Projektový management: Kompletní průvodce k úspěšnému řízení a dokončení projektů

Avatar
Laura Baciu

Projektový management je koordinace všech procesů a činností prováděných za účelem dosažení cíle uvnitř organizace v daném časovém rámci.

V tomto článku se dozvíte o:

Úvod do projektového managementu

Projektový management představuje koordinaci všech procesů a činností prováděných za účelem dosažení cíle uvnitř organizace.

Podniky často používají techniky projektového managementu uvedené v tomto článku. Od vývoje produktu ke zvýšení povědomí o značce společnosti.

Nejdůležitější aspekty projektového managementu odhalíme pomocí následujících referencí:

Atributy projektu

Nejběžnější atributy projektu jsou:

1. Cíl projektu

Co chce společnost dosáhnout dokončením projektu? 

Příklady cílů: 

  • renovovat hlavní obchod za 12 měsíců,
  • vydat novou verzi softwaru za 16 měsíců,
  • dosáhnout více než 50 000 sledujících na kanálu sociálních médií za 6 měsíců,
  • uzavřít důležitou dohodu s novým dodavatelem za 4 měsíce. 

2. Rozsah projektu

Jaké jsou velké prvky, které chce společnost pomocí projektu implementovat? 

Příklady rozsahu projektu: 

  • zajistit rozmanitost kanálů pro komunikaci se zákazníky a online followery,
  • přejít na obnovitelné zdroje energie v hlavní továrně společnosti,
  • posílit vztah s významným dodavatelem,
  • získat pro společnost více mezinárodních partnerů,
  • podporovat používání nových technologií. 

3. Doba trvání projektu

Jaký je časový rámec pro dosažení cíle projektu?

Malé projekty mohou mít časový rámec 3 až 8 týdnů, s menšími cíli, kterých lze dosáhnout rychleji. 

Větší projekty mohou mít časový rámec 12 měsíců až 5 let nebo i déle. To záleží na konečném cíli a zúčastněných stranách.

4. Struktura rozpisu práce projektu

Struktura rozpisu práce projektu (work breakdown structure) je nástroj, který poskytuje obraz celého pracovního toku. 

Taková struktura odráží výstupy projektu, jeho dílčí výstupy, aktivity a úkoly. 

Struktura rozpisu práce pomáhá vytvořit logický pracovní tok a zajistit splnění cílů projektového managementu. 

work breakdown structure
Source: Creately

5. Klíčové milníky

Klíčovými milníky jsou nejdůležitější prvky, kterých je třeba během projektu dosáhnout.

Příklad klíčového milníku: 

  • 1. března 2022 společnost dokončí technickou dokumentaci pro otevření nového obchodu. 

6. Výstupy

Výstupy jsou prvky dosažené během konkrétního časového rámce uvnitř projektu. Výstupem je obvykle aktivum získané nebo vyrobené po souboru činností. 

Příklad výstupů: 

  • nový web společnosti,
  • nábytek pro novou restauraci. 

7. Dílčí výstupy

Dílčí výstupy jsou malé prvky dosažené během konkrétního časového rámce projektu. Někdy se dílčím výstupům říká také subdodávky jsou součástí dodávky.

Příklady dílčích výstupů: 

  • kontaktní stránka nového webu společnosti,
  • jídelní stoly, které jsou součástí nového nábytku pro restauraci. 

8. Aktivity

Aktivity jsou naplánované části práce během projektu. Jsou životně důležité pro pochopení práce, kterou je třeba provést členy projektového týmu. Úspěšny projektový management znamená identifikovat činnosti a zajistit jejich provádění.

Například pro dílčí výstup, jako je první návrh nového partnerství společnosti, můžeme mít následující aktivity: 

  • vyhledávací šablony pro partnerskou dohodu,
  • najít vhodnou šablonu,
  • představit informace o společnosti a budoucím partnerovi,
  • přidat hlavní body, které propagují společnost,
  • přidat možné výhody pro nového partnera,
  • zkontrolovat koncept,
  • schválení návrhu. 

9. Úkoly

Úkoly jsou pracovní jednotky s cílem, kterého je třeba dosáhnout v konkrétním časovém rámci. 

