vám však umožňuje snadno přizpůsobit vše vašim konkrétním potřebám. Rádi vám se vším pomůžeme, včetně úspěšného přechodu na plán pro firmy.

Co je tu pro mě?

V této šabloně pro pokročilé řízení úkolů najdete:

  • Velmi podrobné záznamy úkolů.
  • Pracovní postup ověření, který po dokončení přiřadí každý úkol zpět žadateli, aby jej bylo možné ověřit.
  • Možnost nahrát fotodokumentaci dokončené práce.
  • Přehled úkolů z různých úhlů pohledu (priorita, termín plnění, zodpovědná osoba…).
  • Vzory pro pravidelné úkoly.

Hlavní výhody šablony pro pokročilé řízení úkolů

Ve srovnání se základní šablonou pro řízení úkolů má tato šablona pro pokročilé řízení úkolů celou řadu výhod:

  • Vestavěný pracovní postup, který odděluje několik uživatelských rolí (zadavatel, zodpovědná osoba, ověřovatel, spolupracovníci).
  • Pracovní postup lze plně přizpůsobit vašim konkrétním potřebám.
  • Nastavitelná upozornění pro uživatele (např. chcete, aby byli upozorňováni spolupracovníci?).
  • Jasné termíny a pracovní postup pro vyžádání aktualizace (odložení) termínu.
  • Specifikace úlohy v podobě formátovaného textu.
  • Každý úkol má pole pro nastavení jeho časového odhadu a nahrání fotografie jako důkazu jeho dokončení.
  • Priority, konfigurovatelné značky a stavy úkolů, tlačítko akce schválení.
  • Automatické vytváření pravidelných úloh (buď na základě času nebo po dokončení předchozí instance).

Flexibilita a přizpůsobení

Pamatujte, že flexibilita a možnosti přizpůsobení jsou klíčovými výhodami Lumeera. Vše přizpůsobíme vašim konkrétním potřebám a pracovním postupům. Automatizace pak za vás provede všechny opakující se a všední úkoly.

Vyzkoušejte šablonu a kontaktujte nás.

Pro naše zákazníky jsme provedli následující úpravy šablony pro pokročilé řízení úkolů, které můžete zdarma také využít:

  • Přidána podpora hierarchických úkolů.
  • Přizpůsobené priority a stavy úkolů.
  • Další vlastní pole v úkolech.
  • Změny pracovního postupu úkolů podle firemních standardů.
  • Kombinace s automatickým vytvářením úkolů na základě změny stavu pracovní položky (v kombinaci se šablonou pro automatizaci pracovních postupů)
  • A mnoho dalších…

Jak na to: Používání šablony pro pokročilé řízení úkolů

1. Vytvořte úkol

Po vytvoření nového úkolu jsou některá pole automaticky předvyplněna, aby se ušetřilo zbytečné klikání navíc. Vždy si je však můžete upravit podle svých potřeb. Přidejte jakékoli podrobnosti, které budete potřebovat.

vytvoření nového úkolu

2. Prohlédněte si priority, termíny a další

K zobrazení úkolů existuje mnoho předkonfigurovaných pohledů – úkoly, které:

  • mají být dokončeny tento týden,
  • jsou vám přiděleny,
  • žádají vaši pozornost,
  • čekají na vaše ověření,
  • jsou po termínu…

Všechny úkoly, které jsou po termínu, jsou jasně označeny červenou barvou.

podmíněné formátování na označení úkolů po termínu v šabloně pro pokročilé řízení úkolů

3. Požádejte o odložení úkolu

Máte potíže s dokončením úkolu před jeho termínem? Komunikujte o tom proaktivně a požádejte o odklad pomocí standardizovaného pracovního postupu.

požádejte o odklad termínu dokončení

4. Pravidelně kontrolujte úkoly celého týmu

Na týmových jednáních si prohlédněte úkoly, které jsou po termínu, brzy k dokončení, nebo které mají žádost o odložení. Použijte odpovídající pohledy, které jsou připraveny v této šabloně pro pokročilé řízení úkolů.

schvalte žádost o odklad úpravou termínu dokončení

Ve výchozím nastavení může termín dokončení změnit pouze autor úkolu nebo ověřovatel.

5. Dokončete úkol

Po dokončení úkolu nahrajte fotodokumentaci (nebo jakékoli jiné požadované dokumenty) a nastavte stav úkolu.

nahrát fotografii dokončeného úkolu a odeslat úkol k ověření

6. Schválení úkolu

Nakonec autor nebo ověřovatel úkolu ověří jeho dokončení.

ověření úkolu v šabloně pro pokročilé řízení úkolů

Ukázka šablony pro pokročilé řízení úkolů

Vyzkoušejte si práci se šablonou přímo zde1).

1) Bez registrace jsou některé funkce nedostupné.

Šablona pro pokročilé řízení úkolů – integrace

Díky integraci s platformou Zapier můžete snadno propojit Lumeera s vašimi stávajícími aplikacemi, jako jsou třeba Google Forms nebo Slack.

Například můžete vytvářek úkoly na základě zákaznických vstupů přes Google formuláře, nebo posílat notifikace do zpráv na Slacku.

Tato šablona je nejlepší pro:

Velikost podniku: malý a střední, jednotlivé týmy ve velkých podnicích

Velikost týmu: 3-50

Rozsah projektu: úkoly, periodické úkoly, šablony úkolů, pracovní postupy

Odvětví: společnosti, které potřebují sledovat práci zaměstnanců, jako jsou prodejci zboží na míru, výrobci apod.