Pracovní operační systém: Chybějící nástroj na řízení týmů

Pracovní operační systém zvyšuje efektivitu řízení týmů. Podívejte se, jak zajistit, aby všichni členové vašeho týmu věděli, co mají dělat, proč je to důležité a jak to dělat.
Nedávná krize nám dala jedinečné příležitosti naučit se nové způsoby řízení týmů. Zejména vzdálené řízení týmů. Co bychom mohli dále zlepšit, abychom zvýšili efektivitu našich týmů? Přečtěte si, proč a jak mohou vaše týmy těžit z Pracovního Operačního Systému (Pracovní OS, někdy také nazývaného Obchodní OS).

K čemu potřebujeme Pracovní OS?

Tradiční technologie řízení týmů a projektů dostatečně nepodporuje potřeby organizací procházejících digitální transformací. Společnosti, které mohou optimalizovat produktivitu týmu poskytováním flexibilní spolupráce a optimalizace procesů reagováním na potřeby svých zákazníků, povedou na trhu.

Každý znalostní pracovník je projektovým manažerem, ať už o tom ví, nebo ne. Zvýšené tempo digitálního podnikání vyžaduje, aby různorodé týmy spolupracovaly na dodávkách produktů a služeb svým zákazníkům.

Pokud chceme vynikat, musíme zvýšit rychlost uvádění produktů na trh. Zachování této rychlosti v rovnováze se složitými obchodními procesy zdůrazňuje potřebu přístupu k důležitým informacím na úrovni týmu, aby bylo možné činit včasná rozhodnutí.

Bohužel, na rozdíl od řešení pro správu vztahů se zákazníky (CRM), která se stávají systémem evidence zákazníků, nebo řízení podnikových zdrojů (ERP), což jsou systémy evidence financí, firmám chybí systém evidence operativy. Místo toho se firmy spoléhají na zvěřinec nástrojů, pomocí nějž se snaží řídit způsob svojí práce. 

Firmy většinou nemají jednoho dodavatele řešení, když přijde na otázku systému evidence operativy [Forrester]. 

Nástroje pro spolupráci a řízení týmů – jako Lumeer – nabízejí flexibilní možnosti použití a vysokou uživatelskou přívětivost. Tím vytvářejí jednotnou platformu pro spolupráci, která obsahuje kompletní evidenci každodenní operativy – Pracovní OS.

Poděkování: Ikony v obrázcích v tomto článku jsou z www.flaticon.com.

Není Pracovní OS jen nástroj na řízení týmů a projektů?

Možná si myslíte, že Pracovní OS je běžný nástroj pro správu projektů. Společnosti tento přístup vyzkoušely. Projekt je však časově omezená věc. Každý projekt má své datum zahájení a ukončení.

To neodráží, jak zaměstnanci ve skutečnosti pracují. Po dokončení jednoho projektu nemůžeme jednoduše zapomenout na všechno. A můžeme dokonce pracovat na několika projektech najednou.

Nástroje pro správu projektů jsou aplikace, které potřebujete pro každodenní práci pro vaše zákazníky ve vašem oboru. Pokud jste architektonickým studiem, byl by to nějaký CAD nebo BIM software. Pokud jste účetní, pak se jedná o účetní software, pokud jste vývojář softwaru, jedná se o nástroj na evidenci hlášení či chyb…

V reálném životě se práce neomezuje pouze na projekty, ale zahrnuje také pracovní postupy, iniciativy, opakující se úkoly atd.

Aplikace poskytující Pracovní OS jsou flexibilní tak, aby v nich bylo možné plánovat, organizovat a sledovat projekty, veškerou administrativní práci a cokoliv, co se náhodou vyskytne.

Pracovní OS vytváří centrální místo na spolupráci, komunikaci, uchovávání, vyhledávání a sdílení informací. Je možné v něm kontrolovat a schvalovat odvedenou práci, alokovat zdroje, vytvářet časové harmonogramy a mnohé další.

Co je to Pracovní OS?

