Ad hoc reportování: co to je a jaký je trend pro rok 2020?

Avatar
Martin Večeřa

Ad hoc reportování je zvláštní kategorií vykazování (reportování, reportingu). Abychom ho snadno pochopili, začneme s jedoduchým reportem. Reportování je vytváření nějaké zprávy/reportu/hlášení/výkazu.

Pro účely tohoto článku budeme uvažovat všechny tyto pojmy za totožné: podávání zpráv, vykazování, hlášení, reporting, reportování, vytváření sestav.

Report je dokument, který přináší a prezentuje informace v organizovaném formátu pro konkrétní publikum a účel [Wiki].

To se většinou provádí pomocí analýzy dat, abychom v první řadě získaly samotné informace, které chceme prezentovat.

Výsledkem analýzy dat a poskytování informací nejsou jen reporty a pěkné grafy. Nejdůležitější výsledky jsou statistiky a přehledy. Statistiky a přehledy vedou k podnikovým změnám a ad-hoc reportování je tím nejlepším v poskytování statistických údajů uživatelům.

Co je to ad hoc reportování a k čemu ho potřebujeme?

Ad hoc znamená „jak to vyžaduje příležitost“, a tento typ reportování je způsobem datové analýzy, kde sestavy vytvářejí a distribuují naprosto běžní (netechničtí) uživatelé.

Cílem ad hoc reportování je umožnit běžným uživatelům klást vlastní otázky a zároveň ukončit zátěž, která dříve působila na IT, aby vytvořili spoustu zpráv, které sloužily nesčetným množstvím funkcí a účelů. V tomto modelu mohou uživatelé pomocí svých reportovacích a analytických řešení odpovídat na své otázky podle potřeby, což eliminuje nekonečné fronty s IT požadavky [TDI].

Jaké jsou výhody ad hoc analýzy?

Včasné dodávání kritických informací. Dává důležité informace správným lidem včas, což umožňuje rychlé rozhodování a odpovědi v reálném čase.
Flexibilita. V neustále se měnícím světě podnikání je pro vítězství nad konkurencí naprosto klíčové mít odpovědi na stále nové obchodní otázky. Ad hoc reportování umožňuje maximální obchodní flexibilitu.
Úspora nákladů. Chytré nástroje business intelligence umožňují zaměstnancům přístup k informacím a přináší snadno použitelné prostředky k rychlému přístupu k odpovědím na důležité otázky, což snižuje potřebu nákladného školení a vedení lidí.
Sdílení informací. Ad hoc reportování zlepšuje spolupráci, sdílení informací a transparentnost, protože zaměstnanci mohou vytvářet a publikovat zprávy, aby je zpřístupnili komukoli.

Radikální úspora času

V podnikovém prostředí je ad hoc analýza formou analýzy, kterou provádějí běžní netechničtí uživatelé velmi často, aby získali odpověď na specifickou obchodní otázku.

Ve světě, kde firmy žijí a umírají s informacemi, je samobslužný business intelligence nástroj přesně tou super-potravinou, na kterou jsme velmi dlouho čekali.

Tato forma samoobslužné podnikové inteligence, známá také jako průzkum dat, průzkumná analýza dat a zjišťování dat, má možná mnoho jmen, avšak jeden velký slib: radikálně snížit čas, který organizace tráví shromažďováním, analýzou a vykazováním údajů [Hackernoon].

Potřeba takového řešení, kde běžní uživatelé nebo takzvaní občanští datoví analytici, mohou vykonávat svou práci hladce bez přerušování, je v souladu s nedávnou studií společnosti Accenture o budoucnosti podnikových systémů.

Systémy budoucnosti neznají hranice, snadno se přizpůsobují, jsou radikálně lidské. Budoucnost nebude o jednoúčelových řešeních. Tyto systémy jsou všudypřítomné, strategicky agilní a schopné opakovaně škálovat a inovovat. Sázky jsou vysoké: průkopníci již vidí růst výnosů více než dvojnásobně oproti konzervativcům [Accenture].

