Ako sledovať stav projektu na nástenke – 4 tipy

Avatar
Alica Kačengová

V ére zoznamov a tabuliek môžete svoju produktivitu zvýšiť jednoduchým trikom: Používajte nástenku! Prinášame vám 4 tipy, ako sledovať stav projektu na nástenke:

1. Pozrite sa na celkový stav projektu

S nástenkou je veľmi jednoduché vidieť celkový stav projektu.

Pravidlá sú jednoduché:

  1. Každá úloha má svoju kartičku.
  2. Každý stav má svoj stĺpec.
  3. Každá kartička je umiestnená v tom stĺpci, ktorý zodpovedá jej stavu.

Stĺpce so stavmi by mali korešpondovať s vaším pracovným procesom. Ak ste si tento proces zatiaľ nenadefinovali, určite by ste to mali urobiť – vlastné procesy zvyšujú efektivitu.

2. Zistite, kde sa hromadí práca

Ak veľa úloh čaká na schválenie, aby mohli byť dokončené, v excelovskej tabuľke to nemusíte hneď zbadať.

Na nástenke to uvidíte na prvý pohľad: V stĺpci na schválenie je priveľa kartičiek! Žiadna nahromadená práca už neunikne vašej pozornosti.

3. Zaveďte limity pre rozpracované úlohy

Príliš veľa rozpracovaných úloh spôsobí, že vaša pozornosť (a vašich kolegov) sa rozdelí medzi priveľa vecí. To nie je dobré pre produktivitu.

Riešením je zavedenie limitov pre rozpracované úlohy a ohraničiť tak maximálne množstvo nedokončenej práce.

Priveľa kartičiek v stĺpci Na schválenie (ako na predošlom obrázku) rozhodne signalizuje priveľa rozpracovaných úloh. Nie všetky kartičky sú ale rovnaké, a niektoré úlohy môžu vyžadovať viac práce než iné. Nie vždy teda stačí spočítať kartičky.

Náročnosť úloh je možné merať rôznymi metrikami (napr. časové odhady alebo tzv. story points). Ak sledujete, koľko práce, a nie koľko úloh, je rozpracovaných, získate presnejšie informácie o pracovnom vyťažení.

Ak sa zaviažete ohraničiť množstvo rozpracovanej práce, budete sa môcť lepšie sústrediť na vaše úlohy a byť produktívnejší.

4. Nezabudnite na termíny

Nikto nemá rád zmeškané termíny.

Ak sa blíži koniec projektu a vy sa každý deň snažíte dokončiť všetko, čo treba, určite nechcete vynechať nič dôležité.

Alebo ak aj projekt priebežne pokračuje v miernom tempe, chcete sa uistiť, že žiadna úloha neostane zabudnutá.

Jednoduchý vizuálny signál (ako napríklad červený prúžok) nasmeruje vašu pozornosť k tomu, čo je dôležité práve teraz, aby ste si na daný deň vybrali tú najrelevantnejšiu prácu.

Akú nástenku použiť?

Na začiatok stačia lepiace papieriky a skutočná fyzická nástenka rozdelená na stĺpce.

Bude to ale vyžadovať, aby ste každý deň venovali chvíľku ručnému prepočtu rozpracovanej práce a označeniu kartičiek, ktorých termín sa blíži.

Aby ste mohli naplno využiť limity pre rozpracované úlohy a zvýraznené kartičky s vysokou prioritou, odporúčame vám použiť softvérový nástroj. Príkladom sú Trello, Jira alebo Lumeer – ten jediný vám poskytne všetky štyri vyššie spomenuté výhody.


Fyzická nástenkaJiraTrelloLumeer
Vlastné stĺpceánoánoánoáno
Termínynieánoánoáno
Zosumarizované hodnotynieiba počet kartičieknieáno
Ľahké nastaviťánonieánoáno

V Lumeerovi vám stačí pár klikov na to, aby ste z tabuľky vytvorili nástenku:

vytvorte v Lumeerovi nastenku z tabulky

Potom nastavte súhrnnú hodnotu na vašu metriku zložitosti práce – napríklad časový odhad:

nastavte v Lumeerovi suhrnne hodnoty

Nakoniec zobrazte vizuálny signál pre úlohy, ktoré majú termín dnes alebo zajtra (animácia bola nahratá 21.1.2020):

nastavte v Lumeerovi terminy

A je to! Vaša nástenka je nastavená a pripravná na použitie.

Záver

Nástenka je jednoduchý nástroj, ako sledovať stav projektu. Môžete použiť fyzickú nástenku alebo softvérový nástroj pre ešte lepšie výsledky, no iba niektoré nástroje vám poskytnú všetky výhody.

Už odcházíte? Záruka úspory 1 dne každý týden!

Analyzovali jsme čas ušetřený těmi, co už používají Lumeera. Získejte 52 dnů zpět každý rok!

Přihlašte se k odběru novinek a zjistěte, jak na to!

Stisknutím tlačítka Přihlásit souhlasíte s obchodními podmínkami.