Chybějící kousek skládačky, systém pro evidenci operativy, je Pracovní OS. Pracovní OS je nový pojem v oboru řízení týmů a projektů.
Dříve byl Pracovní OS znám jako Obchodní Operační Systém (Business Operating System, Business OS, BOS, Obchodní OS). Podle některých zdrojů [GigaOm] však tento pojem souvisí spíše s érou průmyslového řízení. Definice Obchodního  OS je následující.

Obchodní OS je sada procesů, metod a mechanismů, které umožňují organizaci fungovat předvídatelným a úmyslným způsobem, aby splnila své cíle a dosáhla své strategie. Síla Obchodního OS je mnohonásobná. Poskytuje organizacím společný jazyk. Artikuluje metodu pro efektivní řešení obchodních problémů. Poskytuje nástroje a metody pro řešení obchodních výzev. Obchodní OS také umožňuje vedoucím pracovníkům řídit zaměstnance a lépe je propojovat s provozními realitami a potřebami podniku. Snad nejdůležitější je, že vytváří kulturní základnu, aby všichni viděli organizaci a její fungování prostřednictvím stejné optiky. Celkově vzato je tento systém efektivní a opakovatelný a je katalyzátorem soběstačného způsobu práce [Forbes].

Přestože Pracovní OS podporuje stejné principy, je definován volněji. Jednoduše řečeno, pracovní operační systém vám pomůže naplánovat a spravovat dostupné zdroje a jejich schopnosti. Konečným cílem Pracovního OS je zvýšení celkové efektivity.

Jak pomáhá Pracovní OS v řízení týmů?

Pracovní OS ve vaší organizaci nebo společnosti má mnoho výhod.
Veškerou práci můžete snadno naplánovat, organizovat a sledovat (vyhodnocovat). Týmy mají jasno v tom, co dělat, proč je to důležité a jak to udělat.

Práce je prováděna se zvýšenou účinností při dodržení standardizovaných procesů. Několik úkolů a uživatelů může použít stejný proces k dosažení různých výsledků. Nudné manuální úkoly lze automatizovat, což šetří drahocenný čas pro kreativnější činnosti.

Pracovní OS využívá ad hoc reporting. Všichni zaměstnanci jsou schopni získat důležité informace včas, což umožňuje rychlé rozhodování a přináší odpovědi v reálném čase. To umožňuje vyššímu managementu přesunout odpovědnost hlouběji do organizace.
Další příklady výhod podrobněji shrnuje následující seznam:

1. Vyšší výnosy – zaměstnanci mohou zpracovávat potřebná data a identifikovat příležitosti pro cross-selling a up-selling.
2. Snížené provozní náklady – efektivnější způsoby synchronizace úkolů, vyhýbání se zbytečným emailům nebo schůzkám, a tím úspora času.
3. Zrychlená doba uvedení na trh – vzdálené plnění objednávek, plynulý přechod rozdělané práce mezi odděleními a týmy, podpora výzkumu a prototypování.
4. Vylepšená inovace – podporuje všesměrovou komunikaci mezi týmy za účelem podpory diskusí a budování zájmových a praktických komunit k řízení inovační agendy, bourá vertikální sila mezi týmy a odděleními.
5. Zvýšená rychlost a flexibilita – snadno zavádíte změny v organizačních a obchodních procesech, získáte úplnou soudržnost a harmonii mezi standardy a skutečným chováním zaměstnanců.
6. Vyšší spokojenost uživatelů – Pracovní OS se snadno používá jak uvnitř, tak vně firemního firewallu, kdykoli a kdekoli. Díky podpoře práce na dálku mají zaměstnanci vše na dosah ruky v mobilním telefonu.
7. Zvýšená produktivita a efektivita – díky určeným pracovním postupům zaměstnanci vědí, jak provádět obchodní procesy podle jejich definic.
8. Vylepšený zážitek zaměstnanců – Pracovní OS propojuje ostatní systémy a aplikace. Přináší hladký uživatelský zážitek a ty nástroje ve správný čas těm správným lidem.
9. Silné udržení talentu – dnešní pracovní síla, když je motivována produktivitou (viz část níže), díky všem výše uvedeným výhodám, bude pravděpodobněji pociťovat uspokojení z provedených úkolů.

