Jak pozvat návštěvníka do projektu?

Při řízení projektů často potřebujeme do projektu pozvat dočasného návštěvníka – spolupracovníka, kontraktora, brigádníka, protože chceme sledovat jejich práci a postup.

Na druhou stranu však nechceme prozradit náš tajný recept – informace o projektu, jak projekt vedeme, s kým spolupracujeme, jaké jsou náklady apod.

Teď můžete mít v hlavě nápad na vytvoření šablony v tabulkovém editoru jako Microsoft Excel nebo Google Sheeets. Že byste ji kontraktorům rozeslali a pak dali všechny informace zase pěkně dohromady.

STOP! Je tu mnohem jednodušší a efektivnější cesta!

Naštěstí máme na pomoc Lumeera. S jeho přesným řízením přístupu a standardní politikou „nulového sdílení“ (nikdo nic nevidí) nám dává možnost sdílet jen nezbytné minimum informací.

Přidání návštěvníka je díky tomu skutečně snadné a týmová práce může probíhat bez zbytečných překážek.

Přidání návštěvníka

V Lumeerovi si můžeme snadno vytvořit hierarchickou (stromovou) strukturu všech zaměstnanců a kontraktorů za pomoci položky Odsadit z kontextové nabídky.

Abychom provázali zaměstnance s jejich uživatelskými účty v Lumeerovi, přidáme sloupeček E-mail a nastavíme Typ atributu na Uživatele.

Nyní můžeme zadat e-mailové adresy uživatelů, s čímž nám Lumeer pomůže.

Nyní do projektu pozveme kontraktora (jehož e-mail je demo+1@lumeerio.com). Použijeme zelené tlačítko Pozvat v pravém horním rohu. Nemusíme se obávat, že by tento uživatel získal přístup ke všemu v našem projektu (vzpomeňte si na standardní politiku „nulového sdílení“).

Tento nový uživatel se nyní může přihlásit, ale nic neuvidí. Připravme pro něj pohled na projektové informace, se kterým bude moci pracovat.

Musíme vyfiltrovat viditelné řádky podle právě přihlášeného uživatele. K tomu použijeme filtr ve vyhledávacím poli v horní části obrazovky.

Pohled můžeme s kontraktorem sdílet pomocí tlačítka Sdílet vedle názvu pohledu. Povolíme návštěvníkovi číst a zapisovat údaje v pohledu.

Když se kontraktor přihlásí do Lumeera, může vidět jen tento jeden pohled a údaje relevantní k jeho práci.

Kontraktor může nyní bezpečně vidět, upravovat a přidávat údaje o práci na svých úkolech. My můžeme tyto vstupy použít v našich reportech.

Závěr

Můžeme snadno spolupracovat s externisty, aniž bychom měli strach, že uniknou jakékoliv citlivé údaje nebo naše know-how. Navíc, pokud si uložíte svoje údaje do Lumeera, máte vše v souladu s GDPR.