10 tipů jak používat Slack efektivně k práci (nejen) z domu

Proč používat Slack (nebo podobný nástroj)? Dnešní svět je velmi rychlý. A konkurence nikdy nespí. Je naprosto nezbytné používat nástroje k získání konkurenční výhody. Obzvláště, když se jedná o něco tak jednoduchého, jako komunikační nástroj typu Slack, Mattermost, Google Chat atd. Pojďme se podívat na ten nejpopulárnější. Jak používat Slack?

Představení Slacku

K dispozici také jako prezentace

Přihlašte se k odběru novinek a získejte zdarma prezentaci Jak používat Slack efektivně k práci (nejen) z domu!

Jak používat Slack efektivně?

Vytvořili jsme naši aplikaci (Lumeer) s týmem, který pracoval jen a jen na dálku. Používali jsme Slack od prvního dne. Přinášíme vám naši několikaletou zkušenost z první ruky. Prošli jsme také mnoho dostupných zdrojů (články, tipy, návody, videa) a pečlivě jsme z nich vybrali jen to nejlepší na téma jak používat Slack co nejefektivněji.

Nemusíte si tedy sami znovu procházet všemi obtížemi, nebo si dělat vlastní průzkum. Zde je pro vás seznam doporučení:

#1 Vytvořte virtuální kancelář pomocí kanálů

Pokud právě sedíte doma, nebo ve svojí oblíbené kavárně, mohlo by se vám hodit nějaké virtuální místo, kde byste se zorientovali, našli vše potřebné, potkali své kolegy.

V kanceláři můžete jednoduše zaskočit za sousedním týmem, mít jednání z zasedací místnosti, nebo se potkat s kolegou na chodbě nebo v kuchyňce.

Vytvořme si tato místa ve virtuálním světě.

Přesně k tomu totiž slouží ve Slacku tzv. kanály (angl. channel). Kanál může být veřejný, soukromý, jen pro vybranou skupinu… Soustřeďme se teď ale na ty veřejné:

1. Nejdříve si vytvoříme kanály pro každý projekt zvlášť (např. #proj-spusteni-2020). Zde se potkají různé týmy spolupracující na daném projektu. Do tohoto kanálu přesuneme všechny novinky, poznámky z jednání, diskuze, soubory, zpětnou vazbu, zkátka cokoliv. Informace tak budou centralizované a ihned po ruce [Slack].
2. Vytvoříme týmové kanály (např. #tym-marketing). Ty budeme využívat pro týmové diskuze, abychom zůstali ve spojení celý den. Důležité rozpracované soubory a složky je možné tzv. připíchnout navrch kanálu a budou vždy k dispozici.
3. Podle velikosti vašeho týmu, nebo firmy můžete použít týmové kanály také k pořádání vašich každodenních ranních porad (stand-ups). Případně je možné vytvořit si zvláštní kanál na koordinaci celé firmy (např. #koordinace).
4. Vytvořte kanály pro specifické události a úkoly (např. #udalost-valna-hromada-kve20, #revize-prodeje-kve20). Tyto kanály typicky existují po krátkou dobu a na konci události jsou archivovány.
5. Vytvořte kanály, kde mohou lidé najít specifickou pomoc (např. #pomoc-finance, #pomoc-it). Zajistěte, že na těchto kanálech bude vždy někdo ve službě připravený odpovědět v rozumném čase.
6. Vytvořte kanály pro nepracovní a volnočasové aktivity, kde mohou lidé interagovat jako na chodbě nebo v kuchyňce (např. #chodba-nej-pizzas). Dejte si ovšem pozor, abyste přitom neohrozili efektivitu (viz níže).
7. Vytvořte všeobecné kanály (např. #oznameni) pro všechny kategorie oznánemí. Takové kanály nebývají používány tak často a většinou do nich mohou psát jen správci dané kategorie.

Rozdělování komunikace podle obashu je jedna z cest, jak používat Slack efektivně a udržovat jasný cíl.

#2 Pojmenujte kanály podle významu

Všimli jste si v předchozí části, jak jsme používaly předpony u názvů kanálů?

Vhodná struktura pojmenování kanálů pomáhá jejich snadnému vyhledávání. Je tako možné ihned rozpoznat, jakému tématu se daný kanál věnuje a posoudit tak relevanci pro váš konkrétní dotaz nebo příspěvek.