Provozní efektivita

Pokud jsou údaje využívány správně, nabízejí jednotlivcům a společnostem, kteří se snaží zlepšit inteligenci svého podniku, obrovskou příležitost. Tato příležitost spočívá zejména v provozní efektivitě, ziskovosti a růstu v čase. V dnešní době by selhání využití digitálních dat ve váš prospěch mohlo být pro vaše podnikání katastrofální.

Ad hoc reporting, také známý jako jednorázový report, je vytvořen pro konkrétní účel nebo obchodní potřebu. Pomáhá svým uživatelům okamžitě odpovědět na kritické obchodní otázky vytvořením samostatné zprávy, aniž by museli čekat na standardní analýzu [Datapine].

Soustředění se na to podstatné

Ad hoc reporting urychluje proces vytváření reportů tím, že umožňuje koncovým uživatelům pracovat s jejich reporty nezávisle na vývojářích nebo IT oddělení. To pomáhá eliminovat zdlouhavý cyklus výměny reportů a informací mezi koncovými uživateli a IT, aby dosáhli správného výsledku. To ve výsledku šetří drahocenný čas jak pro koncového uživatele, tak pro vývojáře, a umožňuje jim soustředit zdroje na kritičtější činnosti [JinFonet].

NE-konzervované sestavy

Statické (předem definované) reporty jsou ty, které se vztahují ke konkrétní opakující se sadě zájmů. Často jsou vytvářeny analytiky a distribuovány uživatelům v pravidelných intervalech.

Statické reporty jsou obvykle prvním krokem organizace k business intelligence nástrojům. Jsou navrženy tak, aby odpovídaly na obecné, přesto nutné obchodní otázky. Ale protože jsou určeny pro širokou škálu uživatelů, jejich obsah je statický.

Uživatelé nemohou měnit prvky statických sestav ani manipulovat s obsahem sestavy. To znamená, že pokud by uživatel měl konkrétní otázku týkající se statické zprávy, musel by vytvořit ad hoc report [Izenda].

Počet předem naprogramovaných statických sestav a počet předem známých obchodních otázek je omezen. Nelze dopředu předvídat, na jaké všechny otázky budeme potřebovat znát odpověď.

V širším slova smyslu je ad hoc reporting způsob, jak odpovědět na neočekávané otázky. Takové reporty se vytvářejí nepřetržitě a zobrazují odpověď na otázku v tabulce nebo jinými vizuálními prostředky. A to i na otázku, která nebyla v systému předem naprogramována a neexistuje pro ni předem daná statická (zakonzervovaná) sestava.

Vzhledem k tomu, že se podniky neustále vyvíjejí a mění, mění se i otázky, které lidé chtějí klást na své podnikové údaje. Ve výsledku tedy musí být každý reportovací systém přizpůsoben na vytváření a provozování ad hoc reportingu. Klíčem je, aby vytvoření reportu bylo pro běžného koncového uživatele (zaměstnance) velmi snadné [iNetSoft].

Časově citlivé

Ad hoc reporting umožňuje zaměstnancům odpovídat na obchodní otázky v okamžiku, kdy k nim dojde.

Tyto druhy reportů jsou jedinečné pro vaše konkrétní podnikání a umožňují získat přesné informace v době, kdy čelíte nějaké nejistotě. Výsledky musí být přesné, srozumitelné a musí je být možné snadno sdílet s kolegy. Cílem je, aby bylo možné přijímat co nejrychlejší, nejsprávnější, nejpřesnější a tím také nejúspěšnější rozhodnutí na základě přesných údajů [Izenda].

Vizuální

Vizualizace dat je proces, při kterém dochází ke komunikaci pomocí vizuálních objektů. Při vytváření ad hoc reportů, které sdílejí téměř stejný cíl, pracujte ruku v ruce s vizualizací dat. Ve svých datech najdete naprosto jasné a srozumitelné informace. To není možné pomocí Excel tabulek a přednastavených sestav. Generování ad hoc reportů s pokročilou vizualizací vám umožní rychle zpracovávat údaje a shromažďovat cenné poznatky [SplashBI].

