8 Strategií řízení času pro vaši práci: Máte moment si je přečíst?
Mnoho podniků má na to, aby se dostalo na vrchol. Ale je tu jedna věc, kterou každý touží ovládat. Ne, nejsou to peníze – je to čas. Tento faktor může při správném použití zvýšit nebo snížit šance na úspěch. Miliony tipů na řízení času (time management) zaplňují stovky stránek na internetu.
Pokud je pro vás těžké rozpoznat ty nejlepší, připravili jsme výběr klíčových strategií, které napsal Kevin Kruse, významný autor v oblasti řízení času v podnikání.
Řízení času je jednoduché, náš život je komplikovaný
Univerzálnost času je jednoduchá: každý den na planetě Zemi má 24 hodin. Náš život je komplikovaný: od jednoduchých povinností v domácnosti až po velké události, které formují celou rodinu; někdy máme pocit, že chceme, aby měl den více hodin.
A život ve firmě je ještě komplikovanější, protože různé skupiny se snaží být první. Pokud jste měli nějaké problémy s řízením času a kancelářskými úkoly, podívejte se na následující strategie.
Strategie č. 1: Určete svůj nejdůležitější úkol a pracujte na něm
Hektický den v práci by se mohl stát méně hektickým, pokud si vzpomenete na svůj nejdůležitější úkol a budete jednat.
Při řešení mnoha priorit ve vaší hlavě se produktivita snižuje, protože mozek zjišťuje, jak tyto potřeby klasifikovat, aby vám poskytl jasný pohled na věci. Nakonec se celé řízení času rozpadne.
A když pak zaměříte pohled na hodiny, může to být opravdu frustrující.
Proto byste měli identifikovat věc číslo 1: kus práce pro ten den, který je třeba udělat.
Skvělá správa času nám říká, abychom vyčistili mysl a začali s nejdůležitějším úkolem na začátku harmonogramu. Správné splnění úkolu snižuje stres a přináší větší optimismus při řešení budoucích úkolů.
Příklad: zaměstnanec technologické společnosti v oddělení produktového designu přichází do práce a přemýšlí, kde začít, protože manažer chce příští týden představit nové funkce produktu. Nakonec začne dokončovat hodnocení nového designu a vytvoří zprávu, aby se manažer mohl při prezentaci spolehnout na jeho odbornost. A zbytek dne pokračuje s dalšími obvyklými úkoly.
Strategie č. 2: Práce s kalendářem, nikoli se seznamem úkolů
Existují zaměstnanci, kteří rádi používají seznam úkolů, protože je jednoduchý a důvěrně znýmý. Napíšete pár věcí a po splnění těchto povinností zkontrolujete, že? Toto zjednoduší však nemusí být robustní, jak se na první pohled zdá.
Máte například 4 nebo 5 řádků, které je dnes třeba splnit, a stále bojujete s druhým. Mohli byste skočit na třetí, ale myšlenka, že jste nevyřešili předchozí, vám způsobí bolesti hlavy a po delší podobné době dokonce i syndrom vyhoření.
Na konci pracovního dne, pokud jste neprovedli všech 4 nebo 5 řádků, může pocit vinn snížit vaši produktivitu. Nemluvě o tom, kdy se tyto seznamy úkolů hromadí.
Místo seznamu úkolů si vytvořte kalendář: každý den má své vlastní povinnosti a v případě potřeby může mít každý úkol svůj termín. Tento úkol pak můžete rozdělit a uspořádat na malé části.
I když do značné míry umožňují stejnou věc, seznam úkolů a kalendář se trochu liší. Kalendář vám poskytuje globální pohled na úkoly a lépe připravuje vaši mysl na další tah.
Budete se divit, jaký rozdíl může přinést vašemu řízení času.
Lumeer funguje jako digitální kalendář a umožňuje vám velmi snadno naplánovat veškeré aktivity.
Strategie č. 3: Přijměte fakt, že je vždy třeba udělat více
V Rumunsku existuje jedno přísloví: musíte být 5 minut chytří ve správný čas a pak můžete odpočívat zbývajících 55 minut z hodiny.
Přesněji řečeno, musíte udělat správnou věc ve správnou chvíli a poté pokračovat ve všech běžných úkolech.
V kanceláři jsou jednoduché a komplikované věci. A existují také věci, které by se měly dělat v rámci určitých hranic. Hranice jsou znamením, že dokončený úkol je lepší než dokonalý úkol.