#3 Sdílejte s týmem svoji dostupnost

Být neustále online není vůbec zdravé. Pracovat více než 40 hodin týdně zvyšuje pravděpodobnost vzniku depresí až dvojnásobně.

Slack pomáhá lidem se více propojit, ale někdy to může být až příliš. Mnoho lidí pracujících na dálků uvádí, že mají potíže se odpojit po pracovní době a správně tak řídit rovnováhu mezi prací a osobním životem.

Jak používat Slack, aby vaši kolegové věděli, jestli jste právě k dispozici? Jednoduše nastavte svůj status a řekněte svým spolupracovníkům, zda právě tvrdě pracujete a plně se soustředíte, jste na schůzce, nebo jste šli na procházku nebo cvičení a jste mimo obrzovku/klávesnici.

Můžete také načasovat automatické odstranění stavu.

Můžete používat následující zkratky, abyste jednoduše dali najevo váš stav.

#4 Používejte veřejné kanály a vlákna

Studie ukazují, že více než polovina lidí pracujících na dálku se cítí odloučení od kolegů a firmy. Je naprosto nezbytné udržovat všechny zapojené a v obraze. Bez fyzické přítomnosti je to mnohem těžší.

Náš tým tímto trochu trpěl. V jednu chvíli jsme zjistili, že téměř veškerá komunikace probíhá v soukromých kanálech a ty veřejné jsou úplně tiché a bez známek života. Ti kolegové, kteří nejsou příliš mluvní, byli najednou v zemi nikoho.

Zlaté pravidlo je vést diskuze (pokud nejsou čistě soukromé) ve veřejných kanálech, jak je to jen možné. Používejte vlákna na organizování jednotlivých témat v kanálech, aby se témata mezi sebou nemíchala.

#5 Zbavte se notifikačního šumu

Nyní, když víme, jak používat Slack pro plynulý tok informací, je čas tento tok trochu omezit. Slack je nástrojem produktivity, ale také nám umí čas vzít.

Se starým dobrým e-mailem můžete pracovat v dávkách. E-mail byl asynchronní. Zprávy se hromadí, dokud nezačnete odpovídat.

Slack je vysoce synchronní a neustále žádá vaši pozornost. Velké množství zpráv, které dostáváte během dne, je většinou užitečné, ale ve výsledku neustále přerušují to, co právě děláte – vytrhnou vás ze soustředění.

Podle průzkumů trvá v průměru 23 minut a 15 vteřin dostat se zpět do soutředění, pokud vás někdo vyruší. Potvruje to celá řada studijí. Vyrušení vás tedy nestojí jen samotný čas, který toto vyrušení trvá. Psychicky vás vykolejí vás i na další půlhodinu potom.

Řešení je naštěstí velmi jednoduché. Nastavte si notifikace tak, abyste dostávali jen přímé zprávy, když vás někdo zmíní, nebo když někdo použije vaše klíčové slovo.

Nastavte si tajné klíčové slovo, které zná jen váš tým (a další potřební lidé). Použití tohoto klíčového slova vám pošle notifikaci, i když je máte vypnuté. Samozřejmě by jej všichni měli používat, jen když je to naprosto nezbytné.

Používejte také položku @Mentions & reactions, abyste získali rychlý přehled toho, co čeká na vaše vyřízení. Je to další způsob jak používat Slack tak, abyste nebyli příliš vyrušovaní a mohli se soustředit.

#6 Používejte seznam účastníků

Jedná se o méně používanou funkci, ale může poskytnout velkou hodnotu. Pokud ji použijete před kontaktováním lidí, budete považováni za ohleduplnější k jejich soukromí.

Pokud chcete někoho kontaktovat a očekáváte okamžitou odpověď, je rozumné použít seznam členů kanálu předem, abyste zjistili, zda jsou lidé online nebo jaký je jejich stav. To nám může pomoci určit, zda má smysl v tom okamžiku zprávu psát.

V jejich popisku můžete také najít nějaké zajímavosti jako téma pro soukromou diskusi.

#7 Používejte upomínky

Existuje spousta případů, kdy dostanete zprávu, o které víte, že ji chcete řešit, ale prostě nemáte čas. Naštěstí vám Slack umožňuje nastavit připomenutí a v budoucnu vás na tuto zprávu upozorní. Stačí kliknout na tři tečky vedle jakékoli zprávy a požádat Slack, aby vám ji „připomněl“ [Inc].