Jak zvolit ten správný Pracovní OS?

Nástroje pro Pracovní OS mají velmi podobnou funkci a obecně poskytují vysoce kvalitní služby. Každý z nich má své specifické schopnosti.
Stejně jako u jakéhokoli jiného výběru nástrojů doporučujeme shrnout vaše požadavky a poté je ověřit u všech řešení.
Doporučujeme vám zaměřit se na výše uvedené výhody. To jsou také atributy, které stojí za zvážení při výběru Pracovního OS. Úspěch zaměstnanců vede k úspěchu týmu a společnosti.

Dnešní pracovníci jsou motivování produktivitou

Podle průzkumu Forrester Analytics Global Business Technographics® Workforce Benchmark Survey jsou dnešní zaměstnanci motivováni produktivitou.

Nástroje, se kterými zaměstnanci pracují, musí být schopné přizpůsobit se široké škále případů použití. Základní předpoklad je, že všechno je nakonec projekt a že lineární správa úkolů neodpovídá potřebám každého. Nástroje musí být inovativní a musí nabídnout velkou flexibilitu při navrhování různých pracovních postupů a interakcí mezi zaměstnanci.

Popularita moderních nástrojů pro spolupráci a řízení týmů roste. Je to hlavně díky jejich schopnosti inovovat a rozšiřovat své schopnosti, což zvyšuje potenciální návratnost investic.

Trh se nadále vyvíjí od virálního šíření mezi jednotlivci, přes malé týmy až po celopodnikové implementace.

Aby bylo možné získat široké přijetí Pracovního OS ve firmě, musí nástroje navíc automatizovat opakovatelné procesy, které by za normálních okolností byly nudnými manuálními úkoly.

Spolupráce musí bourat vertikální sila mezi týmy, organizacemi, odděleními a dokonce i mezi firmami jako takovými (navrhují se také celé Pracovní Ekosystémy). Spolupráce sahá od sdílení obsahu až po online konverzace, komentáře spojené s pracovním obsahem nebo úkoly, včetně interních uživatelů i klientů a partnerů.

Hostování Pracovního OS na cloudové platformě poskytuje flexibilitu práce odkudkoli a kdykoli. Integrace s dalšími nástroji jsou důležité, aby Pracovní OS zapadl do firemního ekosystému.

Každý uživatel by měl být schopen navrhnout a propagovat svůj vlastní jednoduchý pracovní postup pro řízení procesů. Schopnosti návrhu pracovního postupu na střední úrovni umožňují běžným uživatelům vyvíjet řešení bez IT nebo administrativního dohledu.

Uživatelé jsou zvyklí mluvit se svými telefony a domácími zařízeními a očekávají stejné chování u pracovních aplikací. Strojové učení a umělá inteligence pak mohou předvídat další kroky a nabídnout pomoc.

Zaměstnanec frustrovaný z neefektivních informačních systémů obvykle hledá pomoc od moderních nástrojů pro Pracovní OS. To podporuje růst od virální adopce v týmu až k podnikové implementaci.

Pracovníci očekávaji robustní možnosti reportingu, vizuální dashboardy a úpravy pouhým stisknutím tlačítka.

Kolem jednotlivých řešení Pracovních OS se objevují silné komunity uživatelů a vývojářů a ve velkém sdílejí šablony projektů a související materiály.

Jak zavést Pracovní OS?

Zavedení toho správného Pracovního OS by mělo být opravdu hladké a rychlé. Mezi našimi klienty vidíme většinou následující fáze.

