Šablona pro automatizaci pracovních postupů

Jednoduše automatizujte opakovatelné pracovní postupy, abyste ušetřili drahocený čas.

Tato šablona pro automatizaci pracovních postupů (angl. workflow) vám umožňuje snadno a rychle automatizovat vaše opakující se úkoly a procesy. Automatizace vám ušetří spoustu drahocenného času, takže se můžete soustředit na efektivní práci.

Společnosti aplikují automatizaci pracovních postupů v různých odvětvích a procesech, včetně HR, financí, marketingu a služeb zákazníkům.

Bez ohledu na velikost firmy, jakmile máte opakovatelné procesy, může těžit z automatizace pracovních postupů. S rostoucí velikostí společnosti lze ušetřit stále více času.

Příklady automatizovaných pracovních postupů, které společnosti používají ke zlepšení efektivity, zahrnují:

procesy schvalování výdajů, faktur, smluv a žádostí o změny,
HR procesy, jako je nábor zaměstnanců, hodnocení výkonu a registrace benefitů,
marketingové a prodejní procesy, jako je péče o potenciální zákazníky, segmentace zákazníků a e-mailové kampaně,
správa IT služeb pro sledování a řešení incidentů a servisních požadavků,
procesy zákaznické podpory pro správu příchozích dotazů a požadavků,
řízení projektů pro sledování pokroku a závislostí napříč úkoly a projekty,
dodavatelský řetězec a logistické procesy pro správu objednávek, zásilek a dodávek,
účetní procesy, jako je zpracování faktur, sledování plateb a finanční výkaznictví.

Co je v této šabloně pro mě?

šablona pro automatizaci pracovních postupů je obecná šablona, se kterou můžete začít automatizovat vaše procesy. Stačí definovat stavy procesu a upravit šablony úloh.

Kombinujte více instancí šablon v jednom projektu a zvládněte více pracovních postupů. Nebo obohaťte své stávající projekty o nové pracovní postupy.

Mezi výhody této šablony patří:

Plně přizpůsobitelné procesy a pracovní položky – sledujte jakékoli informace, které potřebujete, včetně souborových příloh.
Jeden proces může zahrnovat různé typy pracovních položek.
Tok procesů se může dynamicky měnit v závislosti na hodnotách jednotlivých pracovních položek.
Stavy procesů a pracovních položek jsou plně přizpůsobitelné vašim specifickým potřebám.
Pravidla přechodu mezi stavy se chovají podle hodnot pracovních položek a uživatelských rolí.
Jeden projekt v Lumeerovi může obsahovat více procesů.

Pracovní postup a pracovní položky

Automatizace pracovních postupů využívá technologii k zefektivnění a automatizaci úkolů nebo procesů v pracovním prostředí. Je vhodný pro snížení manuálního úsilí, zlepšení přesnosti a efektivity, uvolnění času pro úlohy s přidanou hodnotou a umožnění lepší spolupráce a komunikace.

Pracovní postupy definují procesy pro splnění pracovní položky (angl. work items). Pracovní postup je řada kroků nebo úkolů, které je třeba provést k dokončení konkrétní pracovní položky, jako je požadavek na funkci, oprava chyby nebo schvalovací proces.

Společně poskytují pracovní postupy a pracovní položky rámec pro řízení a sledování postupu práce organizovaným a efektivním způsobem.

Pracovní položky jsou jednotky práce (pracovní objekty, instance) přiřazené a sledované v rámci pracovního postupu. Stav pracovní položky se mění, jak prochází fázemi pracovního postupu, od vytvoření po dokončení.

Řízení projektu používá pracovní položky k popisu úkolu, funkce, chyby nebo jakékoli jiné jednotky práce, která má být dokončena. Obvykle zahrnuje popis, stav, příjemce, datum dokončení a další související údaje.

Týmy používají pracovní položky ke sledování postupu a stanovování priorit a komunikaci v rámci týmu.

Příklady pracovních položek v obchodním prostředí mohou zahrnovat:

projektové úkoly,
hlášení o chybách,
požadavky nebo dotazy zákazníků,
marketingové kampaně,
procesy přijímání zaměstnanců,
žádosti o schválení výdajů, faktur nebo smluv,
požadavky na IT služby,
recenze výkonu,
HR procesy, jako je registrace výhod nebo pracovní nabídky,
požadavky na vlastnosti produktu nebo vývojové práce,
zakázky.