Příklady úkolů: 

  • vyberte vhodnou šablonu pro nový návrh partnerství,
  • upravit šablonu podle charakteristik společnosti,
  • zkontrolovat koncept,
  • provést konečné úpravy konceptu,
  • schválení návrhu nového partnerství. 

10. Zdroje

Zdroje jsou fyzická a nefyzická aktiva, která může společnost během projektu použít. 

11. Omezení

Omezení jsou fyzické a nefyzické prvky, které negativně ovlivňují průběh projektu.

Společnost se musí naučit, jak se s těmito prvky vypořádat, a úspěšně dokončit projekt v daném časovém rámci.

Příklad omezení: 

  • pevný rozpočet projektu,
  • nedostatek vysoce kvalifikovaných pracovníků,
  • nedostatek času,
  • náhlé legislativní změny atd. 

12. Plánovaná hodnota projektu

Plánovaná hodnota projektu představuje plánované náklady vynaložené na každou činnost uvedenou ve struktuře rozpisu prací. 

13. Náklady na projekt.

Náklady na projekt představují součet všech přímých a nepřímých nákladů na všechny plánované a neplánované činnosti provedené v rámci projektu. 

14. Získaná hodnota projektu

Získaná hodnota projektu představuje rozpočet spojený s autorizovanou prací, která byla dokončena k dosažení cíle projektu. 

15. Zúčastněné strany

Zúčastněné strany jsou subjekty, které poskytují finanční i nefinanční prostředky na dokončení projektu. 

U každého velkého projektu musí velké zúčastněné strany učinit důležitá rozhodnutí ve vývoji projektu.

Příklady zúčastněných stran: 

  • správní rada společnosti,
  • hlavní akcionář společnosti,
  • banka,
  • místní úřady,
  • zajišťovací fondy,
  • mezinárodní organizace atd. 

Základní pracovní postup projektu 

Běžný základní pracovní tok projektu a fáze projektového managementu jsou znázorněny následovně: 

1. Zahajovací fáze 

  1. Prohlášení o cíli.
    Popisuje cíl, kterého je třeba dosáhnout pro dokončení projektu. Popisuje požadovaný stav, kterého chce společnost prostřednictvím projektu dosáhnout. 
  2. Rozsah projektu.
    Představuje velké prvky, které chce společnost v rámci projektu dosáhnout, kromě celkového cíle projektu. 
  3. Role projektu pro společnost.
    Popisuje, jak projekt pomůže společnosti v krátkodobém nebo dlouhodobém horizontu. 
  4. Zúčastněné strany společnosti.
    Analyzujte zájmy, motivaci a očekávání všech zúčastněných stran projektu. 
  5. Tým pracující na projektu.
    Uveďte, kdo je projektovým manažerem a týmem, který se postará o projekt jako celek. Někdy jsou vyžadováni nezávislí pracovníci nebo přispěvatelé. 
  6. Vztah mezi cílem, plánem a zdroji. Popisuje vztah mezi: 
    • konečný cíl projektu
    • časový rámec daný k dokončení projektu
    • dostupné zdroje potřebné k dokončení projektu. 
  7. Zahájení projektu. 

2. Plánovací fáze

  1. Komunikační plán, který popisuje:
    • komunikační toky mezi zúčastněnými stranami. 
    • jaké informace o projektu budou doručeny zúčastněným stranám 
    • jak bude projektový manažer komunikovat se členy týmu 
    • kde budou informace uloženy. 
  2. Plán změn. Popisuje, jak budou změny v rámci projektu sledovány, zkontrolovány a schváleny vedoucím projektu. 
  3. Struktura členění práce. Struktura rozpisu práce obsahuje výstupy, dílčí výstupy, aktivity a úkoly projektu. 
  4. Plán řízení rizik. Popisuje, jaká jsou hlavní rizika projektu. Důležitá jsou nejen finanční rizika, ale také:
    • rizika pro lidské zdroje (nedostatek zaměstnanců k dokončení projektu)
    • organizační rizika (potíže v rozhodovacím procesu)
    • tržní rizika (velké výkyvy na trhu, které by mohly ovlivnit nebo dokonce zastavit projekt).

