Důvody, které dělají Ganttův diagram (ne)ocenitelným pomocníkem

Ganttův diagram nebo také časové osy. Univerzální věc, kterou musí znát každý, kdo se alespoň vzdáleně věnoval projektovému managamentu.

V této oblasti se stávají cenným nástrojem, pomocí kterého lze plánovat nové projekty a udržet si nad nimi výjimečně dobrý přehled.

Není proto divu, že se v současnosti jedná o jeden z nejpopulárnějších fíglů v rukávu každého správného projekťáka.

O co se vlastně jedná? O horizontální sloupec v podobě grafu, který slouží k zaznamenávání a ilustraci časového vývoje Vašeho projektu, programu, nebo třeba rozdělané práce.

Můžete na něm sledovat svůj časový rozvrh nebo důležité milníky, kdy délka sloupce ilustruje dobu, kterou si jednotlivý úkol vyžádal.

Dále Vám podá informace o tom, kdo na čem momentálně pracuje a jakou dobu nad tím již strávil.

A čím konkrétně vděčí Ganttovy diagramy za svojí nevadnoucí popularitu?

1) Detailnímu plánování a rozvržení

Tvorba projektových plánů a jejich vizuální rozvrhnutí jsou nejdůležitějšími aspekty časové osy. Můžete zaznamenat a sledovat každý jednotlivý detail projektu, jako jsou úkoly a jejich názvy, délka, pracovníci, kteří na daném projektu dělají, klíčové milníky a další, to vše v reálném čase.

Poskytují jasný obraz toho, jak projekt probíhá, což ve výsledku umožňuje i jeho snazšímu porozumění. To vám umožňuje sdílet časový plán projektu se svými klienty, naplánovat si, kdo na něm bude pracovat a v neposlední řadě si i zachovat přehled nad tím, co musíte udělat a kdy.

Dodržení plánu je totiž klíčové.

2) Kdo, kde, kdy? S Ganttovým diagramem budete mít vždy jasno

Představte si časovou osu jako mechanické váhy, kde na jedné straně stojí úkoly, které je třeba udělat a na straně druhé všechno ostatní, co se k nim váže, jako jsou časová data nebo zaměstnanci.

Tento typ vizuálního zobrazení dává projektovým manažerům a týmům lepší pohled na každý jednotlivý úkol a aktivitu skrze různé projekty.

S časovou osou je každý v týmu obeznámen se všemi podstatnými detaily – co se musí udělat, jak dlouhou to zabere, nebo třeba to, které úkoly se nestihnou udělat včas.

Časová osa Vám navíc umožní lepší rozdělení lidských zdrojů – přiřazením klíčových úloh získáte aktuální přehled nad tím, kdo na čem pracuje.

3) Každý se veze na stejné lodi

Lepší spolupráce a komunikace jsou dalšími z benefitů časových os, kterých můžete v projektovém managementu směle využívat.

Za úspěšně odevzdaným projektem stojí tým, potažmo jeho každý jednotlivý člen. Všichni bez rozdílu proto musí mít přístup k informacím, které jsou pro jejich práci jakýmkoliv způsobem důležité.

Ganttův diagram se v takovém případě stará o to, aby mezi jednotlivými týmy vznikala ničím nerušená komunikace prostá zmatků a nedorozumění a byla zachována vysoká efektivita práce.

4) Transparentnost

Kromě zobrazování detailů o úkolech se časové osy hodí i k tomu, aby definovali vztahy mezi jednotlivými úkoly.

Ganttův diagram dává projektovému manažerovi jasnější představu o tom, které úkoly jsou závislé na jiných a jak by mělo mezi nimi probíhat přidělování dalších zdrojů.

Zobrazením jednotlivých závislostí, jako je začátek a konec každého pod úkolu a jejich vyznačením lze vizualizovat způsob, kterým jeden kousek skládačky ovlivňuje ten další.

Ideální pro identifikaci problému a případné vypilování konfliktů ještě před tím, než s projektem reálně začnete.

5) Organizovanost

Z chaosu vzniká další chaos. Ganttovy diagramy jsou jednoduchým a nenáročným způsobem, jak učesat svoje projekty a trvale zorganizovat plány a úkoly pod ně spadající.

Občas se Vám stává, že vypustíte nějakou důležitou informaci? S časovou osou nikoliv.

Naopak si můžete být jistí tím, že se všechno posouvá s pečlivým pořádkem. Navíc šetří čas, takže vyhoření kolegové nejsou Vaším denním chlebem.

6) Sledováním pokroku v reálném čase

Bdělým zrakem spočine nad Vaším projektem a vizuálně předvede, o jak moc hezký pohled se jedná.

Po vložení dat do diagramu a sdílení přístupu s Vašimi spolupracovníky máte možnost monitorovat aktuální progress.

Pokud Vás zajímá, jak se projekt vyvíjí a kam směřuje, tak jste našli způsob, jakým své touhy směle naplnit.

Pro koho jsou časové osy určeny?

Ganttovy diagramy jsou skvělé pro použití v takových týmech, které potřebují vidět projekty na časové ose.

Události na ní zaznamenané by proto měly logicky mít začátek i konec, aby dosáhly požadovaného tvaru.

Pokud plánujete marketingovou kampaň, uvedení nového produktu na trh, výstavbu nové inženýrské sítě nebo tiskovou konferenci, tak jsou Ganttovy diagramy vhodným, nicméně ne jediným řešením.

