Online schůzky: Strategie pro lepší komunikaci s týmem

Všichni si myslíme, že jsme to pochopili správně. Všichni si myslíme, že naše online schůzky změní svět. Pravdou je, že další 1 miliarda společností to cítí stejně. Síla společného setkání nám umožňuje být inovativnější a pomocí digitálních nástrojů vytváří prostor pro překvapení a emoce.

„Nemůžu se dočkat, až řeknu svým kolegům tento další nápad!“ je motto před velkou schůzkou. Po velké schůzce se motto změní na „Nikdy jsem si nemyslel, že moji myšlenku mohou kolegové uhodnout!“

I přes vzestupy a pády očekávání neočekávaného, se online schůzky stanou novou normou – způsobem komunikace. Někdy osobně, někdy s obrazovkami.

Pokud jde o naši práci, je důležité zůstat vášnivý. Ale také abychom pochopili, že nás digitální komunikace nenahrazuje avatary. Ve skutečnosti to od nás vyžaduje více kreativity a znalostí.

Tipy pro online schůzky

Nejlepší aplikace pro online schůzky úspěšně kombinují prvky videokonferencí, chatu, prezentací nebo sdílení souborů.

Ačkoli jsou základní služby téměř stejné, tyto aplikace od sebe navzájem odlišují malé dětaily. Jako je například zobrazení loga uživatelů nebo uspořádání obrazovky.

Atraktivní design je jedna věc, ale komunikace prostřednictvím tohoto konkrétního designu je věc druhá.

Vybrali jsme několik tipů na organizaci a vedení úspěšných online schůzek na pracovišti. Ty původně doporučil Kevin Kruse. Přepracovali jsme je do současného kontextu.

1. Před schůzkou hledejte informace od účastníků

Udělejte si kontrolní seznam, zapište si jej a poté si pogratulujte! U nás v Lumeerovi chceme být optimističtí ohledně budoucích projektů a také bychom rádi slyšeli hlas našich zaměstnanců. Hledání příspěvků od účastníků je bezpečný nástroj, umožňuje vám nastavit pozadí schůzky.

Zkontrolujte názory zaměstnanců na:

• čas schůzky,
• jaké je hlavní téma,
• co musí připravit a
• hlavní rozhodnutí.

Jedna schůzka by obvykle měla zapouzdřit jeden předmět a neměla by trvat déle než 20–30 minut. Chystáme se něco rozhodnout, ne společně psát román.

Krátký, ale 360​° pohled – to je definice efektivní schůzky z hlediska základního podnikání.

2. Připravte krátkou prezentaci s tématem setkání

Pokud existují témata, která vyžadují vizualizaci, jako jsou grafy, tabulky nebo obrázky, je dobré připravit krátkou prezentaci. Abyste nemluvili jako užitel ve škole – sami, zatímco studenti zůstávají bezradní.

Uveďte význam tématu. 3 nebo 4 perspektivy nutné pro konečné rozhodnutí, něco málo statistik ze společnosti, možná i zpětnou vazba od zákazníků.

Prezentace nemusí být uměleckým dílem. Místo toho musí mít solidní informace a zachytit nejdůležitějších detaily tak, aby každý mohl pochopit váš názor.

Je docela trapné vidět situaci, kdy lidé nepochopili, proč je šéf pozval na konkrétní online schůzku ani po 10 minutách diskuse.

3. Určete všechny účastníky a jejich role

Rozhodněte, kteří lidé se mohou schůzky zúčastnit, a jejich role při rozhodování.

Mnoho odborníků se domnívá, že velký počet lidí sníží šance na dosažení dohody. Především proto, že všechny názory znesnadní nalezení nejlepší možnosti v krátkém časovém období.

A my nenavrhujeme opak. Když jsme na schůzku pozvali pouze 2 lidi, usilujeme spíše o rovnováhu. Získejte všechny lidi, kteří se počítají, a 2 nebo 3 externisty s novými pohledy, kteří ale stále mají vazbu na vaše oddělení.

Příklad: online schůzka pro rozhodnutí o novém logu společnosti.

Účastníci: Generální ředitel, 2 zaměstnanci z marketingového týmu, 2 zaměstnanci z týmu sociálních médií, 1 zaměstnanec z týmu odpovědnosti a 1 zaměstnanec, který je dobře známý svou kreativitou.

Těchto 7 osob je v relativní rovnováze pro dosažení požadovaného výsledku (nové logo společnosti).

Pokud to čas dovolí, vyhledejte externí nápady. Použijte crowdsourcing pro nová loga. Někdy kvalita nápadů vládne nad množstvím nápadů, dokonce i v podnikání.

Nebo pokud je nutné přizvat větší skupinu, je Open Decision Framework (nástroj na otevřené rozhodování) skvělým nástrojem.

4. Představte hlavní téma a konečný cíl

Pokud jste vytvořili (nebo nalezli) prezentaci, která oslovuje veřejnost, předveďte ji.

Díky prezentaci po svém boku se budete cítit sebejistěji, protože podporuje to, co říkáte. Uveďte základní myšlenky, základní statistiky a konečný cíl schůzky.

Nevystavujte vnímané reality ani neexistující čísla, abyste na obrazovce vypadali lépe. Není v zájmu společnosti skrýt vnitřní záležitosti.

Zároveň buďte optimističtí, že práce všech zaměstnanců v blízké budoucnosti zvýší příjmy.