Tým, který projekt zpracovává, musí shromažďovat informace o hlavních rizicích, hodnotit je a navrhovat možná řešení. Obvykle existují 4 způsoby řešení rizik:

  • zmírnění (zmírnění negativních účinků rizik),
  • převod (převod rizika ze společnosti na jinou stranu, která bude mít odpovědnost za jejich řešení),
  • vyhýbání se (ujistěte se, že některým rizikům se vyhnete přípravou předem),
  • přijetí (některá rizika jsou nevyhnutelná, společnost je musí přijmout a naučit se s nimi žít v průběhu projektu). 

3. Fáze provádění 

  1. Zahajte práci na prvních výstupech projektu. 
  2. Uspořádejte týmová setkání.
    Zúčastněte se týmových schůzek offline i online, abyste zjistili, které aktivity fungují dobře a které ne.
  3. Koordinace struktury rozpisu práce a úkolů každého člena týmu. 
  4. Monitorujte průběh projektu.
    Jaké výstupy, dílčí dodávky, aktivity a úkoly jsou rozhodující pro úspěch projektu a zda byly dosaženy či splněny. Monitorování, jak každý člen týmu řeší úkoly s dostupnými prostředky. Monitorování, zda někdo potřebuje pomoc při plnění svých úkolů. 
  5. Přezkoumat a vypořádat se s riziky.
    Sledování všech rizik, která by mohla ovlivnit aktivity a úkoly projektu. Navrhování protiopatření k řešení těchto rizik tak či onak. 
  6. Poskytujte aktualizace stavu projektu.
    Poskytujte informace o postupu projektu. Vedoucí projektu a členové týmu mohou poskytovat denní, týdenní nebo měsíční aktualizace v závislosti na časovém rámci projektu. 
    Každá aktualizace by měla obsahovat následující položky: 
    • vrcholy daného období (co se povedlo)
    • nezdary daného období (co se nepovedlo)
    • přijatá klíčová rozhodnutí
    • počet dodaných produktů a dílčích dodávek
    • potenciální rizika
    • potřebná pomoc (pokud je to tak)
    • další kroky. 

Existují 3 typy běžných zpráv o projektu: 

  • zprávy o stavu (kde projekt stojí v určitém časovém okamžiku),
  • zprávy o pokroku (co tým během daného období dosáhl),
  • předpovědi (předpovídání budoucího stavu a pokroku na základě minulých údajů a informací a trendů). 

4. Uvolňovací fáze 

  1. Dokončení projektu získáním / produkcí posledních výstupů a dílčích výstupů projektu. 
  2. Dokončení plánovaných a neplánovaných aktivit projektu, které se točí kolem projektu.
  3. Dosžení konečného cíle projektu.
  4. Formální schválení projektu společností a zúčastněnými stranami. 
  5. Změření výkon a postup projektu v souladu s plánem projektu.
  6. Ověření rozsahu a kontrola za účelem monitorování dotvarování rozsahu.
  7. Změně řízení za účelem změn požadavků projektu.

5. Závěrečná fáze 

  1. Formálně vyhodnotit projekt a poznatky získané během projektu. 
  2. Ocenění práce společnosti a všech zúčastněných stran zapojených do projektu. 
  3. Oslava dokončení projektu.
    Zvyšuje morálku týmu a oslavuje úspěchy týmu. 
  4. Shrnutí projektu.
    Vytvoření shrnutí projektu s nejdůležitějšími prvky projektu. 
  5. Archivujte projektovou dokumentaci.
    Shromážděte a uložte v přístupných formátech dokumentaci aktuálního projektu, abyste ji mohli v budoucnu použít pro další projekty. 
5 fází projektového managementu
Zdroj: Project-Managment.com

Projektové úkoly 

Úkoly jsou základní součástí struktury rozpisu práce a projektu jako celku. Úkoly jsou pracovní jednotky s cílem, kterého je třeba dosáhnout v konkrétním časovém rámci. 

Projektový management znamená plnění těchto úkolů.

Plánování úkolů je pro společnosti a projektové manažery často obtížná práce. Při plánování úkolů projektu existují určitá pravidla.