Vyhovuje některá z těchto možností vašim potřebám? Podívejte se, jak přizpůsobit šablonu pro automatizaci pracovních postupů svým potřebám.

Přizpůsobení šablony pro automatizaci pracovních postupů

Jako příklad přizpůsobení šablony pro automatizaci pracovních postupů nastavíme proces pro implementujeme proces pro onboarding zákazníků (seznámení zákazníka s naším produktem).

Podívejme se na vytvoření automatizovaného pracovního postupu pro onboarding zákazníků pomocí následujících kroků:

Ověření: Ověřte identitu a informace zákazníka
Nastavení: Nastavení zákaznického účtu a profilu
Konfigurace: Konfigurace zákaznických preferencí a nastavení
Integrace: Integrace s jinými systémy a nástroji
Materiály: Vytvořte a odešlete uvítací materiály včetně výukových materiálů
Přiřazení: Přidělte dedikovaného specialistu na onboarding
Zpětná vazba: Posbírejte zpětnou vazbu od zákazníků
Hotovo: Proces je dokončen

1. Aktualizujte stavy pracovního postupu

Pro náš proces potřebujeme aktualizovat stavy v šabloně automatizovaného pracovního postupu podle výše uvedených.

Stavy můžete otevřít a aktualizovat v nastavení projektu podle obrázku výše.

úprava stavů pracovního postupu v šabloně pro automatizaci pracovních postupů

2. Přizpůsobte pracovní položky

Pracovní položka je obecný název. Pojďme si šablonu upřesnit.

Nejprve přejmenujeme tabulku Pracovní položky na Onboarding.

nastavení názvu tabulky s pracovními položkami

Dále si doladíme sloupce tabulky (atributy) podle našich potřeb. Pro jednotlivé sloupce nastavíme vhodné datové typy atributů (např. souborová příloha, datum atd.).

nastavení sloupečků (atributů) pracovních položek v šabloně pro automatizaci pracovních postupů

U každého zákazníka v procesu onboardingu potřebujeme sledovat následující informace:

jméno zákazníka
údaje o zákazníkovi, jako je IČ a adresa
datum zahájení procesu
datum plánovaného začátku a plánovaného konce onboardingu (pro plánování vytížení týmu)
stav onboardingu
kdo zahájil proces onboardingu
libovolný popis
jméno účtu
poskytnuté materiály ve formě příloh
jméno specialisty na onboarding
zákaznická zpětná vazba

Tam, kde je to možné, používáme stávající sloupce. Pak přidáváme nové. Toto je konečný výsledek:

pracovní položka s nastavenými vlastními atributy

3. Přidejte šablony úkolů podle stavů pracovního postupu

Šablony úkolů přidáváme do tabulky Šablony úkolů pro každý stav automatizovaného pracovního postupu. Zástupné symboly můžeme použít k vyplnění konkrétních onboardingových podrobností v souhrnu úkolu.

přidejte šablony úkolů pro jednotlivé změny stavu pracovních položek

V šablonách úkolů odkazujete na následující sloupce (atributy): název (jméno zákazníka), datum, id, začátek, konec, popis, stav, kdo.

Odkazovat lze na kterýkoli sloupec, je však zapotřebí malá úprava automatizace. Rádi vás provedeme případnými úpravami.

4. Přizpůsobte pohledy

Vylaďte nebo vytvořte své oblíbené způsoby zobrazení pracovních položek. Oblíbené příklady jsou zobrazení časové osy a nástěnka Kanban.

5. Možná rozšíření

Pro naše klienty jsme již implementovali mnoho dalších úprav této šablony. Některé z nich jsou:

tlačítko pro dokončení úkolu a automatické posunutí pracovní položky do dalšího stavu,
sloupeček (atribut) s následujícím stavem pracovní položky, které umožňují dynamické řízení toku,
dynamické přechody stavu v závislosti na hodnotách atributů pracovních položek,
řízení změny stavů až po dokončení více úkolů.

Neváhejte nás kontaktovat s vašimi konkrétními potřebami.

Ukázka šablony pro automatizaci pracovních postupů

Vyzkoušejte si práci se šablonou přímo zde¹⁾.

1) Bez registrace jsou některé funkce nedostupné.