• Fáze 1: Integrujte Pracovní OS s vašimi stávajícími nástroji a řešeními tak, aby se všechny linky setkaly na jednom místě. Tím se odstraní potíže se shromažďováním dat rozptýlených mezi mnoha obchodními aplikacemi. Všechny procesy a pracovní postupy lze poté odstartovat a řídit na jednom místě.
• Fáze 2: Vytvořte pracovní postupy pro své stávající procesy. Pokud své procesy ještě nemáte navržené nebo definované, je to skvělá příležitost. K účasti můžete zapojit všechny své zaměstnance.
• Fáze 3: Lidé jsou jádrem všech skvělých výsledků. Pozvěte své zaměstnance, spolupracovníky, klienty, dodavatele… kohokoli, kdo se podílí na pracovních postupech vaší společnosti. Nebo se alespoň ujistěte, že komunikují s jedním z nástrojů integrovaných do vašeho Pracovního OS. Nezapomeňte na nezbytná školení a dokumentaci toho, jak si představujete, že procesy budou fungovat.
• Fáze 4: Vytvářejte pohledy, řídicí panely (dashboardy) a reporty, které podporují včasné a správné rozhodování podle dostupných informací. Získejte přehled na vysoké úrovni a hloubkové rozbory (drill-down) jednotlivých oddělení a týmů.
• Fáze 5: Automatizujte co nejvíce pracovních postupů. Znovu zapojte všechny lidi a zjistěte možné optimalizace a zvýšení efektivity.

Nyní byste měli být o obrovský skok před konkurencí. Také jste do své organizace přinesli lepší transparentnost a vhled.

Příklady použití Pracovního OS pro řízení týmů

Zde uvádíme několik případů použití Pracovního OS a způsoby, jak můžete ze své každodenní rutiny udělat příjemný zážitek.

Příliš mnoho schůzek a jednání

Problém. Vždy existuje spousta projektů, iniciativ a pracovních skupin. Mezi těmito skupinami existuje obrovská duplikace úsilí a nikdo neví, kdo co dělá. Mnoho času je promarněno na schůzkách o stavu a vytvářením zápisů ze schůzek, abyste poskládali dohromady celkový obraz. Postupem času to vypadá, že kvůli těmto schůzkám neexistuje žádný prostor pro skutečnou práci.

Řešení v podobě Pracovního OS. Lidé pracují a komunikují online v kontextu svých konkrétních pracovních položek. Díky jasně definovanému pracovnímu postupu a sledování stavu každý ví, co má dělat, proč je to důležité a jak to dělat. Stavové schůzky jsou vyloučeny. K dispozici je prostor pro příležitostná rozhodovací setkání s výstupem v podobě akčních kroků.

Příliš mnoho emailů

Problém. Máte pocit, že vaše firma je řízena e-mailem? Zaměstnanci se cítí povinni neustále kontrolovat svou doručenou poštu, což vede k příliš velkému rozptýlení. E-maily nemají žádnou prioritu, neustále se hromadí, nikdy nevíte, na který z nich byste měli odpovědět nebo ne. V průběhu času to vede k otupělosti a e-maily zůstávají ignorovány, což vede ke zhroucení komunikace.

Řešení v podobě Pracovního OS. Komunikace se přesune na chat v aplikaci nebo na jakékoli integrované chatovací řešení. Lidé komunikují přímo v rámci svých konkrétních pracovních položek (dokumenty, obrázky, záznamy klientů atd.). Zpětná vazba je relevantnější a každý ji rád poskytne. Odesílá se také méně e-mailů.

Příliš mnoho aplikací (nedostatečné propojení mezi nimi)

Problém. Všichni známe šílenou frustraci způsobenou shromažďováním dat roztroušených mezi mnoha aplikacemi a jejich vkládáním do tabulek. Až později zjistíte, že se zdroj již změnil, že v tabulce jsou chyby, nebo že postupem času vyrostla natolik, že ji můžete jen vyhodit a začít znovu.

Řešení v podobě Pracovního OS. Všechny nástroje jsou integrovány a data jsou přístupná v Pracovním OS, takže je možné vytvořit jakýkoliv pracovní postup nebo report na jednom místě s dosud nevídanou efektivitou. Rozhodování se provádí na základě aktuálních a okamžitě dostupných informací.

Příliš mnoho nudných manuálních úkolů

Problém. Víme, že počítače jsou dnes velmi silné a chytré. Ano, musíme dělat hloupé vkládání kopií a manipulaci s daty ručně. Což je nudné, frustrující a náchylné k chybám. A to stále znovu a znovu.