Na první pohled to může znít nevhodně, ale přemýšlejte o tom. Vaše zkušenosti s dokončením úkolu jsou cenné a zvyšují zisk společnosti.
Při pokusu o dosažení dokonalosti mohou být některé prvky zapomenuty nebo prostě nemohou fungovat, protože pracovní místa a trhy mohou být v dnešní době dost nestabilní.
Přijetí toho, že vždy bude třeba udělat více, je úlevou z hlediska harmonogramu. Vaše energie a dovednosti pracují pro určité povinnosti.
Neztrácejte energii ve snaze dosáhnout dokonalosti v rychle se měnícím prostředí. Neexistuje metoda řízení času, která by vám umožnila absorbovat úkoly do nekonečna.
Strategie č. 4: Zapisujte si do notesu, nikoli do telefonu
Tato strategie se opírá o různé studie, které ukázaly, jak si mozek lépe pamatuje, když jednotlivec místo psaní píše.
Zapamatování si věcí není jedinou výhodou, další je kreativita. Psaní všeho, co je pro vaši práci kreativní a inovativní, by mohlo pomoci zvýšit produktivitu.
Samozřejmě je nevyhnutelné používat digitální obrazovky. Někdy ale může výběr neprozkoumaných způsobů přinést více řešení (tzv. laterální myšlení, termín, který vytvořil Edward de Bono ).
Digitální obrazovka je vizuálnější než stránka poznámkového bloku, ale zároveň je jako zeď.
Pro telefon jsou typické nudné monotónní pohyby (dotýkání se klávesnice). Může se to zdát neintuitivní pro vaše řízení času. Psaní do notebooku však využívá kreativitu, když se váš mozek zaměřuje na vytváření nových prvků na papíře – v našem případě písmen.
Mnoho kreativních nápadů vám může ušetřit čas, kdy je třeba kreativní řešení okamžitých úkolů.
Příklad: během setkání se správní radou a všemi úředníky z organizace bylo zaměstnancům řečeno, aby našli kreativní řešení pro určitou šablonu pozvánky týkající se spolupráce. Někteří lidé zaujali kreativní přístup a začali si zapisovat své nápady. Na konci schůzky je mohli představit a bylo vybráno konečné řešení. Proaktivní práce s perem a papírem se osvědčila.
Strategie č. 5: Ovládejte svou e-mailovou schránku
E-mail je jednou z nejzákladnějších forem digitální komunikace. Používáme e-maily, protože je to profesionálnější než odesílání zpráv na telefonu.
A čím větší společnost, tím větší e-mailové schránky. S pomocí AI a automatických e-mailových služeb s automatickou odpovědí se jednotlivci začali o e-maily starat méně. V malých a středních podnicích však musí zaměstnanci stále odpovídat na e-maily, což vyžaduje čas.
Často vidíme příklady, kdy e-mailová schránka zdržuje běžné povinnosti, protože lidé cítí nutkání odpovědět na všechny zprávy jako projev respektu.
Jistě, musíme odpovědět na určité e-maily. Nesmíme však zapomínat, že čas navíc strávený s elektronickými zprávami ve skutečnosti zkracuje čas na další povinnosti.
Dobrou radou pro správu času by bylo naplánovat prohlížení doručené pošty v určitých časových obdobích. Takže zbytek času lze použít na důležité úkoly.
Informace jsou pro Průmysl 4.0 důležité, ale s příliš mnoho informacemi je třeba zacházet velmi opatrně.
Informace jsou z širšího pohledu čas – prohlížení informací a jejich vytváření nějakou dobu trvá.
Strategie č. 6: Naplánujte si schůzky pouze v případě, že komunikace nefunguje správně
Pokud se staráte o plánování schůzek, měli byste už vědět, že mnoho schůzek zabírá spoustu času. Někdy i bez dosažení požadovaných rozhodnutí.
Aby vše bylo kratší a efektivnější, měli byste připravit pouze jedno téma na jedno důležité setkání, které je třeba okamžitě vyřešit. Pozvěte pouze zúčastněné strany, které mají hlasovací právo pro rozhodnutí. Přijměte stručnou zpětnou vazbu a poděkujte všem za účast a nápady.
Pokud jste pozváni na schůzku a nechcete přijít o čas, připravte se předem: jaké je téma schůzky a jaká je vaše role.