To vám pomůže lépe si zorganizovat váš čas. Doporučujeme používat buď Eisenhowerovu metodu nebo Řízení energie.

#8 Propojte se

Jak používat Slack k udržení spojení s vaším týmem? Doporučujeme často používat vestavěné funkce videa a volání. Ačkoli slavný vzorec Alberta Mehrabiana (7-38-55) je velmi často nesprávně interpretován, nemění to skutečnost, že slova jsou jen jedním ze tří prvků komunikace (tón a řeč těla jsou další dva).

Video může snadno a rychle objasnit jakékoli nedorozumění. Navíc jsou lidé obvykle přátelštější, když jednají s někým tváří v tvář.

Také si udělejte čas na oslavu úspěchu. Je to jedna z hlavních částí udržování motivace lidí. Může být také implementována do vašeho procesu průběžného zlepšování.

Přemýšlejte o způsobech, jak zapojit celý tým. Můžete si s clým týmem připít i online přes video. Každý si může přinést své oblíbené jídlo nebo pití a říct ostatním jeho původ a popsat jeho vůni a chuť.

Manažeři by měli věnovat zvláštní pozornost jejich oznamovacím a diskusním kanálům, protože vám budou chybět rozhovory v kuchyňce a na chodbě.

Doporučujeme také nepřeskakovat organizační strukturu. Mohlo by to mít velmi nepříznivý dopad manažery, kteří jsou vašimi podřízenými. Budou se cítit vynecháni nebo dokonce ještě hůř – nekompetentní. Jejich podřízení zase budou zmateni tím, kdo stanovuje cíle a úkoly.

#9 Podívejte se na ostatní aplikace a integrace

Čím méně potřebujete přepínt pozornost (kontextu), tím více se můžete soustředit a být produktivnější. Vyvarujte se neustálého přechodu mezi aplikacemi a v plné míře používejte integraci aplikací a automatizace ve Slacku

Obzvláště populární a užitečné jsou integrace pro ukládání souborů (Disk Google, Dropbox, Microsoft OneDrive), kalendáře (Google Calendar, Outlook Calendar) a schůzky (Zoom, Google Meet, Cisco Webex).

Pro skutečně vysokou produktivitu je vhodné mít tři typy systému evidence informací (Smartsheet nabízí přímé stažení tohoto reportu):

• systém evidence zákazníků (CRM) – integrujte Slack s HubSpot CRM, Zoho CRM, Lumeer CRM,
• systém evidence financí (ERP) – integrujte Slack se SAP, InFocus, SalesForce ERP,
• systém evidence operativy – nástroje pro spolupráci. evidenci a řízení projektů jako Asana, Trello, Jira, Todoist, Monday.com, nebo Lumeer.

Abyste udrželi týmového ducha a motivaci, doporučujeme podívat se na některé integrace v kategorii HR&Team Culture.

#10 Nezapomeňte na email

Neptejte se jestli Slack nebo e-mail – přemýšlejte způsobem Slack+e-mail. Na marketingové konferenci HubSpot Inbound v Bostonu učinil Butterfield přiznání. Jeho plný citát odhaluje, co si Butterfield, generální ředitel společnosti, „která zabila e-mail“, opravdu myslí o e-mailu a jeho budoucnosti: „E-mail s námi pravděpodobně bude ještě dalších 30-40 000 let nebo tak něco. Je těžké si představit, že by jen tak zmizel, protože pro nás nyní plní mnoho rolí. Je to centralizovaný systém pro resetování všech našich hesel. Je to místo, kde dostáváme všechna vyúčtování a transakce. Je to způsob, jak může kdokoli na světě poslat někomu jinému zprávu. Je velmi užitečný.“

Ačkoli většina vaší komunikace probíhá ve stylu chatu, stále existují dobré důvody k odeslání starého dobrého e-mailu.

Závěr

Vytvořte si vaši vlastní firemní příručku Jak používat Slack se všemi pravidly a doporučeními. Můžete uvést předpony názvů kanálů, kanály pro oznamování, pravidla, kdy používat chat a kdy email apod.

Každá firma má jiné potřeby a zkrátka neexistuje jedna univerzální velikost pro všechny.

Doufáme, že si užijete se Slackem stejnou efektivitu, jaké dosahujeme my. Teď, když už máte komunikaci vyřešenou, je čas zamyslet se, jak budete evidovat svoje projekty.