Řešení v podobě Pracovního OS. Ruční procesy se snadno automatizují a je více času na uvolnění kreativního potenciálu vašich zaměstnanců.

Přílišné čekání na vyřízení požadavků

Problém. Najímáte ty nejtalentovanější lidi, abyste dosáhli nejlepších možných výsledků. Očekáváte, že přinesou do firmy své skvělé nápady. Ale najednou narazíte na zeď systému požadavků – aby zaměstnanci mohli pokračovat, musí požádat o kus práce od jiného oddělení, které je přístupné pouze prostřednictvím systému požadavků. Nad prioritou požadavku není žádná kontrola, nevíte, komu zavolat. Jen sedíte, čekáte a doufáte v to nejlepší. Nakonec dostanete odpověď a práci doručenou. Ale ne tak docela, není to to, o co jste žádali.

Řešení v podobě Pracovního OS. Díky jedinému centrálnímu pracovnímu nástroji, zvýšené transparentnosti a viditelnosti v Pracovním OS mají zaměstnanci přímý přístup k informacím, které potřebují. Mohou vytvářet ad hoc reporty a využívat své znalosti a odpovědnost k samoobslužnému způsobu práce.

Každý projekt je trochu jiný

Problém. I když opakovaně pracujete pro stejného klienta, každý projekt přináší drobné změny. Takže nemůžete úplně zkopírovat předchozí a jednoduše znovu použít vše, co jste měli. Začínat úplně od začátku také není to pravé. Klient očekává, že výsledky dodáte rychleji, protože je to v podstatě to stejné jako dříve.

Řešení v podobě Pracovního OS. Použijte pracovní procesy z předchozích projektů, podle potřeby je spojte a zavádějte do nich postupné změny. Podle potřeby rozdělte úkoly na dílčí podúkoly. Stále můžete sledovat celkový postup a opakovaně používat co nejvíce.

Vše závisí na jednom člověku, není sdílená odpovědnost

Problém. Pro celou firmu je jedna osoba, která má na starosti konkrétní úkol. Jako sbírání rozpočtových požadavků. Takový člověk to ani nemusí nutně mít jako svoji primární roli, jen chtěl pomoci. Nyní šéf vyžaduje mnoho reportů a odpovědí. Existuje také úzké místo, protože se hromadí příliš mnoho rozpočtových požadavků. Někdy to vypadá jako „hej tati, koupil bys mi to?“. A když je tento člověk na dovolené – stávají se špatné věci.

Řešení v podobě Pracovního OS. Všechny pracovní postupy jsou sdílené a známé. Každý může předložit svoji žádost a mít jasnou představu o dostupném rozpočtu. Reporty jsou připraveny nebo si šéf může snadno vytvořit vlastní (stejně jako kdokoliv jiný k tomu oprávněný). Odpovědnost je sdílená, každému záleží na jeho konkrétní porci, život je opět krásný.

Právě jsme pojmenovali několik hlavních bolestí, které vidíme docela často. Jistě, existuje mnoho dalších, které můžete pomocí vhodného Pracovního OS vyřešit.

Co dál?

Budoucnost již přišla. Aby společnosti získaly (a udržely) konkurenční výhodu, musí být agilnější a komunikativnější než kdy dříve. Digitální adopce tomu hodně pomáhá, protože Pracovní OS je její nedílnou součástí.

Všechna místa v tomto článku, kde jsme zmínili Pracovní OS, můžete snadno nahradit slovem Lumeer. Konečným cílem Lumeera vždy bylo usnadnit řízení týmů, umožnit hladkou spolupráce a příjemnou práci. Jednoduše vyplňte mezeru chybějícího kousku skládačky.

Nejedná se však o poslední krok. Vedení týmu nebo společnosti je navigování se a procházení mezí neustálými změnami.

Jak navrhuje Stowe Boyd ve svém článku, chceme vytvořit celé ekosystémy spolupracujících společností. Tzv. ekosystémové vztahy prostřednictvím správy ekosystémů.

Ale to je o pár kroků napřed. Pro dnešek začněte s tím, že vyzkoušíte Lumeera.