Příklad: setkání za účelem rozhodnutí o novém systému hodnocení zaměstnanců. Ukažte se s vědomím, jaké hodnocení váš manažer očekává, a se stručnými nápady na systém, které shromáždíte od vašeho týmu. Pokud si manažer myslí, že krátká schůzka je efektivnější, právě jste ušetřili nějaký čas a udělali krok k úspěšnému řízení času. Méně je více.
Nejsme proti dlouhým schůzkám. Měli bychom ale usilovat o dosažení efektivního závěru na konci tohoto setkání. Aniž by to narušilo čas na další důležité povinnosti.
Strategie č. 7: Řekněte ne všemu, co nepodporuje vaše okamžité cíle
Na začátku by to mohlo být trochu divné, ale určitě se to vyplatí. Zajímalo by váš proč? Je to docela jednoduché: čas navíc pro další aktivitu nabourá váš kalendář.
Všichni zaměstnanci mají v hlavách spoustu starostí. Přidání dalšího tlaku by se mohlo stát stresujícím, což by snížilo úroveň produktivity. A také musíte myslet na své bezprostřední cíle.
Řízení času je na vaší straně, když jsou všechny okamžité cíle dosaženy vyváženým množstvím energie a kreativních řešení.
Pamatujte, že okamžité cíle vás dovedou k tomu většímu cíli vaší profesionální kariéry.
Samozřejmě existují situace, kdy musíte říct ano – jako krátké přestávky, příležitosti, vylepšení… To jsou věci, které usnadňují váš pracovní postup.
A někdy musíte být intuitivní a ptát se sami sebe: „Je čas, který teď trávím, smysluplný právě teď nebo také smysluplný pro to, co bude dál?“
Zkuste se podívat na věci z nadhledu. Naplánujte si své povinnosti a také si naplánujte čas navíc, pro případ, že byste to potřebovali.
Strategie č. 8: Zůstaňte zdraví
Tato poslední strategie vypadá jako přátelská rada, ale ve skutečnosti je to více.
Vezměme si negativní příklad: máte velmi nabitý program, hodně se stresujete a každý den vám dochází čas. Díky tomu můžete ztratit nadhled, snížit produktivitu a dokonce skončit s nemocí .
Je dobře známo, že 21. století je stoletím stresu. Především kvůli rychle se měnícímu prostředím, nahrazování pracovníků inteligentními stroji, vysokým požadavkům a očekáváním.
Špatné zdraví je úplným výpadkem pro řízení času. Nemluvě o tom, že zotavení může být samo o sobě stresující.
Návrat do klasické nebo digitální kanceláře je také otázkou času. Opětovné začlenění může chvíli trvat, i když jste zkušeným členem týmu. Jsme přece lidé. Věnujte zvláštní pozornost svému zdraví, abyste si mohli užívat svou práci a své koníčky.
Co dělat dál? 3 tipy od Lumeera
Další krok poté, co se něco naučíte, je možná nejtěžší. Použijte to, co si myslíte, že vyhovuje vám a vašemu způsobu práce:
Vyhodnoťte svůj cíl uvnitř společnosti
Přemýšlejte o tom, jaký cíl chcete ve své společnosti dosáhnout. Naplánujte si kroky pro řízení času podle širší vize práce.
Osoba pracující v oblasti marketingového výzkumu má jiné řízení času než někdo, kdo pracuje v oblasti léčiv nebo dopravy.
Vyhodnoťte svou roli, úkol a dovednosti
Přemýšlejte o své roli, obvyklých úkolech a dovednostech. Čas je faktor, který ovlivňuje všechny z nich.
Typ práce, kterou děláte, může trvat více či méně času, úkoly mohou být jednodušší nebo komplikovanější.
Za určitou dobu se můžete naučit nové dovednosti. Můžete získat více času tím, že budete mít nové dovednosti nebo dokonce oddálíte proces učení s různými důsledky.
Začněte malými kroky
Nikdo nevytvoří technologii, systém nebo produkt za jeden den. Na začátku je tedy v pořádku provést několik malých kroků.
Promluvte si s kolegy, kteří jsou ve stejné situaci jako vy, nechte si poradit od oceňovaných odborníků a změňte malinko své návyky.
Tyto malé kroky otevírají cestu k úspěchu a správnému řízení času.
Jak Lumeer pomáhá?
V Lumeerovi můžete snadno přepínat mezi mnoha různými pohledy na stejné úkoly (seznam úkolů, nástěnka Kanban, kalendář, časový plán atd.). Tímto způsobem můžete pomalu přecházet k požadovanému pracovnímu postupu.
