Přehled o vytížení zaměstnanců snadno a rychle

Nemusíte být zrovna firma poskytující konzultace, nebo nabízející kontraktory, abyste vaši lidé pracovali na mnoha projektech zároveň.

Důležitá otázka, kterou si často klademe je, jaké dovednosti a kdy budeme mít k dispozici, abychom se mohli zavázat k dalšímu projektu.

Bylo by skvělé, kdybychom odpověď na tuto otázku dokázali najít snadno a rychle. Mnoho firem používá například tabulkové procesory (Microsoft Excel, Google Sheet), aby si situaci alespoň trochu usnadnily.

Naštěstí Lumeer nám s tím dokáže velmi jednoduše pomoci a podat nám vždy rychlý a přesný pohled na situaci. Můžete tak mít jeden zdroj pravdy sdílený se všemi.

Poznámka: Obrázky používají data z projektu, který je vytvořen v angličtině. Samotná aplikace je však kompletně v češtině.

Začneme tím, že si budeme evidovat naše projekty (Projects) a členy týmu (Employees).

První unikátní dovedností Lumeera je, že si můžeme propojit tabulky mezi sebou. Můžeme tak spojit projekty a členy týmu.

Může existovat libovolné množství propojení mezi tabulkami – toto si pojmenujeme Práce na projektech.

Čisté propojení těchto dvou tabulek je značně zjednodušené, protože nevíme od kdy do kdy a na jaký úvazek daný člověk na projektu pracuje. Obzvlášť, když projekty mají dlouhé trvání, vystřídá se na něm typicky mnohem více lidí.

Abychom mohli evidovat více detailů, přidáme si do vazby (propojení) další atributy (sloupečky). Přidáme si datum začátku (start), datum konce (end), a podíl úvazku v procentech (Assignment).

Více o tom, jak se vytváří sloupce a mění se jejich typ můžete vidět v našem online školení zdarma.

Nyní můžeme jednoduše sdílet relevantní části tabulky s jednotlivými členy týmu, aby si sami mohli aktualizovat svoje přiřazení k projektům a pomáhat vám tak s řízením týmu.

Potřebujeme jen ještě jednu drobnou přípravu. Každý řádek tabulky může být teoreticky propojen s libovolným množstvím jiných řádků. To představuje určitou komplikaci a schopnost se s tím automaticky vypořádat získá Lumeer již brzy. Zatím mu musíme pomoci tak, že si vytvoříme sloupec, do kterého si využitím automatické funkce necháme vkládat podíl práce na úkolu a jméno projektu.

A můžeme se snadno podívat, kdy máme dostatek volné kapacity k tomu, abychom si vzali na starost další projekt.

Vlevo vidíme zaměstnance, vpravo pak jednotlivé časové osy ukazující práci na projektu. Procentuální podíl pak vyjadřuje úvazek daného zaměstnance na projektu.

Jako bonus navíc si můžeme prohlédnout projekty na agilní Nástěnce, kde jsou seskupené podle jejich stavu. Můžeme také hned vidět, které projekty mají blížící se termín ukončení (due soon) a které jsou již po termínu (past due).

S Lumeerem učiníte vaši organizaci maximálně efektivní!