Některé typy projektů je lepší zobrazit např. v Kanban tabulkách a kalendářích, protože nabízejí vhodnější způsob vizualizace dat.

Váš nástroj pro produktový management by proto měl umět vhodně zobrazit různé pohledy na různé projekty.

V takovém případě totiž můžete přepínat mezi časovou osou, kalendářem, Kanbanem nebo checklistem s ohledem na to, na kterém druhu projektu momentálně pracujete.

Co s Ganttovým diagramem?

Můžete mít obecnou, nebo konkrétní časovou osu. Záleží na tom, zda pracujete v týmu, který potřebuje plánovat dopředu.

A co by měl Ganttův diagram vlastně obsahovat?

• Deadline projektu
• Začátek a konec dílčích úkolů
• Doba, kterou si vezme každý úkol
• Kdo je zodpovědný za daný úkol
• Které úkoly závisí na ostatních lidech
• Jak je každý úkol rozdělený

Použít je následně můžete na celou řadu projektů, níže uvádíme demonstrativní výčet:

Uvádíte nový produkt na trh

Ganttův diagram Vám v takovém případě pomůže zmapovat celý plán od prvotního nápadu po samotné spuštění a následně i navazující prodej.

Díky vizualizaci těchto kroků na časové ose jste ještě před začátkem schopni říct, zda se ve Vašem plánu vyskytuje nějaký konflikt či kolize, uvést závislosti mezi jednotlivými kroky a uvážit, zda a kdy proběhne případné uvedení na trh.

Plánujete volební kampaň

Větší kampaně vyžadují chladnou hlavu, spolupráci a dobrou koordinaci.

S ohledem na velký počet dílčích kroků proto není překvapením, že není těžké sem tam jeden či dva kroky úplně vypustit z hlavy. Ganttovy diagramy tento proces výrazně ulehčují, vizualizují jeden krok za druhým i s informací o tom, kdo se o něj stará a jak dlouho každý z nich zabere.

Díky tomu ví jednotlivé týmy o tom, kdo má zodpovědnost za který úkon a jak jejich práce ovlivňuje ostatní.

Dodáváte zákazníkovi produkt

Agentury pracují s časovými osami i v případech, kdy chtějí klientovi ukázat plán toho, kdy mu doručí objednaný produkt, resp. toho, jak dlouho to zhruba zabere.

Díky tomu, že dokáží nastřelit tyto plány, dávají svému zákazníkovi představu o tom, za jak časově náročnou práci platí, kdy mu bude doručena, i o tom, kdy přesně na ní bude odváděna práce.

Nevýhody Ganttova diagramu?

Ganntovy diagramy nejsou bez chyb. Jsou časově velmi náročné na sestavení a nejedná se zrovna o malý mžik.

Obzvláště to platí o okamžiku, kdy používáte spreadsheet. Tehdy si připravte pevné nervy a notnou dávku trpělivosti. Pokud používáte šablonu ve spreadsheetu, tak si je připravte dvojnásob. Občas nějaký čas zabere, než ji upravíte podle potřeb svého týmu. Tento neduh však můžete snadno odbourat díky Gantt diagramu v Lumeerovi.

Je také náročné udržet projekt v naplánovaných kolejích. Tradiční časové osy jsou nejužitečnější v plánovací fázi projektu. Po jeho zmapování se manažeři často uchylují k jinému nástroji či platformě, která jim pomůže obstarat každodenní záležitosti.

Časová osa se navíc přidáváním dalších detailů může jednoduše stát obdobou starožitníkova krámu. Mikro krůčky v každém jednotlivém milníku, složky a soubory nebo poznámky pro Vaše kolegy – pokud to s těmito nápomocnými drobnostmi přeženete, tak si koledujete o to, že se z jednoduchého vizuálu stane studie chaosu.

Naštěstí existují i jiné vhodné alternativy, které poskytují ptačí pohled nad projekty a které můžete místo časové osy využít.

Kam s ním?

S ohledem na práci, kterou momentálně obstaráváte, se mohou kalendář i Kanban jevit jako mnohem odlehčenější a rychlejší způsoby, jakými nastavit a vizualizovat na časové ose Vaše projektové plány.

S Lumeerem můžete navíc mezi jednotlivými pohledy přepínat, můžete si tedy vybrat, zda chcete projekt sledovat jako časovou osu, list, tabulku nebo kalendář.

To stejné může udělat i zbytek týmu, takže používají takový pohled, který jim nejvíc vyhovuje. Bez ohledu na to, který pohled bude ten nejlepší, si nezapomeňte vybrat takový nástroj, jenž bude splňovat základní předpoklady pro kvalitní uživatelský zážitek.

• Sáhněte po jednoduchém, intuitivním a responzivním řešení s dobrým uživatelským rozhraním.
• Ujistěte se, že nabízený softwarové řešení nabízí takové funkce, které korespondují s Vašimi potřebami.
• Podívejte se, že se dá software bez problémů integrovat s Vašimi oblíbenými aplikacemi třetích stran.
• Řešení by mělo za všech okolností nabízet dobré zabezpečení.
• Upřednostněte takový program, který nabízí zkušební verzi zdarma.

A nezapomeňte na zákaznické hodnocení, které často řekne víc, než jedno Raffaelo. Nebo tisíc Lumeerů.