Použijte technologii ke zlepšení produktivity týmu: Tipy pro úspěšný rok 2021

Avatar
Laura Baciu

Týmová produktivita je důležitým aspektem pro všechny podniky. Někdy se zdá snadné zvýšit produktivitu. Někdy vás bolí hlava, jen když přemýšlíte o plánování strategie pro zvýšení produktivity.

Jednou z užitečných metod je plout s proudem nových technologií. Dnes Vám přinášíme 9 tipů (převzato z knihy 15 tajemství úspěšných lidí ví o správě času od Kevina Kruse ).

Týmová produktivita – klíč k úspěchu 

Téměř všechny společnosti tvrdí, že produktivita je klíčem k úspěchu. Být produktivní znamená využívat správné množství práce se správným množstvím zdrojů k dosažení požadovaného zisku. Teoreticky to zní jako snadno. 

Musíte si naplánovat práci zaměstnanců a zdroje, abyste dosáhli co nejvyššího zisku. A zisk se nepřenáší jen na peníze. Můžeme také hovořit o vysokém počtu návštěvníků, uživatelů a klientů, zvýšené strategické viditelnosti, uznání v daném odvětví atd. 

Týmová produktivita není jen otázkou plánování a jednání 

Je třeba vzít v úvahu ještě 3 další věci:

  1. Komunikace – členové týmu musí denně komunikovat, rozumět vzájemným požadavkům a vytvářet smysluplné zprávy, které řídí celou práci
  2. Odpovědnost – členové týmu musí velmi dobře znát své odpovědnosti a rozumět důsledkům své práce
  3. Dovednosti – členové týmu musí mít dovednosti požadované pro danou konkrétní pozici a musí své dovednosti sladit s typem práce a cílem práce. 

Pozdravte svoji novou učitelku, paní Technologii

Je čas zjistit, jak mohou být technologie užitečné pro zvýšení produktivity týmu. Musíme předpokládat, že technologie je vaším novým učitelem.

Nepoužívejte technologii se strachem nebo nedostatkem zvědavosti. Používejte technologii, jako byste objevovali vzrušující hračku jako dítě. Dívejte se technologii očima začátečníka a se znalostmi profesionála.

Pracovní místa se samozřejmě mohou stát stresujícím prostředím, kde učení není pro den nejvyšší prioritou. V procesu dodávání produktů je však učení stavebním kamenem produktivity. Pokud je to možné, nejlepší je učení se praxí. 

Tipy, jak vyhrát závod produktivity 2021 s Lumeerem

technické nástroje zvýšily produktivitu
Technologie odemyká produktivitu, zdroj McKinsey

Následujících 9 tipů, jak pomocí technologie zvýšit produktivitu týmu, jsou jednoduché strategie, které všichni zaměstnanci snadno pochopí. Pokud jsou používány systematicky, vedou ke komplexnímu úspěchu.

Otevřete si poznámkový blok a začněte objevovat po boku své nového učitelky.  

1. Používejte roční digitální kalendář pro nejdůležitější cíle a úkoly společnosti

Nejdříve si vytvořte roční digitální kalendář pro nejdůležitější cíle a úkoly společnosti. Tímto způsobem bude každý od začátku vědět, jaké jsou cíle každého oddělení a úkoly, které pomáhají dosáhnout těchto cílů.

Největší množství zdrojů bude směřováno na nejsložitější a časově nejnáročnější úkoly, a tím se významně zvýší kapacita přizpůsobit se změnám. 

Jak se zvyšuje produktivita týmu: 

  • objasnění cílů týmu
  • shromažďování informací pro další rozhodnutí
  • transparentnost úprav provedených zaměstnanci 
  • zlepšení komunikačního toku. 

2. Pomocí digitálních nástrojů naplánujte schůzky 

šťastná produktivita zaměstnanců
Zdroj: Good Co.

Život uvnitř společnosti je hektický. Schůzky se mohou stát velkou bolestí hlavy. Ať už mluvíme o online nebo offline schůzkách, nastavení schůzek pro všechny zaneprázdněné zaměstnance se při používání digitálního nástroje pravděpodobně stane snadnějším úkolem. Nástroj musí mít několik funkcí:

  • přidání jmen a e-mailů pracovníků,
  • přidání času a místa schůzky,
  • doplnění předmětu schůzky,
  • hlasovací systém, 
  • možnost přijmout nebo odmítnout pozvánky.