5. Zaměřte se na rozhodnutí, které by mělo být přijato

Vysvětlete účastníkům, jaké nebo jaká rozhodnutí by měla být přijata. Na úrovni správní rady bychom mohli hovořit o rozhodnutích jako:

• partneři vybraní pro budoucí marketingovou kampaň (tzv. značkový obsah),
• nezbytné investice do nového sídla,
• náklady na nábor nového zaměstnance,
• strategie pro zlepšení produktivity zaměstnanců,
• náklady na nákup AI nástrojů,
• platy,
• náklady na přizpůsobená školení,
• geografická expanze společnosti atd.

Na úrovni týmů bychom mohli mluvit o různých rozhodnutích, jako jsou:

• plánování práce, která má být provedena,
• nákup nového vybavení pro kanceláře,
• návrh výzkumných a vývojových nebo marketingových kampaní,
• využití nového nástroje pro interakci s klienty,
• analýza stávajícího pracovního toku a různých šablon ,
• organizování akce na sociálních médiích atd.

Kromě toho objasněte, co toto konkrétní rozhodnutí zahrnuje: náklady a přínosy.

Je přínosem pro společnost a její zaměstnance zůstat na špici konkurence dosažením ziskových a inovativních dohod.

6. Představte hlasovací systém

Systém hlasování pro různá obchodní rozhodnutí, pokud jde o online schůzky, musí být jasný a dostupný všem zúčastněným stranám. Účastníci otevřou sdílený odkazu a demokratickým způsobem vyjádří svůj názor.

Ponechejte prostor dalším možnostem, nikdy nevíte, kdy se mohou objevit báječné nápady.

Vlastní formuláře, jako jsou Google Forms, jsou vhodné pro složitější možnosti, které je třeba později analyzovat.

Nástroje jako Mentimeter nebo Slido jsou vhodné pro každodenní rozhodování a jednoduché prvky z (virtuální) kanceláře.

Hostitel online schůzky může samozřejmě vždy použít klasický přístup „ti, kteří jsou pro, zvedněte ruku“. Je v pořádku, pokud jsou brány v úvahu vstupy účastníků.

7. Po schůzce uveďte odkaz na hlasování

Online schůzky závisí na stavu připojení k internetu. Na rozdíl od fyzických schůzek, na kterých musí být zaměstnanci přítomni, mohou online schůzky přinést neočekávaná překvapení (např. diskuse o novém designu loga a ztráta vedoucího designu uprostřed schůzky kvůli špatnému spojení).

Už se nestresujte! Spolu s prezentací tématu můžete připravit odkaz na hlasovací systém a možnosti pro ty, kteří spojení ztratili. Lidé, kteří se ze schůzky odpojí, mají přístup k odkazům a mohou hlasovat.

Inkluzivita je lekce, kterou se musíme všichni ve společnosti naučit. Dovednosti, které se nepoužívají, se ztrácejí a my nechceme, aby se to stalo.

8. Požádejte o zpětnou vazbu

Lepší komunikace vyžaduje zpětnou vazbu. Zpětná vazba je jádrem inkluzivity, rozmanitosti a růstového myšlení uvnitř společnosti. Jinými slovy, otevřenost pro obvyklou i mimořádnou perspektivu.

Vstup účastníků před online schůzkou končí jejich zpětnou vazbou týkající se skutečné schůzky, uzavřením kruhu.

Pokud jste byli manažerem nebo vedoucím nějakého týmu, nebojte se požádat o zpětnou vazbu:

• Co bylo na schůzce dobré a špatné?
• Co by měl tým udělat v blízké budoucnosti?
• Jak mohou klienti těžit z určitých rozhodnutí?
• Kam lze posílat zprávy?
• Jaké postupy lze dále použít? atd.

Pokud jste součástí týmu, nebojte se poskytnout zpětnou vazbu. Od obecné rady až po možný plán, který může přilákat možné zákazníky.

Osobní příklad týkající se síly zpětné vazby. Byla jsem požádána, abych vytvořil plán článků pro tento blog Lumeera s mými osobními názory a návrhy. Věděla jsem, že v plánu mohu být kreativní, a tak jsem mohla pracovat s větší vášní než dříve. Zpětná vazba je motorem motivace. Další skvělý nápad by mohl vzniknout z vln zpětné vazby.

9. Poděkujte účastníkům za zapojení

Bez jednotných týmů se společnosti jen stěží snaží udržet hlavu vzhůru. Totéž platí pro online schůzky. Ať už zůstanete se všemi účastníky nebo jen s několika z nich, děkujeme za zapojení. Jejich zapojení a jejich dovednosti vytvářely prostředí pro úspěch.

Ocenění tohoto druhu účasti se zdá být malým detailem, zejména ve velkých společnostech, ale je životně důležité.

Říká se: „Ve velkých podnicích je zhodnocení v penězích, v malých firmách je zhodnocení slovy!“.

Finanční i mentální pobídky jsou součástí obchodního cyklu. V krizových dobách je obtížné dosáhnout vytvoření kultury uznání za práci, kterou lidé odvedli. Ale vyplatí se, když zaměstnanci přinášejí zisk prostřednictvím produktů a služeb, které vytvářejí.

Naplánujte svoji příští online schůzku!

Online setkání jsou dnes v módě. Existují však chvíle, kdy jsou vyžadovány fyzické schůzky.

Tady v Lumeerovi věříme, že udržení toho nejlepšího z obou světů je klíčem k větší soudržnosti uvnitř týmu.

Z širšího pohledu by online schůzky neměly být trestem. Musí to být pravý opak – příležitost budovat synergie kolem skvělých nápadů, emocí, individualit. Příležitost vybudovat energii podporující podnikání.

Vytvořte si svůj online plán schůzek a hlasovací systém v Lumeerovi ještě dnes!