Ad hoc vs. klasický reporting

Ad hoc reporting Klasický reporting
Agilní
Rozhodnutí na základě dat vyžadují rychlé vymezení problémů a jedním dechem také jejich řešení. Namísto zasílání požadavků do IT a čekání na (mnohdy pochybné) výsledky jsou ad hoc reporty vytvořeny okamžitě a ihned analyzovány pro získání odpovědí.
Na žádost
Reporty jsou požadovány uživateli, ale vytvářeny vývojáři. Nejsou tudíž dostupné v reálném čase. Navíc je na IT oddělení kladeno další zatížení. Odpověď můžeme získat v řádu dnů a existuje vysoké riziko nedorozumění a nedodání toho, co ve skutečnosti bylo požadováno. Uživatelé nemohou získat přehled potřebný pro každodenní obchodní rozhodování, což je zásadní praxe pro udržení konkurenceschopnosti.
Univerzální a flexibilní
Uživatelé mohou vytvářet reporty úplně od nuly nebo upravovat existující reporty, pokud to pomůže odpovědět na otázku. Pokud ne, musí být schopni vytvořit report, který potřebují. Uživatelé mohou procházet daty na přizpůsobitelných grafech, tabulkách a vizualizacích na různé způsoby. Výsledky musí umožnit drill-down a drill-through funkce na rozložení problémů.
Statický, zakonzervovaný
Statické (zakonzervované) reporty jsou navrženy tak, aby odpovídaly na obecné otázky. Jsou obvykle určené pro široké publikum a jejich obsah je statický. Uživatelé nemohou přehled změnit nebo manipulovat s jeho obsahem. Pokud existuje konkrétní potřeba, je třeba zprávu na vyžádání objednat (většinou z IT oddělení).
Dostupný
Nástroje business Intelligence (BI) musí být on-line, dostupné vždy a odkudkoli, pokud existuje připojení k internetu. Ad hoc reporting není omezen na stoly zaměstnanců.
Emailem, zastaralý při doručení
Reporty obvykle přicházejí e-mailem v tabulkách. Tabulky je obtížné pochopit a zorientovat se v nich. Neexistuje snadný způsob, jak vidět trendy nebo porovnání dat. To značně omezuje možnosti k získávání nových poznatků.
Spolupráce
Moderní BI je o transparentnosti dat. Reporty lze sdílet. Pokud z nějaké informace benefituje jednotlivec, získá tím i celý tým. Jsou-li reporty znovu použitelné, umožňuje vám je distribuovat vašemu týmu nebo celé organizaci za účelem další interakce, zajištění efektivity a zlepšení rozhodování.
Další emaily, kolize verzí
Jedinou možností je předat částečně zpracovaný soubor dál vašim kolegům. Ti vám mohou poslat odpověď. Pak se ale musíte vyznat ve změti různých verzí stejného souboru. Spolupráce v reálném čase neexistuje.

Odvrácená strana ad hoc reportů

Ačkoli má ad hoc reporting mnoho výhod, nejedná se o kouzelný lék. Aby ad hoc reporting mohl správně fungovat, musí být údaje používány zodpovědně a důsledně.

Nekompletní vstupy

Mít některé – ale ne všechny – vaše údaje na jednom místě je podstatným omezením ad hoc reportingu. Pokud používáte úzce zaměřené vstupy (např. údaje pouze z jednoho oddělení) nebo extrahované údaje, vaše přehledy by mohly být zastaralé a zabránit vám vidět celou situaci [Looker].

Nesprávné zacházení s údaji

Politika zacházení s údaji zahrnuje osoby, procesy a technologie potřebné k vytvoření konzistentní a správné politiky pro práci s podnikovými údaji napříč celou firmou. Ad hoc reporting se může začít vzdalovat stanovenému způsobu práce s údaji, logice, metrikám, nebo i dostupným datovým zdrojům. To může dokonce vést k vytváření reportů, které budou navzájem v rozporu [Looker].

Dostupnost údajů

Každý musí používat ty samé podkladové údaje. Pokud jednotlivé reporty vycházejí z různých údajů, nebo z různých částí organizace, může ve výsledku vniknout chaos. To se projeví opět rozporuplnými sestavami a znemožněním provést rozhodnutí [Looker].