Pravidla plánování projektových úkolů

  • Vytvořte logický a jasný vztah mezi všemi úkoly projektu. To znamená, že si nejprve musíme zapsat návrh struktury rozpisu práce. Zadruhé musíme vidět, jaké úkoly nejvíce ovlivňují dokončení projektu. 
    Příklad: při vytváření nového webu: 
    • prvním úkolem by bylo vybrat členy týmu, kteří se budou zabývat vývojem,
    • druhým úkolem by byl výběr programovacího jazyka pro vytvoření webové stránky. 
  • Upřednostněte úkoly. To znamená, že musíme upřednostnit výsledky, které chceme dokončit jako první. U každého produktu je třeba provést několik úkolů. 
    Z úkolů pro vysoce prioritní výstupy se stanou úkoly s vysokou prioritou. Úkoly s vysokou prioritou je třeba provádět hladce, aby se zajistilo, že projekt proběhne dobře. 
  • Popis úkolů. To znamená, že pro každý úkol uvnitř projektu musíme mít krátký popis toho, co daný úkol představuje. 
    Tento popis pomůže členům týmu vyřešit úkol relativně snadným způsobem. 
  • Delegujte úkoly. Každý člen týmu se obvykle postará o úkoly, které souvisejí s jeho odbornou oblastí. 
    To znamená, že musíme vybudovat tým lidí s různými odbornými znalostmi, abychom zajistili, že máme řešení pro všechny fáze projektu. 
    Měli bychom také spojit vášeň každého člena týmu s balíčkem úkolů. Tímto způsobem mohou úkoly dokončit včas a s odhodláním. 
  • Naplánujte úkoly. Abychom měli celkovou představu o úkolech, musíme vytvořit plán úkolů. 
    V každé fázi projektu musíme věnovat větší pozornost úkolům s vysokou prioritou.

Co se očekává od lidí uvnitř projektu? 

Všichni lidé, kteří jsou v projektu, musí rozumět své roli a úkolům. Všichni jsou součástí širšího týmu pro projektový management.

Obvykle existují 3 kategorie lidí, kteří mají pro projekt zásadní roli: projektový manažer, členové týmu a zúčastněné strany. 

Projektový manažer

  • Koordinuje plánování, realizaci a vydání projektu.
  • Koordinuje rozpočet projektu.
  • Poskytuje týmu zákulisní podporu a zvyšuje týmovou morálku.
  • Využívá měkké dovednosti k posílení týmové spolupráce.
  • Zajišťuje hladký vztah se všemi zúčastněnými stranami projektu.
  • Poskytuje zaměstnancům náročné úkoly, aby je motivoval k tomu, aby odváděli maximum.
  • Vydělává na odbornosti, znalostech, jakož i na novosti a svěžesti nápadů.
  • Zmírňuje dopady hlavních rizik.

Členové týmu

  • Dokončejí úkoly pro každou fázi projektu.
  • Respektují termíny pro každý úkol.
  • Získávají výstupy a dílčí výstupy projektu.
  • Přispívají kreativními a inovativními nápady.
  • Přizpůsobují se změnám a výzvám.
  • Zmírňují dopady hlavních rizik.
  • Sbírají data a používají je k řešení různých problémů.
  • Vyhledávají pomoc v případě potřeby.
  • Pokládají správné otázky na správném místě.
  • Mají přátelský přístup k týmu, vedoucímu projektu a zúčastněným stranám.
  • Poskytují zpětnou vazbu.

Zúčastněné strany projektu

  • Spolupracují s projektovým manažerem ve všech fázích projektu.
  • Vypracovávají požadavky projektu.
  • Koordinují rozpočet projektu.
  • Nastavují hlavní očekávání od projektu.
  • Poskytují podporu a odborné znalosti tam, kde je třeba.
  • Poskytují zpětnou vazbu, pokud je to třeba.
  • Mají přátelský přístup k manažerovi projektu a členům týmu. 

Agilní metodika v projektovém managementu 

Agilní projektový management představuje flexibilní metodu koordinace všech procesů a činností uvnitř podnikového projektu.

Tato metodika se vyznačuje rychlejší a pružnější reakcí na výzvy projektu a výkyvy trhu. Agilní metodika je společná pro projekty související s vývojem softwaru a technologií obecně.

