Jak by měl vypadat plán na řízení projektu v době pandemie?

Avatar
Jemimah Rodrigues

Po vypuknutí COVID-19 se tvorba plánů na řízení projektů stala pro mnoho podniků, ať už malých, středních nebo velkých, náročnou. Hlavním důvodem je, že zaměstnanci dostali pověření pracovat na dálku. Dělají to však bez předběžných opatření, jako je školení na software, dostupnost zařízení, připojení k internetu atd.

Tato situace se zdála být náročnější pro společnosti s tisíci zaměstnanci pracujícími na velkých projektech a portfoliích. Negativní dopad způsobený touto situací však mohl být minimalizován. Jen za použití nejlepšího softwaru pro plánování projektů a provádění správných metodik.

V kontextu této pandemické situace, kdy je váš tým geograficky rozšířen a převládají nejistoty, můžete narazit na mnoho problémů s plánováním projektu, se kterými se musíte vypořádat. Navíc být součástí projektu, který nevyšel podle plánu, je docela frustrující.

Neúspěšný plán na řízení projektu je jen ztráta času a zdrojů. Tento článek je zde, aby vám pomohl s několika cennými informacemi. Tyto informace vám pomohou vytvořit úspěšné plány na řízení projektu v době pandemie. Umožní vám získat důvěru všech zúčastněných stran a dosáhnout požadovaných obchodních cílů.

Co je to plán na řízení projektu?

Plán na řízení projektu je podrobný popis toho, jak bude projekt spuštěn, řízen, monitorován a kontrolován, dokud není dosaženo cíle.

Nastiňuje cíle, rozsah a odhadované náklady projektu. Jeho cílem je usnadnit projektovému týmu, manažerům a zúčastněným stranám zjistit problémy s projektem. Rovněž tyto problémy včas řeší, optimálně alokuje zdroje, přesně spravuje úkoly a nakonec úspěšně dokončí projekt.

Význam plánu na řízení projektu

Tím, že se nepřipravíte, se připravujete na neúspěch.

Benjamin Franklin, zakladatel Spojených států

K zefektivnění celého procesu řízení projektu je zapotřebí správný plán, který zahrnuje zajištění zdrojů a finančních prostředků potřebných k úspěšnému dokončení projektu bez jakýchkoli překážek a plýtvání časem a penězi.

Plán na řízení projektu je nezbytný k identifikaci rizik, kontrole nákladů a alokaci zdrojů nejlepším možným způsobem. Tento plán pojednává o nejkritičtějších omezeních projektu, jako je čas, rozsah a náklady spojené s procesem.

Plán na řízení projektu také obsahuje plán zmírnění, aby se minimalizovaly nebo odstranily negativní dopady, které pravděpodobně způsobí potenciální rizika. Pomáhá také efektivně řídit tým pracující na projektu a pomáhá jim zlepšovat jejich výkon a produktivitu.

Co je při plánování projektů v pandemické situaci odlišné?

Pandemické události mohou mít několik negativních důsledků pro projekt, který není plánován podle jeho klíčových rizikových faktorů.

Jelikož pandemie může začít v konkrétním regionu a poté se rychle rozšířit do celého světa, jsou výzvy vážnější než v situacích, jako jsou přírodní katastrofy.

Kromě používání špičkového softwaru pro sledování projektů je zde několik dalších kroků pro projektové manažery a vedoucí, které je třeba vzít v úvahu při přípravě plánů řízení projektu.

#1 Upřednostňování potřeb zaměstnanců

Během pandemie většina vašich zaměstnanců pracuje ze svých domovů. Proto je nutné poskytnout jim zařízení a technickou podporu, kterou mohou vyžadovat při práci na různých úkolech projektu.

Váš plán na řízení projektu by měl zahrnovat náklady a čas, který tento proces zahrnuje.

Mnoho vašich zaměstnanců navíc může procházet vážnými dopady pandemie na zdraví. V takové situaci budete muset prodloužit termíny projektů. Proto musíte tento aspekt zohlednit také při vytváření plánu na řízení projektu.

#2 Vylepšení komunikace

Zajištění včasné komunikace celého týmu spolupracujícího na projektu je velmi důležité. Včasná komunikace je klíčem k úspěchu projektu. Abyste to zajistili, musíte naplánovat časté virtuální schůzky.

To vám pomůže vyřešit problémy, se kterými se vaši zaměstnanci mohou potýkat v souvislosti s úkoly projektu, a zajistí bezproblémový pracovní tok.

#3 Hodnocení rizik

Během pandemie mohou existovat vysoké šance na problémy s dodávkami produktů, selhání technologie, nedostupnost zdrojů atd. Identifikace těchto rizik a jejich zmírnění v samotné fázi plánování může vaši firmu zachránit před finančními ztrátami.

Do svého plánu na řízení projektu musíte zavést některé činnosti brainstormingu, které umožní vašemu týmu posoudit rizika, která byste měli zvážit.

# 4 Vylepšení zásad

Během pandemií musí majitelé firem zlepšit své zásady odolnosti. Některé pravidelné strategie, jako je přesun zaměstnanců nebo jejich odesílání na místa pro plnění úkolů na místě, nemusí být možné.

Kromě toho omezení zdrojů, infrastruktury nebo komunikačních zařízení může také představovat výzvy pro úspěšné dokončení projektů. V této pandemické situaci musí společnosti zlepšit své politiky týkající se najímání zaměstnanců, smluv, dodavatelů atd., aby překonaly bariéry a podle toho navrhly své projektové plány.

#5 Nejistota v nákladech

Pandemická situace může vést k mnoha neočekávaným výdajům, jako je sanitace pracovního prostoru, poskytování zdravotnických zařízení a kompenzace zaměstnancům, platby za zaměstnance poslané do karantény atd. Všechny tyto výdaje mohou být součtem nákladů projektu. Váš projektový plán by tedy měl tyto náklady zahrnovat, abyste získali přesné výsledky.

Jak může software pro řízení projektů pomoci při plánování projektů během pandemické situace?

Už je to více než rok, co svět bojuje s ekonomickými důsledky způsobenými pandemií COVID-19. Nyní je nejvyšší čas, aby společnosti své projekty přesně naplánovaly.

Potřebují to, aby překonali ztráty a zajistili přežití a růst svého podnikání. Pokoušet se o to všechno pomocí tabulek nebo sdílených dokumentů může být zdrcující, neefektivní a velmi náchylné k chybám.

Podle nedávné zprávy používá software pro řízení projektů pouze 1 ze 4 organizací. V důsledku toho 54% organizací není schopno sledovat KPI v reálném čase.

V tak náročných časech nelze riskovat dodržování nepřesného plánu na řízení projektu. To může vést k selhání projektu, demotivaci zaměstnanců, nespokojenosti klientů a v konečném důsledku k obrovské finanční ztrátě.

Je tedy nejvyšší čas nasadit robustní systém plánování projektového řízení. Jedině to vám zaručí úspěch vašich projektů. Pokud jste tak ještě neučinili…

Už odcházíte? Záruka úspory 1 dne každý týden!

Analyzovali jsme čas ušetřený těmi, co už používají Lumeera. Získejte 52 dnů zpět každý rok!

Přihlašte se k odběru novinek a zjistěte, jak na to!

Stisknutím tlačítka Přihlásit souhlasíte s obchodními podmínkami.

Chráněno pomocí reCAPTCHA. Platí Google Ochrana soukromí a Podmínky použití.