Budoucnost

V dubnu 2019 časopis Forbes oznámil, že 78% všech organizací považuje ad hoc analýzu za kritickou nebo velmi důležitou vlastnost business inteligence (BI) nástrojů a jejich adopce. Tento trend pokračuje již přes dva roky a ad hoc reporting stále drží čelní příčky v žebříčku důležitosti BI funkcionalit.

V říjnu 2019 Forbes vydal analýzu globálního stavu obchodních analytických řešení. Tato analýza uvádí, že:

  • 94% všech podniků považuje údaje a jejic analýzu za důležitou pro svůj růst a digitální transformaci;
  • 65% globálních korporací plánuje zvýšit své výdaje na analytická řešení v roce 2020.

Podniky se dnes připravují na budoucnost tím, že se vyzbrojí schopností přemýšlet, absorbovat změny a rychle postupovat. Dobrý business intelligence software vám pomůže vše přehledně řídit z jednoho místa. To, co však ve skvělé BI platformě potřebujeme, je pružnost dostatečná na to, aby nahlédla hluboko do našich dat a rychle našla cokoli, co chceme, i když se všechno kolem změní [Looker].

Jaké je dobré řešení pro ad hoc reporting?

Dobré řešení pro ad hoc reporting by mělo být především zaměřeno na dosažení firemní strategie. Klíčem je identifikovat, jaké jsou funkce každého zaměstnance v organizaci. Dále pak zajistit, aby ad hoc reporting byl optimalizován tak, aby každodenní povinnosti těchto zaměstnanců byly snazší a efektivnější [LA].

Dobré řešení ad hoc reportingu by mělo mít tyto vlastnosti:

  • Je snadno použitelný. Pokud řešení je nebo jen vypadá komplikovaně, bude mnoho koncových uživatelů odrazeno a bude potíž s uživatelksou adopcí. Z tohoto důvodu nabízejí některá z lepších ad hoc reportovacích řešení několik úrovní uživatelské zkušenosti v uživatelských rozhraních. Začínají pomalu a postupně zpřístupňují pokročilejší funkce, jakmile se uživatel naučí ty stávající.
  • Je robustní. Ad-hoc řešení musí uživatelům nabídnout to, co ve svých datech potřebují vidět, porozumět jim a jednat podle nich. Daleko za hranicí jen nějakého vylepšeného hi-tech Excelu by měla řešení nabízet interaktivní funkce, jako jsou ad hoc dashboardy, drill-down a drill-through, pokročilé třídění a filtrování a bohaté vizualizace.
  • Je online (cloudové nebo webové). Aby byl ad hoc reporting skutečně užitečný, musí být k dispozici kdekoli a kdykoli. Zkrátka na jakémkoli zařízení s připojením.
  • Je radikálně lidský. Zaměstnanci chtějí nástroje a řešení, která podporují současné obchodní modely. Chtějí přizpůsobení, spolehlivost a intuitivní design, na který jsou zvyklí z aplikací, které používají ve svém osobním životě. Zaměstnavatelé musí dát svým zaměstnancům aplikace, které zvyšují produktivitu, spolupráci a motivaci. Jednou z nejdůležitějších změn je poskytnutí jednotný nástroj pro vytváření, komunikaci a organizování obchodních dat.

Snadné řešení

U nás v Lumeerovi vyvíjíme přesně takové jednoduché business intelligence řešení pro ad hoc reporting, jaké jsme právě popsali.

Naši experti vyvíjejí řešení, která zvládnou prostředí velkých a komplexních dat. Řešení, které je tím jedním místem, kde v uživatelsky přívětivém prostředí naleznete odpovědi na všechny vaše otázky. To vše s neomezenými vizualizačními možnostmi.

Obvykle nastupujeme ve chvíli, kdy běžná řešení přestanou dostačovat požadavkům klienta. Ať už se jedná o potřeby evidence a skladování dat, samoobslužných datových skladů, ad hoc reportingu nebo vizualizace výsledků. Náš tým má ty správné zkušenosti, aby překonal veškeré vaše cíle v práci s obchodními údaji.