5 Metod Vedení Projektů: Díl 1. – Vodopád

Avatar
Martin Večeřa

Vítáme Vás u prvního dílu nového seriálu o metodách vedení projektů. Jsou připraveny celkem 3 díly (tradiční metody, agilní a tzv. štíhlé – lean).

Pokud budete hledat, naleznete spoustů článů, které vysvětlují technické detaily jednotlivých metod vedení projektů. Abychom poskytli přidanou hodnotu, zaměříme se více na aspekty lidské stránky při používání těchto metod. Zejména na to, jak výběr metodologie může ovlivnit komunikaci mezi týmy, postup a celkový výsledek. Vložíme do těchto metod trochu psychologie.

Abychom se mohli s jednotlivými metodami seznámit, potřebujeme přeci jen alespoň jemný technický úvod. Pojďme se podívat, co již bylo definováno a zda neexistuje nějaká standardizační autorita. V projektovém managementu (vedení) by touto autoritou mohl být Institut Projektového Managementu (Project Management Institute, PMI). Úkolem tohoto institutu je být hlavním neziskovým sdružením profesionálů z oblasti projektového managementu.

PMI byl založen v roce 1969 a dnes již poskytuje své služby více 2.9 milionům profesionálů témeř ve všech zemích světa pomocí jejich globálního poradenství, spolupráce, vzdělávání a výzkumu.

PMBOK

PMI pravidelně vydává tzv. PMBOK, což průvodce popisující detaily standardů v projektovém managementu.

PMBOK je zkratkou Project Management Body of Knowledge (volně přeloženo jako Sbírka znalostí o projektovém managementu). Shrnuje pět základních skupin procesů, které jsou převažujcící téměř v každém projektu. Jsou jimi:

  1. Iniciace: Definování počátku nového projektu, nebo nové fáze existujícího projektu.
  2. Plánování: Jaký je rozsah a cíle daného projektu a jak budou tyto cíle dosaženy.
  3. Provádění: Provádění skutečné práce, která byla naplánována.
  4. Monitorování a řízení: Sledování, evidence, vyhodnocování, regulace a řízení postupu a výkonu.
  5. Uzavírání: Provádění veškerých aktivit napříč všemi procesními skupinami 1-4 za účelem formálního ukončení projektu nebo projektové fáze.

Společně s tímto popisuje PMBOK nejlepší praktiky, konvence a techniky, které jsou považovány za průmyslový standard. Poslední vydání (šesté) vyšlo online i tištěně v roce 2017. Rozhodně tento manuál doporučujeme jako výbroný zdroj k prostudování, zejména pokud zvažujete kariéru v oblasti vedení projektů.

V zápětí si ukážeme, že těchto pět skupin procesů je skutečně více či méně odzrcadlených ve všech nejpoužívanějších metodách.

V prvním díle tohoto seriálu se zaměříme na nejtradičnější model, kterým je vodopád (angl. waterfall).

Metoda 1. Vodopád

Vodopád je lineární sekvenční přístup, kde každá fáze může začít pouze tehdy, byla-li předchozí fáze splněna a řádně ukončena.

Requirements = Požadavky, Design = Návrh, Implementation = Implementace, Verification = Ověřování, Maintenance = Údržba

Je také nutné mít finální výsledek (požadavky na produkt) specifikované dopředu. To klade velké nároky na mentální dovednosti a zodpovědnost všech zúčastněných týmu, které musí vše promyslet a představit si všechna možná rizika s předstihem.

Riziko 1. Bohužel, přemýšlení o budoucnosti není něco, v čem by lidé zvlášť vynikali. Jsme také velmi optimističtí, co se budoucnosti a možného postupu týká.

Vodopád je vedení projektů založené hlavně na dokumentech. Původní myšlenka byla, že kdokoliv dokáže hravě převzít práci jiného člověka a že přenos znalostí a informací proběhne hladce právě díky dokumentaci. Nový člen týmu se jednoduše seznámí se všemi dokumenty a bude to.

Riziko 2. Tato teorie se ovšem v praxi tak zcela nenaplňuje. Zejména pokud je dokumentace psaná těmi, kdo danou problematiku důvěrně znají. Nabádá to totiž k tomu tu a tam přeskakovat detaily, které přeci „každý zná“.

Hlavním principem metody vodopádu je mít jasně definované výstupy každé fáze a akceptační kritéria fáze následující. Jednotlivé fáze jsou pak prováděny týmy se specifickými dovednostmi.

Riziko 3. Pokud jeden člověk nebo celý tým pracují zároveň na více fázích, začne být velmi obtížné dodržovat přesně podmínky výstupu a akceptace. To může vést až ke značně nepředvídatelným výsledkům. V lepším případě pouze dvě fáze splynou do jedné.

Riziko 4. Vodopád typicky padá pouze dolů. Můžete ovšem někdy zařadit zpátečku. Zejména, pokud se objeví nějaký kritický problém. Jediné co však můžete udělat je, vrátit se k předchozí fázi (a pak zase k té před ní a tak dál). To pak způsobuje zpoždění a problémy s utilizací týmů.

Riziko 5. Při používání vodopádu ukazuje jeho aktivní fáze na to, který tým má pravděpodobně nejvíce práce. Předchozí tým již dokončil svoji práci na tomto projektu a mohl se začít věnovat něčemu dalšímu. Tým, který bude pracovat na pozdější fázi naopak může být ještě zaměstnán předchozím projektem. Vidíte ten nereálný předpoklad? Vodopád předpokládá, že všechny fáze budou trvat přibližně stejně dlouho, což je zřídka kdy pravda.

Tento neustálý příliv nových projektů (abychom udrželi týmy vytížené) způsobuje zpětný chod procesu velmi obtížným. Náhle se tak dostaneme do situace, kdy jeden tým musí řešit dva projekty najednou. Naopak ten tým, který vrátil materiál neboli rozdělanou práci (angl. work in progress, WIP), má prázdné ruce.

Riziko 6. Tato rozdělaná práce a její předání mezi fázemi je zdrojem častých třenic mezi jednotlivými týmy. Zejména pokud jsou týmy ve stresu a termín odevzdání se blíží, tak i malá jiskřička může zažehnout obrovskou vášeň obviňování se navzájem. Je důležité týmům připomínat, že jsou spolu na jedné lodi a všichni spolupracují na stejném cíli.

Závěr

Kdo může mít z vodopádu největší prospěch? Zatím jsme zmiňovali především rizika v metodě vodopádu. Existují však velmi dobré důvody, proč byste tuto metodu měli silně zvažovat.

Pokud máte například výrobní závody a proces, který je rozložen přes několik oddělených lokalit, a neexistuje reálná možnost vracet materiál do předchozí fáze výroby, tak je lepší si nadefinovat pevná předávací pravidla.

Dalším indikátorem vhodnosti může být výrobní proces s mnohaletou praxí a zkušeností (máte zkušenost s výrobou toho stejného zboží po mnoho let). Přičemž se předpokládá, že tento proces nebudete vůbec, nebo jen minimálně měnit.

Také pokud rozdělaná práce (WIP) stojí dlouho v jedné fázi, může být vodopád váš přítel.

Navíc s tím správným nástrojem se evidence mnoha projektů v tom stejném čase stane opravdovou hračkou.

Příště se zaměříme na agilní a odvozené metody – Scrum a Kanban.