Stále častěji se však aplikuje v nejrozmanitějších odvětvích. Časem se ukazuje, že je vhodné ji použít na téměř jakýkoliv projekt.

Agilní metodika je založena na iteračních akcích: 

iterativní akce agilního řízení projektů
Zdroj: Wikipedia

Společné atributy agilního projektu ve vývoji softwaru 

Nejběžnější atributy agilního projektu ve vývoji softwaru jsou: 

  • Cíl projektu. Co chce společnost dosáhnout dokončením projektu?
  • Rozsah projektu. Jaké jsou velké prvky, které chce společnost pomocí projektu implementovat?
  • Doba trvání projektu. Jaký je časový rámec pro dosažení cíle projektu?
  • Struktura rozpisu práce projektu. Struktura rozpisu práce projektu je nástroj, který poskytuje obraz celého pracovního toku.
  • Funkce. Konkrétní funkce nebo služby, které produkt poskytuje a které jsou oceňovány zákazníky.
  • Nevyřízené položky produktu. Seznam funkcí, konkrétních činností, úkolů, změn a oprav chyb, které tým přináší konečnému produktu projektu.
  • Příběhy uživatelů. Osvědčení s jednou nebo dvěma větami, která poskytují očekávání zákazníka o tom, jak chce produkt používat.
  • Sprinty. Fáze projektu jsou plánovány odhadem vytížení spojeného s různými funkcemi produktu.
  • Recenze. Pravidelně se provádějí zkoušky za účelem zlepšení vlastností produktu.
  • Úkoly.  Jednotlivé jednotky práce s cílem, který je třeba splnit v konkrétním termínu. 

K úkolům jsou přidruženy 3 kategorie štítků:

  • probíhá (pracuje se na aktuálním úkolu),
  • udělat (úkoly, které je třeba provést brzy),
  • hotovo (hotové úkoly).

Toto může být skvěle znázornění na Kanban nástěnce.

Výhody použití agilního projektového managementu v různých projektech 

Agilní metoda je běžná pro technologické projekty. Lze ji však také použít pro všechny typy projektů. 

Pokud bude agilní řízení projektu provedeno dobře, nabízí řadu obecných výhod pro všechny lidi zapojené do projektu: 

  1. Flexibilita při řešení projektových aktivit a úkolů. Nezasekne se, když je třeba aktivitu předělat nebo přepracovat.
  2. Rozmanitost rolí. Existence specializovaných rolí pro každou aktivitu a úkol zajišťuje rozmanitost a bohatost uvnitř projektu.
  3. Rychlé reakce na změny uvnitř společnosti a na trhu.
  4. Přizpůsobivost produktu. Spojte nabídku s měnící se poptávkou na trhu. Zaměřte se na trendy a trhy v každé fázi projektu, abyste zajistili přizpůsobivost produktu / služby.
  5. Vylepšená předpověď. Iterativní aktivity uvnitř projektu poskytují poznatky užitečné při předpovídání potřeb potenciálních zákazníků pro produkt / službu.
  6. Vylepšená použitelnost produktu / služby. Soustřeďte se na poskytování funkcí produktu / služby, které zákazníci snadno používají.
  7. Neustálé inovace. 

Tradiční projektový management
Nejdřív produkt, potom rozpočet 

Agilní projektový management
Nejdřív rozpočet, potom produkt 
Zahajovací fáze Fáze předvídání (vizionářská)
Fáze plánování Fáze spekulování a vypracování návrhu 
Fáze provádění Fáze zkoumání a iterace 
Fáze vydávání Přizpůsobovací fáze 
Závěrečná fáze Závěrečná fáze (která se stává začátkem nové fáze předvídání!) 
Srovnávací pohled na tradiční a agilní projektový management

Začněte plánovat Váš projekt již dnes!

Už odcházíte? Záruka úspory 1 dne každý týden!

Analyzovali jsme čas ušetřený těmi, co už používají Lumeera. Získejte 52 dnů zpět každý rok!

Přihlašte se k odběru novinek a zjistěte, jak na to!

Stisknutím tlačítka Přihlásit souhlasíte s obchodními podmínkami.

Chráněno pomocí reCAPTCHA. Platí Google Ochrana soukromí a Podmínky použití.