Každé setkání by mělo mít jasný cíl a jasný výstup, který musí být vytvořen pro daný den / týden / měsíc.

Jak se zvyšuje produktivita týmu: 

  • zkrácení času pro nastavení všech podrobností schůzky, 
  • dostat se k základní otázce každého setkání, abychom dosáhli správného rozhodnutí , 
  • vedení zápisu ze schůzky ze všech schůzek a odkazování na tyto informace pro budoucí akce.

3. Použijte vyhledávač pro základní otázky 

Společnosti nejsou encyklopedie, ale Google ano. Pokud ne úplná encyklopedie, alespoň toho hodně ví.

Týmy mají při své každodenní práci řadu otázky. U základních otázek může vyhledávač udělat velmi dobrou službu.

Poskytněte svým zaměstnancům svobodu hledat odpověď, když odpověď hned nepřichází. Hledání konkrétní odpovědi z velkého množství informací je také dovednost, která se v dnešním světě velkých dat počítá .

Jak se zvyšuje produktivita týmu: 

  • získání různých odpovědí v krátkém čase, které by mohly být použity při každodenních činnostech, 
  • naučení se vyhledávat a třídit informace, 
  • používání rychlých tipů pro neočekávané situace. 

4. Použijte e-mailovou automatickou odpověď mimo kancelář 

E-maily jsou velmi běžné pro komunikaci v rámci oddělení nebo mezi nimi. Odpovědět na všechny e-maily může být časově náročný úkol.

Když jsou úkoly doručovány prostřednictvím e-mailů místo softwaru pro správu projektů, bude to jistě těžší. Práce s automatickou odpovědí na e-mail, pokud jste mimo kancelář, vám usnadní práci.

Nastavte zprávu pro všechny příjemce, kteří jsou způsobilí pro příjem tohoto typu informací. Mezitím se budete moci soustředit na nejnaléhavější úkoly.

Jak se zvyšuje produktivita týmu:

  • zkrácení času stráveného ověřováním a odpovědí na e-maily,
  • péče o otázky nejvyšší priority,
  • zlepšení komunikačního toku. 

5. Použijte 2 digitální kalendáře: jeden pro práci a druhý pro osobní život 

Zaměstnanci se snaží udržet rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. V těchto dnech pandemie ovlivnila život všech pracovníků. Mnoho lidí musí pracovat z domova. Říká se, že profesionální život by neměl zasahovat do soukromého života.

Kalendáře nejsou výjimkou. Zkuste vytvořit a používat 2 online kalendáře: jeden pro práci a druhý pro osobní záležitosti. Zaměstnanci s hektickým rozvrhem v soukromém životě mají často tendenci mít nižší úroveň produktivity. Stává se to proto, že jejich mysl se soustředí na mnoho věcí, místo aby se soustředila pouze na aktuální a naléhavé úkoly.

Jak se zvyšuje produktivita týmu:

  • jasné rozdíly mezi prací a volným časem,
  • se zaměřením na důležité aspekty uvnitř společnosti,
  • stanovení priorit pro soukromý i pracovní život. 

6. Používejte aplikace pro vizuální spolupráci

týmový výkonový model
Team Performance Model, zdroj: Lard Bucket

Týmy, které jsou součástí  4. průmyslové revoluce jsou známé pro jejich použití vizuálních nástrojů pro spolupráci.

Někdy týmy tráví na řešení úkolů více času, než plánovaly, a ztratily se. Jednotlivci mají svůj cit pro řešení úkolů a tempo s jakým pracují.

Ne všechny aplikace pro spolupráci zvyšují produktivitu týmové práce. Je zásadní těžit z jasných funkcí, jednoduchého a intuitivního rozhraní, možnosti prohlížet, odesílat a upravovat všechny druhy materiálů, hlásit chyby a přijímat pomoc v krátkém čase.

Jak se zvyšuje produktivita týmu:

  • zkrácení času na shromažďování informací od všech účastníků na jednom místě,
  • zvyšování kvality řešení poskytovaných zaměstnanci,
  • získání rozhodnutí snadnějším způsobem,
  • odhalování chyb a nedostatků v každodenních činnostech s pomocí dalších členů týmu. 

7. Použijte nástroj pro správu projektů 

Většina společností je zvyklá používat různé nástroje pro řízení projektů. Obzvláště výkonné jsou nástroje, které jsou flexibilní a snadno přizpůsobitelné .

Kvalita těchto nástrojů ovlivňuje práci společností. Aplikace pro řízení projektů obsahují složitější funkce. Zároveň vyžadují složitější balíčky informací. Nástroje pro správu projektů poskytují data nezbytná pro vytváření nejlepších možných produktů. 

Jak se zvyšuje produktivita týmu:

  • zkrácení času pro plánování akcí členů týmu,
  • porozumění potřebám zákazníků, kteří kupují produkt vytvořený konkrétním projektem,
  • sledování změn a výkonu každodenních činností,
  • zlepšení komunikačního toku. 

8. Použijte videokonference pro vzdálené pracovníky  

Globalizace změnila společnosti z fyzických na cloudové. Rigidní výrobní jednotky se proměnily v nadnárodní centra inovací.

Z tohoto druhu transformace těží stále více ekonomik. V této souvislosti se ve společnostech objevují zaměstnanci z různých geografických a kulturních prostředí.

Při jednání se vzdálenými pracovníky by pro ně společnosti měly stanovit jasnou strategii. Užitečným tipem je používání videokonferencí pro vzdálené pracovníky. Vytvořte krátká a účelná setkání s digitálními nomády. Nechte dostatek času na skutečnou práci, která přináší cíl.

Jak se zvyšuje produktivita týmu:

  • snížení potřeby schůzek v sídle společnosti,
  • zkrácení času pro shromažďování informací od vzdálených pracovníků,
  • vytváření smysluplné interakce s těmito zaměstnanci,
  • zvýšení jejich zapojení do týmu,
  • zlepšení komunikačního toku. 

9. Dělejte si domácí úkoly: Týden zkoumání nových aplikací a nástrojů

Křivka vývoje týmu
Team Evolution Curve, zdroj: Workshop Bank

Budování týmu je klasická metoda zkoumání toho, jak se zaměstnanci spojují. To ale neznamená, že nemůžeme transformovat klasickou cestu na futuristickou.

Nabízíme jedno konkrétní cvičení: týden zkoumání nových aplikací a nástrojů, které zvyšují produktivitu týmu. Je to ekvivalent pro jeden týden rychlého tempa v inkubátoru/akcelerátoru. Nechte členy týmu, aby si vzali jeden týden a využili jej k prozkoumávání nových aplikací, nástrojů a řešení pro jejich efektivnější práci.

Touha po objevování je zakořeněna ve všech lidech. Může být užitečná pro narušení každodenních, těžkých a někdy nudných činností.

Když zaměstnanci zažijí tento druh posunu, jejich produktivita se zvýší, protože inovace, experimentování a zvědavost jsou důležitým palivem při poskytování úspěšných produktů. 

Pamatujte – technologie je nástroj, ne konečný cíl 

Téměř všechny týmy jsou přitahovány technologie. Toho lze použít ke sledování každé jednotlivé akce společnosti a ke zvýšení produktivity.

S technologií společnost vytváří modely, které snižují neefektivní oblasti, tření, negativní účinky a předpovídají vlastnosti dokonalého produktu. 360° přístup a kontrola mohou být konečným přáním firmy.

Technologie by však měla zůstat prostředkem k dosažení cílů, nikoli se stát samotným cíl. 

Jak může Lumeer pomoci? 

Lumeer je nástroj pro řízení projektů určený zejména pro malé a střední podniky. Lumeer integruje funkce digitálního kalendáře, sledování úkolů a vizuálního nástroje pro spolupráci pod jednu kapotu.

Lumeer je flexibilní, intuitivní a má velmi pěkné uživatelské rozhraní. Vytvořte si bezplatný účet a vyzkoušejte Lumeera sami!

K dispozici jsou šablony pro uplatnění nejdůležitějších strategií uvedených v článku:

Závod o produktivitu bude pokračovat i v roce 2021. Jsme tu, abychom poháněli Vaše motory a pomohli Vám se správnými zdroji. 

Už odcházíte? Záruka úspory 1 dne každý týden!

Analyzovali jsme čas ušetřený těmi, co už používají Lumeera. Získejte 52 dnů zpět každý rok!

Přihlašte se k odběru novinek a zjistěte, jak na to!

Stisknutím tlačítka Přihlásit souhlasíte s obchodními podmínkami.

Chráněno pomocí reCAPTCHA. Platí Google Ochrana soukromí a Podmínky použití.